Assistant to Country Heads

**Unser Kundenunternehmen ist ein global agierendes**Finanzdienstleistungsunternehmen**mit Hauptsitz in einer der bedeutendsten Finanzmetropolen der Welt. Es gehört zu den führenden Anbietern im Bereich Vermögensverwaltung und Investmentmanagement und bietet eine breite Palette von Dienstleistungen für institutionelle und private Anleger an.**: **Wir suchen zu sobald wie möglich einen Assistant to Country Heads**(gn) für das Real Estate Team** mit folgenden Punkten**: **Hauptverantwortlichkeiten**: - Administrative Unterstützung von 3 Country Heads (DE/ESP/FRK) für das deutsche Real Estate Team mit Sitz in Frankfurt sowie für die französischen und spanischen Teams mit Sitz in Paris und Madrid - Tägliche Kalender für Führungskräfte verwalten, dabei Flexibilität und Problemlösungsfähigkeiten demonstrieren, um Zeitpläne basierend auf kurzfristigen Änderungen anzupassen oder zu priorisieren - Konferenzräume, Catering, Audio-/Video - und andere Dienstleistungen nach Bedarf für Meetings und Konferenzen organisieren und reservieren - Reisearrangements koordinieren und Spesenabrechnungen effizient über Concur einreichen - Wichtige Teamaktivitäten und -veranstaltungen (wie Teammeetings, Strategiesitzungen, Konferenzen, Bestellung von Büromaterialien und soziale Veranstaltungen) vorantreiben - Aufgaben proaktiv und effizient erledigen, um eine nahtlose Unterstützung für alle betreuten Mitarbeiter sicherzustellen - Gute Geschäftsbeziehungen zu Führungskräften und Verwaltungsmitarbeitern in den Organisationen aufbauen und pflegen - Ad-hoc-Anfragen im administrativen Bereich zeitnah und detailliert bearbeiten **Benötigte Qualifikationen**: - Mindestens 5+ Jahre administrative Erfahrung, vorzugsweise in einer großen globalen Organisation der Finanzdienstleistungsbranche oder in einem Beratungsunternehmen - Fähigkeit, selbstständig zu arbeiten und zusätzliche Verantwortlichkeiten zu übernehmen, wenn dies erforderlich ist - Eine positive Einstellung und „Can-do"-Mentalität - Wunsch und Fähigkeit, herausragenden Service für interne und externe Kunden zu bieten - Beibehaltung des Fokus mit einem Gefühl der Dringlichkeit, während der Respekt gegenüber anderen gewahrt bleibt - Nachweisliche Erfolge im Management konkurrierender Prioritäten und der Einhaltung strenger Fristen - Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten (schriftlich und mündlich) - Starke Computerkenntnisse (MS Word, Excel, PowerPoint, Outlook) - Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen in allen Aspekten der Arbeit - Fließend in Deutsch und Englisch (mündlich und schriftlich) - Fortgeschrittene Kenntnisse in MS Office - Gute Kommunikationsfähigkeiten, Fähigkeit zur gleichzeitigen Verwaltung mehrerer Arbeitsströme sowie Erfahrung in der Spesenabrechnung und Reiseorganisation (idealerweise mit Concur) **Wichtig**: - Vor dem Start gibt es einen Backgroundcheck, der etwa 6 Wochen vor Start in Anspruch nimmt - Interessenten (gn) mit konkretem Jobangebot müssen diesen Prozess durchlaufen **Unser Angebot**: - Ein einmaliges Angebot bei einem der größten Finanzdienstleistungsunternehmen der Welt Erfahrungen zu sammeln - Eine Anstellung für mindestens 11,5 Monate - 25 Tage Urlaub und 40h/Woche Arbeitszeit - 1 Tag Home Office pro Woche - ** Ein attraktives Equal Pay Jahresgehalt von 90.350€**: - Ein Arbeitszeitkonto und Überstundenausgleich - Corporate Benefits und Unterstützung von einem persönlichen Ansprechpartner **Dein Weg zu uns**: Neugierig geworden? Dann sende uns **nur Deinen Lebenslauf** **zu** Wir freuen uns auf Dich Deine Grafton Ansprechpartnerin für diese Position: **Paulina Klöcking - Team Lead Talent Solutions** M +49 (0) 15783046350 Grafton: Dein vertraulicher Partner in der Fach - und Führungskräftevermittlung. Bei uns hat Chancengleichheit höchste Priorität. Informationen zum Umgang mit deinen Daten findest du in unseren Datenschutzerklärung.