Executive Assistant to the CEO

#BEcomeMAXXDu liebst es, wenn kein Tag dem anderen gleicht, und behältst auch in turbulenten Momenten den Überblick?Dann werde Teil von IronMaxx als Executive Assistant (m/w/d) und unterstütze unseren CEO dabei, geschäftliche und private Projekte auf höchstem Niveau zu steuern. Mit Deinem Organisationstalent, Deiner Diskretion und Deinem Gespür für Prioritäten bringst Du Struktur, Effizienz und Ruhe in den dynamischen Alltag eines internationalen Unternehmens. Du agierst als strategische und operative Schnittstelle, die Entscheidungen nachverfolgt, Prioritäten klärt und das Vertrauen der Geschäftsführung auf höchstem Niveau verdient – durch Vertraulichkeit auf eiskaltem Niveau, Selbstständigkeit und Empathie.Ready to perform? Deine Aufgaben mit MAXXimalem FokusStrategische & operative Unterstützung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft Eigenständige Organisation und Priorisierung von Terminen, Meetings und Reisen Vorbereitung und Begleitung internationaler Messen und Events Aktives Prioritätenmanagement und Follow-Up von Entscheidungen zur Sicherstellung der Umsetzung Planung, Vor- und Nachbereitung von Besprechungen sowie Erstellung von Entscheidungsvorlagen, Präsentationen und ReportsProfessionelle Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern - national und internationalSouveräne Erstellung, Bearbeitung und Verwaltung vertraulicher Dokumente und Verträge Verantwortung für Termin- und Fristenkontrolle sowie effiziente Koordination offener ThemenMitwirkung bei Projekten der Unternehmenskommunikation, PR und Sonderinitiativen der Geschäftsführung Immobilienmanagement & ProjektkoordinationOperative und administrative Verwaltung des geschäftlichen und privaten ImmobilienportfoliosKoordination von Instandhaltungsmaßnahmen, Renovierungen und Reparaturen in Abstimmung mit externen DienstleisternÜberwachung und Erstellung von Mietverträgen, Zahlungen und NebenkostenabrechnungenPflege von Objektunterlagen, Verträgen und behördlichen DokumentenKommunikation mit Hausverwaltungen, Handwerksbetrieben, Mietern und BehördenUnterstützung bei Investitions-, Kauf- oder Verkaufsprojekten im ImmobilienbereichAlltagskoordination & Business SupportBuchung von Flügen, Hotels und Transport sowie Vorbereitung aller relevanten UnterlagenSicherstellung eines reibungslosen Ablaufs im beruflichen wie persönlichen UmfeldGanzheitliches Prioritäten- und Erwartungsmanagement im täglichen Austausch mit dem CEOEmpathische Kommunikation und diskrete Steuerung von Abläufen im geschäftlichen wie privaten UmfeldDein Skillset - stark wie unser ProteinAbgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder betriebswirtschaftliches Studium, idealerweise mit Schwerpunkt Office Management, Immobilienwirtschaft oder HospitalityMehrjährige Berufserfahrung (mind. 3 Jahre) in einer vergleichbaren Position im Executive- oder GeschäftsleitungsumfeldSehr gute Kenntnisse in MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) sowie modernen Projektmanagement-Tools (z. B. Asana) Ausgeprägte kommunikative Fähigkeiten in Deutsch und Englisch, weitere Sprachen sind ein PlusErfahrung in der Organisation komplexer Abläufe sowie im Projekt- oder Immobilienmanagement von VorteilDiskrete, loyale und zuverlässige Persönlichkeit mit hohem VerantwortungsbewusstseinStrukturierte und vorausschauende Arbeitsweise mit einem hohen QualitätsanspruchProfessionelles, verbindliches Auftreten und Freude an einem vielseitigen AufgabenbereichReisebereitschaft zur gelegentlichen Vor-Ort-Betreuung (z. B. bei Events oder Immobilienprojekten)Führerschein Klasse BDeine Must-HavesErfahrungen in der direkten, vertrauensvollen Zusammenarbeit mit C-Level oder VorstandVerständnis für Anforderungen und Erwartungen auf Top-ManagementebenePrioritätenmanagement: Impulsgeber für klare Strukturen und Follow-Up der konsequenten Umsetzung Absolute Diskretion ist für dich selbstverständlich - Du bist die Vertrauensperson für sensible ThemenEigenverantwortliche und vorausdenkende Arbeitsweise, gleichzeitig ein feines Gespür für Menschen und Situationen Strukturgeber in komplexen Abläufen: Effizienz und Organisation sind deine Treiber, um stets den Überblick zu behaltenÜber unsHealthy Snacking, Supplements und Lifestyle – seit über 20 Jahre erfolgreich am Markt, mehr als 1.000 Produkte, Made in Germany, gründer- und inhabergeführt, aus Hürth bei Köln in die ganze Welt. Als eines der führenden Unternehmen in der Nahrungsergänzungsmittel-Branche bieten wir nicht nur innovative und ausgezeichnete Produkte, sondern auch eine dynamische und inspirierende Arbeitsumgebung mit vielfältigen Perspektiven. Werde auch DU Teil dieser Erfolgsgeschichte, denn „Das Ziel ist das Ziel“.Das ist bei uns selbstverständlich:Bis zu 30 Urlaubstage bei Vollzeit-TätigkeitGleitzeit - falls es morgens früh mal länger dauertFirmenparkplätze mit Wallboxen für eine nachhaltige ZukunftModernes Equipment für MAXXimale PerformanceVermögenswirksame Leistungen und betriebliche AltersvorsorgeFachliche und persönliche Weiterentwicklung "on the job"Firmenevents - wir sind auf Erfolgskurs & das feiern wir auch Das gibt es bei uns noch on top: Urban Sports Club - für jeden was dabeiCorporate Benefits - satte Rabatte auf Technik, Reisen, Gastro und EventsMonatliches Team-FrühstückMitarbeiterrabatt auf unsere ProdukteIronMaxx Welcome-Package für einen erfolgreichen Start IronMaxx Prämie für jedes erfolgreich empfohlene Teammitglied Für uns gilt der personal fit Solltest du also nicht zu 100% alle Anforderungen für diese Stelle mitbringen, bewirb dich trotzdem Vielleicht bist du genau die Person, die wir in unserem #teamIronMaxx noch brauchen