Backoffice Specialist

Infos zur PositionDich erwartet eine neu geschaffene Rolle mit viel Gestaltungsspielraum sowie eine enge Zusammenarbeit mit der Teamleitung Real Estate und dem Front Desk. Du wirst Teil eines modernen, dynamischen Robotikunternehmens mit schnellen Entscheidungswegen und arbeitest in einem motivierten, offenen Team, in dem du wirklich etwas bewegen kannst.Abwechslungsreiche AufgabenFuhrparkmanagementEigenständige Verwaltung unseres gesamten Fahrzeugpools (PKW, Transporter)Koordination von Wartung, Reparaturen, Versicherungen und SchadenmanagementVerwaltung von Tankkarten, Ladezugängen sowie Fahrzeugübernahmen/-rückgabenAnalyse und Optimierung der Flottenkosten und -prozesseSicherstellung eines professionellen, transparenten Buchungs- und Vergabeprozesses für PoolfahrzeugeBetriebswohnungsverwaltungVerwaltung unserer Unternehmenswohnungen (Mietverträge, Übergaben, Rücknahmen, Dokumentation)Ansprechpartner*in für Mitarbeitende bei Fragen zur BetriebswohnungSteuerung von Reinigungs-, Reparatur- und HandwerkerterminenSicherstellung eines professionellen, transparenten Buchungs- und Vergabeprozesses DienstleisterverwaltungKoordination externer Dienstleister (Reinigung, Handwerk, Sicherheit, etc.)Qualitätskontrolle, SLA-Monitoring und regelmäßige EvaluierungenSchnittstelle zwischen internen Abteilungen und externen PartnernMitwirkung bei Ausschreibungen und Auswahlprozessen VertragsmanagementVerwaltung und Pflege aller relevanten Verträge im Real-Estate- und Office-KontextÜberwachung von Laufzeiten, Kündigungsfristen und BudgetvorgabenErstellung von Reports und EntscheidungsgrundlagenUnterstützung bei Vertragsverhandlungen und Erweiterungen bestehender VerträgeBeauftragungen & ProzessbetreuungErstellung von Beauftragungen für externe DienstleisterSicherstellung des gesamten Betreuungs- und NachverfolgungsprozessesEnge Abstimmung mit Front Desk und Real-Estate-TeamPassend zum ProfilMindestens 5 Jahre Berufserfahrung im Office Management, Fuhrparkmanagement oder einem vergleichbaren administrativen UmfeldStrukturierte, proaktive und verantwortungsvolle ArbeitsweiseHohe Kommunikationsfähigkeit sowie professionelles und freundliches AuftretenSicherer Umgang mit MS Office und idealerweise SAPOrganisationsstärke, Hands-on-Mentalität und Freude an einem vielfältigen AufgabenbereichUnser AngebotDynamisches High-Tech-Umfeld in einem solide finanzierten, internationalen UnternehmenEin interdisziplinäres, motiviertes Team bestehend aus 58+ verschiedenen NationalitätenGute Entwicklungsmöglichkeiten im Rahmen des anhaltenden Wachstums unserer Gesellschaft Abwechslungsreiche Aufgaben und herausfordernde Projekte an der Seite von Expert:innen ermöglichen eine steile LernkurveCorporate Benefits Programm, das die Themen Mobilität, Gesundheit und Learning mit 100 € netto/ Monat abdeckt Moderne Büroräumlichkeiten am Isarhochufer mit Dachterrassenblick über München, free drinks & fruits, sowie regelmäßige Company Events tragen zu einer guten Arbeitsatmosphäre beiÜber unsAgile Robots SE is an international high-tech company based in Munich, Germany with a production site in Kaufbeuren and more than 2300 employees worldwide. Our mission is to bridge the gap between artificial intelligence and robotics by developing systems that combine state-of-the-art force-moment-sensing and world-leading image-processing technology. This unique combination of technologies allows us to provide user-friendly and affordable robotic solutions that enable intelligent precision assembly. This is made possible by our employees, who bring out the best in each and every day with creativity and enthusiasm. Become part of this team and shape the future of robotics with usWe are proud of our diversity and welcome your application regardless of gender and sexual identity, nationality, ethnicity, religion, age, or disability.