Executive Assistant Operations
Vor 4 Tagen
Wir wachsen stark – organisch, community-getrieben und mit einer klaren Vision: Deputy Department in den nächsten Jahren zu einer internationalen Marke mit skalierbarem, datengetriebenem E-Commerce-Setup auszubauen. Damit unsere Strukturen, Zahlen und Abläufe mit diesem Wachstum Schritt halten, suchen wir ab sofort eine:n Executive Assistant Operations (Teilzeit)– jemand, der die Geschäftsführung entlastet und den Überblick über alle operativen Themen innerhalb des Unternehmens im Auge behält. Aufgaben Buchhaltung & Finanzen Eingangsrechnungen sammeln, prüfen, vorkontieren und an den Steuerberater übergeben Zahlungsverkehr vorbereiten und ausführen (inkl. Überweisungen, PayPal- und Shop-Abstimmungen) Kassenführung, Belegverwaltung sowie Konto- und Kreditkartenabgleiche durchführen Offene Posten im Blick behalten (Forderungen & Verbindlichkeiten) Rückstellungen, Löhne und Reisekosten vorbereiten Lohnvorbereitung: Arbeitszeiten, Boni, Kranktage und Urlaubsansprüche erfassen Office Management & Organisation Posteingang, Ablage, Dokumentenverwaltung (digital & physisch) Fristen & Behörden-Themen im Blick behalten (Finanzamt, Zoll, Versicherungen etc.) Bürobedarf, Material und Lieferungen koordinieren Kalender- und Terminplanung Team & Personalverwaltung Verträge, Onboardings, Abwesenheiten & Arbeitszeiten verwalten Personalunterlagen aktuell halten Ansprechpartner*in für interne Orga- und Teamfragen Versicherungen & Verträge Pflege einer aktuellen Übersicht zu Versicherungs- und Dienstleistungsverträgen Nachhalten von Zuständigkeiten, Laufzeiten und Kündigungsfristen Vorbereitung von Unterlagen zu Versicherungsfällen, Fahrzeug- und Lagerpolicen Unterstützung bei Schadensfällen und administrativer Abwicklung Qualifikation Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. als Bürokauffrau / -mann, Industriekauffrau / -mann oder Steuerfachangestellte:r, oder vergleichbare Qualifikation im Bereich Buchhaltung, Verwaltung oder Assistenz Erste Berufserfahrung in einer administrativen, buchhalterischen oder organisatorischen Funktion Sicherer Umgang mit Zahlen, Prozessen und Strukturen; Grundverständnis von Liquidität, Kosten und Abrechnungen Sorgfältige, eigenständige und vorausschauende Arbeitsweise mit hoher Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und auch in Phasen mit hohem Arbeitstempo strukturiert zu bleiben Klare und professionelle Kommunikation in Deutsch und Englisch Routine im Umgang mit digitalen Tools (z. B. Google Workspace, Excel / Sheets, DATEV, Shopify oder ähnliche Systeme) Ready to build what’s next? Dann schick uns deine Bewerbung – wir freuen uns, von dir zu hören.
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Executive Assistant Operations
Vor 4 Tagen
Düsseldorf, Deutschland Deputy Department GmbH VollzeitWir wachsen stark – organisch, community-getrieben und mit einer klaren Vision: Deputy Department in den nächsten Jahren zu einer internationalen Marke mit skalierbarem, datengetriebenem E-Commerce-Setup auszubauen. Damit unsere Strukturen, Zahlen und Abläufe mit diesem Wachstum Schritt halten, suchen wir ab sofort eine:n Executive Assistant Operations...
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Executive Assistant Operations
Vor 3 Tagen
Düsseldorf, Nordrhein-Westfalen, Deutschland Deputy Department GmbH VollzeitWir wachsen stark – organisch, community-getrieben und mit einer klaren Vision: Deputy Department in den nächsten Jahren zu einer internationalen Marke mit skalierbarem, datengetriebenem E-Commerce-Setup auszubauen.Damit unsere Strukturen, Zahlen und Abläufe mit diesem Wachstum Schritt halten, suchen wir ab sofort eine:n Executive Assistant Operations...
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Executive Assistant Operations
Vor 3 Tagen
Düsseldorf, Nordrhein-Westfalen, Deutschland Deputy Department GmbH VollzeitWir wachsen stark – organisch, community-getrieben und mit einer klaren Vision: Deputy Department in den nächsten Jahren zu einer internationalen Marke mit skalierbarem, datengetriebenem E-Commerce-Setup auszubauen.Damit unsere Strukturen, Zahlen und Abläufe mit diesem Wachstum Schritt halten, suchen wir ab sofort eine:n Executive Assistant Operations...
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Executive Assistant Operations
Vor 3 Tagen
Düsseldorf, Deutschland Deputy Department GmbH VollzeitWir wachsen stark – organisch, community-getrieben und mit einer klaren Vision: Deputy Department in den nächsten Jahren zu einer internationalen Marke mit skalierbarem, datengetriebenem E-Commerce-Setup auszubauen. Damit unsere Strukturen, Zahlen und Abläufe mit diesem Wachstum Schritt halten, suchen wir ab sofort eine:n Executive Assistant Operations...
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Executive Assistant to CEO
vor 2 Wochen
Düsseldorf, Nordrhein-Westfalen, Deutschland GEA Group Vollzeit 60.000 € - 90.000 € pro JahrAre you a proactive, highly organized professional and looking to take your career to the next level? GEA Group is seeking an Executive Assistant to actively support the CEO and CFO of our Nutrition Plant Engineering Division in Düsseldorf.In this pivotal role, you will work closely with top-level executives, contribute to strategic decision-making...
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Administrative Assistant
Vor 3 Tagen
Düsseldorf, Nordrhein-Westfalen, Deutschland Saint Lucia Association of the Metropolitan Washington DC Area VollzeitCompany DescriptionWe suggest you enter details here.Role DescriptionThis is a full-time on-site role for an Administrative Assistant located in Düsseldorf. The Administrative Assistant will be responsible for performing a variety of administrative tasks including managing phone calls, scheduling meetings, handling correspondence, and maintaining filing...
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Japanese Speaking Executive Assistant
vor 2 Wochen
Düsseldorf, Deutschland PSE Personal Service Experts GmbH VollzeitPSE is a recruitment agency in Düsseldorf, which provides a portfolio of recruitment services for permanent contracts and temporary jobs to global Japanese companies. We operate across a wide range of sectors and are specialized in matching specialists and executives. Now our client, a global operating renowned Japanese company, is seeking for its branch...
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Executive Assistant
Vor 7 Tagen
Düsseldorf, Deutschland Alvarez & Marsal VollzeitLocation: Dusseldorf, Germany Date Posted: Oct 13, 2025 **Description** **About Alvarez & Marsal** Alvarez & Marsal (A&M) is a global consulting firm with over 10,000 entrepreneurial, action and results-oriented professionals in over 40 countries. We take a hands-on approach to solving our clients' problems and assisting them in reaching their potential....
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Executive Assistant
vor 2 Wochen
Düsseldorf, Nordrhein-Westfalen, Deutschland vivenu GmbH Vollzeit 60.000 € - 120.000 € pro JahrRedefine the future of live entertainment techWelcome to vivenu, the global leader in event ticketing tech and one of the world's fastest-growing live entertainment tech firms. We are transforming event ticketing for global leaders like the Grammys, the Golden Globes, Stanford University and the Hockenheimring turning what was once a simple transaction into...
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Executive Assistant
vor 1 Woche
Düsseldorf, Nordrhein-Westfalen, Deutschland vivenu Vollzeit 60.000 € - 120.000 € pro JahrRedefine the future of live entertainment techWelcome to vivenu, the global leader in event ticketing tech and one of the world's fastest-growing live entertainment tech firms. We are transforming event ticketing for global leaders like the Grammys, the Golden Globes, Stanford University and the Hockenheimring turning what was once a simple transaction into...
