Executive Assistant Operations

Vor 3 Tagen

Düsseldorf, Nordrhein-Westfalen, Deutschland Deputy Department GmbH Vollzeit

Wir wachsen stark – organisch, community-getrieben und mit einer klaren Vision: Deputy Department in den nächsten Jahren zu einer internationalen Marke mit skalierbarem, datengetriebenem E-Commerce-Setup auszubauen.

Damit unsere Strukturen, Zahlen und Abläufe mit diesem Wachstum Schritt halten, suchen wir ab sofort eine:n Executive Assistant Operations – jemand, der die Geschäftsführung entlastet und den Überblick über alle operativen Themen innerhalb des Unternehmens im Auge behält.

Aufgaben

Buchhaltung & Finanzen

  • Eingangsrechnungen sammeln, prüfen, vorkontieren und an den Steuerberater übergeben
  • Zahlungsverkehr vorbereiten und ausführen (inkl. Überweisungen, PayPal- und Shop-Abstimmungen)
  • Kassenführung, Belegverwaltung sowie Konto- und Kreditkartenabgleiche durchführen
  • Offene Posten im Blick behalten (Forderungen & Verbindlichkeiten)
  • Rückstellungen, Löhne und Reisekosten vorbereiten
  • Lohnvorbereitung: Arbeitszeiten, Boni, Kranktage und Urlaubsansprüche erfassen

Office Management & Organisation

  • Posteingang, Ablage, Dokumentenverwaltung (digital & physisch)
  • Fristen & Behörden-Themen im Blick behalten (Finanzamt, Zoll, Versicherungen etc.)
  • Bürobedarf, Material und Lieferungen koordinieren
  • Kalender- und Terminplanung

Team & Personalverwaltung

  • Verträge, Onboardings, Abwesenheiten & Arbeitszeiten verwalten
  • Personalunterlagen aktuell halten
  • Ansprechpartner*in für interne Orga- und Teamfragen

Versicherungen & Verträge

  • Pflege einer aktuellen Übersicht zu Versicherungs- und Dienstleistungsverträgen
  • Nachhalten von Zuständigkeiten, Laufzeiten und Kündigungsfristen
  • Vorbereitung von Unterlagen zu Versicherungsfällen, Fahrzeug- und Lagerpolicen
  • Unterstützung bei Schadensfällen und administrativer Abwicklung
Qualifikation
  • Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. als Bürokauffrau / -mann, Industriekauffrau / -mann oder Steuerfachangestellte:r, oder vergleichbare Qualifikation im Bereich Buchhaltung, Verwaltung oder Assistenz
  • Erste Berufserfahrung in einer administrativen, buchhalterischen oder organisatorischen Funktion
  • Sicherer Umgang mit Zahlen, Prozessen und Strukturen; Grundverständnis von Liquidität, Kosten und Abrechnungen
  • Sorgfältige, eigenständige und vorausschauende Arbeitsweise mit hoher Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein
  • Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und auch in Phasen mit hohem Arbeitstempo strukturiert zu bleiben
  • Klare und professionelle Kommunikation in Deutsch und Englisch
  • Routine im Umgang mit digitalen Tools (z. B. Google Workspace, Excel / Sheets, DATEV, Shopify oder ähnliche Systeme)

Ready to build what's next?

Dann schick uns deine Bewerbung – wir freuen uns, von dir zu hören.

  • Executive Assistant Operations

    Vor 3 Tagen

    Düsseldorf, Nordrhein-Westfalen, Deutschland Deputy Department GmbH Vollzeit

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  • Executive Assistant to CEO

    vor 2 Wochen

    Düsseldorf, Nordrhein-Westfalen, Deutschland GEA Group Vollzeit 60.000 € - 90.000 € pro Jahr

    Are you a proactive, highly organized professional and looking to take your career to the next level? GEA Group is seeking an Executive Assistant to actively support the CEO and CFO of our Nutrition Plant Engineering Division in Düsseldorf.In this pivotal role, you will work closely with top-level executives, contribute to strategic decision-making...

  • Administrative Assistant

    Vor 3 Tagen

    Düsseldorf, Nordrhein-Westfalen, Deutschland Saint Lucia Association of the Metropolitan Washington DC Area Vollzeit

    Company DescriptionWe suggest you enter details here.Role DescriptionThis is a full-time on-site role for an Administrative Assistant located in Düsseldorf. The Administrative Assistant will be responsible for performing a variety of administrative tasks including managing phone calls, scheduling meetings, handling correspondence, and maintaining filing...

  • Executive Assistant

    vor 2 Wochen

    Düsseldorf, Nordrhein-Westfalen, Deutschland vivenu GmbH Vollzeit 60.000 € - 120.000 € pro Jahr

    Redefine the future of live entertainment techWelcome to vivenu, the global leader in event ticketing tech and one of the world's fastest-growing live entertainment tech firms. We are transforming event ticketing for global leaders like the Grammys, the Golden Globes, Stanford University and the Hockenheimring turning what was once a simple transaction into...

  • Executive Assistant

    vor 1 Woche

    Düsseldorf, Nordrhein-Westfalen, Deutschland vivenu Vollzeit 60.000 € - 120.000 € pro Jahr

    Redefine the future of live entertainment techWelcome to vivenu, the global leader in event ticketing tech and one of the world's fastest-growing live entertainment tech firms. We are transforming event ticketing for global leaders like the Grammys, the Golden Globes, Stanford University and the Hockenheimring turning what was once a simple transaction into...

  • Executive Assistant

    vor 2 Wochen

    Düsseldorf, Nordrhein-Westfalen, Deutschland vivenu GmbH Vollzeit 60.000 € - 120.000 € pro Jahr

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  • Office Assistant

    Vor 3 Tagen

    Düsseldorf, Nordrhein-Westfalen, Deutschland HEGGEL GmbH Vollzeit

    HEGGEL GmbH, a leading company in the field of industrial protective coating systems, is looking to strengthen its team with an Office Assistant (m/f/d) - in Düsseldorf Executive Office. In this role, you will assist our office management with various administrative tasks.Essential Duties & ResponsibilitiesSupport in establishing and maintaining contact and...

  • Assistant—Facility Management and Internal Services

    vor 2 Wochen

    Düsseldorf, Nordrhein-Westfalen, Deutschland Boston Consulting Group (BCG) Vollzeit 40.000 € - 70.000 € pro Jahr

    Who We AreOur strategy? To be anything but typical strategy consultants Our unconventional nature is embedded deep in our DNA. Over 60 years ago, BCG shook up the world of strategy consulting. Now, it has grown to become one of the world leaders in the field. How do we manage to stay ahead of the pack? The answer is simple: by reinventing ourselves every day...

  • Projektassistenz Audit Operations

    Vor 5 Tagen

    Düsseldorf, Nordrhein-Westfalen, Deutschland Deloitte Vollzeit

    Du willst im Bereich Audit & Assurance dazu beitragen, das Vertrauen unserer Mandanten und anderer Stakeholder in unsere Arbeit zu stärken? Bring dein Fachwissen ein und leiste deinen Beitrag, um die Qualität unserer Dienstleistungen erstklassig zu halten und unsere Services stetig weiterzuentwickeln. Sichere unseren gemeinsamen Erfolg und mach mit uns...

  • PRADA Stock Assistant

    Vor 3 Tagen

    Düsseldorf, Nordrhein-Westfalen, Deutschland Prada Group Vollzeit

    Job description:Founded in 1913 in Italy, the Prada Group was built on a tradition of excellence and with a vision of innovation. The Group, a world leader in the luxury sector, operates in more than 45 countries with the PRADA, Miu Miu, Church's and Car Shoe brands, and has employees of over 100 nationalities.JOB DETAILSWe are seeking a passionate and...