Executive Assistant Operations

Vor 6 Tagen

Düsseldorf, Nordrhein-Westfalen, Deutschland Deputy Department GmbH Vollzeit

Wir wachsen stark – organisch, community-getrieben und mit einer klaren Vision: Deputy Department in den nächsten Jahren zu einer internationalen Marke mit skalierbarem, datengetriebenem E-Commerce-Setup auszubauen.

Damit unsere Strukturen, Zahlen und Abläufe mit diesem Wachstum Schritt halten, suchen wir ab sofort eine:n Executive Assistant Operations (Teilzeit)– jemand, der die Geschäftsführung entlastet und den Überblick über alle operativen Themen innerhalb des Unternehmens im Auge behält.

Aufgaben

Buchhaltung & Finanzen

  • Eingangsrechnungen sammeln, prüfen, vorkontieren und an den Steuerberater übergeben
  • Zahlungsverkehr vorbereiten und ausführen (inkl. Überweisungen, PayPal- und Shop-Abstimmungen)
  • Kassenführung, Belegverwaltung sowie Konto- und Kreditkartenabgleiche durchführen
  • Offene Posten im Blick behalten (Forderungen & Verbindlichkeiten)
  • Rückstellungen, Löhne und Reisekosten vorbereiten
  • Lohnvorbereitung: Arbeitszeiten, Boni, Kranktage und Urlaubsansprüche erfassen

Office Management & Organisation

  • Posteingang, Ablage, Dokumentenverwaltung (digital & physisch)
  • Fristen & Behörden-Themen im Blick behalten (Finanzamt, Zoll, Versicherungen etc.)
  • Bürobedarf, Material und Lieferungen koordinieren
  • Kalender- und Terminplanung

Team & Personalverwaltung

  • Verträge, Onboardings, Abwesenheiten & Arbeitszeiten verwalten
  • Personalunterlagen aktuell halten
  • Ansprechpartner*in für interne Orga- und Teamfragen

Versicherungen & Verträge

  • Pflege einer aktuellen Übersicht zu Versicherungs- und Dienstleistungsverträgen
  • Nachhalten von Zuständigkeiten, Laufzeiten und Kündigungsfristen
  • Vorbereitung von Unterlagen zu Versicherungsfällen, Fahrzeug- und Lagerpolicen
  • Unterstützung bei Schadensfällen und administrativer Abwicklung
Qualifikation
  • Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. als Bürokauffrau / -mann, Industriekauffrau / -mann oder Steuerfachangestellte:r, oder vergleichbare Qualifikation im Bereich Buchhaltung, Verwaltung oder Assistenz
  • Erste Berufserfahrung in einer administrativen, buchhalterischen oder organisatorischen Funktion
  • Sicherer Umgang mit Zahlen, Prozessen und Strukturen; Grundverständnis von Liquidität, Kosten und Abrechnungen
  • Sorgfältige, eigenständige und vorausschauende Arbeitsweise mit hoher Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein
  • Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und auch in Phasen mit hohem Arbeitstempo strukturiert zu bleiben
  • Klare und professionelle Kommunikation in Deutsch und Englisch
  • Routine im Umgang mit digitalen Tools (z. B. Google Workspace, Excel / Sheets, DATEV, Shopify oder ähnliche Systeme)

Ready to build what's next?

Dann schick uns deine Bewerbung – wir freuen uns, von dir zu hören.

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    Düsseldorf, Nordrhein-Westfalen, Deutschland vivenu GmbH Vollzeit

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    Düsseldorf, Nordrhein-Westfalen, Deutschland Psmith Advisors Vollzeit

    Location: Düsseldorf, Germany | Full time | On siteAbout the roleWe are seeking a highly experienced Executive Assistant to support the CEO in a complex, international, and fast paced environment. This role is critical to ensuring the CEO's effectiveness, focus, and productivity, with end to end ownership of calendar management, inbox management, and...

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    Düsseldorf, Nordrhein-Westfalen, Deutschland HEGGEL GmbH Vollzeit

    HEGGEL GmbH, a leading company in the field of industrial protective coating systems, is looking to strengthen its team with an Office Assistant (m/f/d) - in Düsseldorf Executive Office. In this role, you will assist our office management with various administrative tasks.Essential Duties & ResponsibilitiesSupport in establishing and maintaining contact and...

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    Düsseldorf, Nordrhein-Westfalen, Deutschland Boston Consulting Group (BCG) Vollzeit

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    Du willst im Bereich Audit & Assurance dazu beitragen, das Vertrauen unserer Mandanten und anderer Stakeholder in unsere Arbeit zu stärken? Bring dein Fachwissen ein und leiste deinen Beitrag, um die Qualität unserer Dienstleistungen erstklassig zu halten und unsere Services stetig weiterzuentwickeln. Sichere unseren gemeinsamen Erfolg und mach mit uns...

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    Job description:Founded in 1913 in Italy, the Prada Group was built on a tradition of excellence and with a vision of innovation. The Group, a world leader in the luxury sector, operates in more than 45 countries with the PRADA, Miu Miu, Versace, Church's, Car Shoe and Luna Rossa brands, and has employees of over 100 nationalities.JOB DETAILSWe are seeking a...