Administrative Coordinator

vor 3 Wochen

Munich, Deutschland Gilead Sciences Vollzeit

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**Job Description**:
Administrative Coordinator (M/F/d) Business Unit Liver Disease

The Position

We are looking for an enthusiastic Administrative and Project Assistant for our Business Unit Liver Disease to join the commercial team in our office in Martinsried.

Key Responsibilities
- Provides administrative and clerical support to Commercial team in Germany.
- Prepares contracts with HCPs, HCOs, agencies and other organizations
- Manages all relevant purchase orders and related budget.
- Responsible for coordinating events of different size. This includes the planning, organizing as well as the contract management for these events (internal, external sponsorship, congresses).
- Liaises with internal staff, guests and speakers to assess needs and coordinates, as needed, such activities as travel, hotel, expense reports and tools and materials for presentations. Organization of booth presence on conferences.
- Responsible for maintaining a calendar of appointments, meetings, and events. Makes travel arrangements as needed.
- Prioritizes workload involving multiple large projects/timelines
- Is willing to lead smaller commercial projects (Marketing and Sales) such as preparing communications material and handling (e.g. project management of commercial materials)
- Project management in cooperation with marketing agency: support in planning and implementation of marketing materials; research activities for marketing projects; coordination of the material warehouse for the field service (production, item creation, line shipping); tracks the progress of projects and the corresponding spend.
- Acts as a trusted advisor to the whole team (including field-based staff) for questions on events, contracts, current projects, and business compliance
- Prepares general correspondence, faxes, and photocopying.
- Creates, maintains and structures files in way that they are available to the eligible persons
- Understands the goals and objectives of the entire department and contributes to the attainment of those G&O's.
- Keeps the bigger picture in mind and influences workflows accordingly.

Knowledge, Experience & Skills:

- High school diploma and good administrative experience
- Advanced knowledge and experience using a number of office software such as Excel, PowerPoint and Word etc.
- Language skills: Fluent German and English.
- Excellent verbal, written, and interpersonal skills are required.
- Knowledge and understanding of administrative and office policies
- Strong attention to detail
- Must be able to work well independently under the general guidance of the manager
- Must be able to resolve problems and make recommendations related to operations within the scope of responsibility
- Experienced in leading and driving projects as well as in working with agencies and supplier

Equal Employment Opportunity (EEO)

It is the policy of Gilead Sciences, Inc. and its subsidiaries and affiliates (collectively "Gilead" or the "Company") to recruit select and employ the most qualified persons available for positions throughout the Company. Except if otherwise provided by applicable law, all employment actions relating to issues such as compensation, benefits, transfers, layoffs, returns from layoffs, company-sponsored training, education assistance, social and recreational programs are administered on a non-discriminatory basis (i.e. without regard to protected characteristics or prohibited grounds, which may include an individual’s gender, race, color, national origin, ancestry, religion, creed, physical or mental disability, marital status, sexual orientation, medical condition, veteran status, and age, unless such protection is prohibited by federal, state, municipal, provincial, local or other applicable laws). Gilead also prohibits discrimination based on any other characteristics protected by applicable laws.

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  • Administrative Coordinator

    vor 1 Monat

    Munich, Deutschland Enterprise Rent-A-Car Vollzeit

    **Überblick**: **Kundenservice liegt dir im Blut? Du liebst es, Herausforderungen im Sinne deiner Kunden zu lösen? Dann bist du bei uns genau richtig!** **Über uns**: Als weltgrößter Mobilitätsdienstleister triffst du bei Enterprise auf ein in Deutschland wachsendes Unternehmen mit spannenden Herausforderungen und ungeahnten Aufstiegschancen. Stell...

  • Administrative Coordinator

    vor 4 Wochen

    Munich, Deutschland Technische Universität München Vollzeit

    **Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L bis maximal E8) - unbefristet 100% Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine(n) Administrative Coordinator für den Lehrstuhl für Forschungs Wir bieten - Ein kooperatives Team das Sie fachlich und zwischenmenschlich unterstützt, ein hervorragendes Arbeitsklima und Vertrauen in Ihre...

  • Ramp Agent

    vor 4 Wochen

    Munich, Deutschland Global GSRM GmbH Vollzeit

    Minijob, Minijob (nur mit Erfahrung im Bereich Aviation), Teilzeit, Vollzeit, Werkstudent - Munich **Wir suchen ab sofort für unsere Premium Airlines Verstärkung für unser Team**: **Ramp Agent / Turnaround Coordinator / Load Controller m/w/d** Egal ob Berufseinsteiger, Bewerber mit Berufserfahrung, Bewerber, die einen Minijob suchen, oder studentische...

  • Coordinator Medical Affairs

    vor 1 Monat

    Munich, Deutschland Alexion Pharmaceuticals,Inc. Vollzeit

    Location: Munich, Germany Job reference: R-191415 Date posted: 02/22/2024 **This is what you will do** The Coordinator will support the Director and Team Medical Affairs Neurology. He/She handles details of a highly confidential and critical nature and must function efficiently and reliably in a fast-paced professional environment. He/She will have a...

  • Sales & Marketing Coordinator

    vor 1 Monat

    Munich, Deutschland Hard Rock Cafe (Germany) GmbH Vollzeit

    **Stellenbeschreibung** Mit seinen über 100 Mitarbeitern, bietet das Hard Rock Cafe München ein Erlebnis der besonderen Art. Typisch amerikanische Burger, Cocktails, Rock Shop, Live Musik Events und eine der bedeutensten Sammlungen von Musik Memorabilia der Welt. Ebenso einzigartig wie ein Besuch in einem Restaurant der weltbekannten Marke, ist das...

  • Scientific Project Coordinator

    vor 1 Monat

    Munich, Deutschland BI International GmbH Vollzeit

    **The Position**: Boehringer Ingelheim is seeking a dedicated and highly organized individual to join our team as a Scientific Project Coordinator. This pivotal supportive role is at the heart of our Medical Project Team, driving the planning, reporting, and execution of scientific and clinical projects on a global scale. As a Scientific Project...

  • PR Coordinator

    vor 2 Wochen

    Munich, Bayern, Deutschland Richemont Vollzeit

    Passen Sie zu uns?Sie haben Spaß an der Vorbereitung, Organisation und Unterstützung bei Fotoshootings Events und PR Projekten? Sind Sie bekannt für Ihre Kommunikationsfähigkeit und Ihre Initiativbereitschaft?Sie sind es gewohnt in stressigen Situationen einen kühlen Kopf zu bewahren?Sie sprechen fließend Deutsch und EnglischWenn das auf Sie zutrifft,...

  • Ramp Agent

    vor 3 Wochen

    Munich, Deutschland Global GSRM GmbH Vollzeit

    **Wir suchen ab sofort für unsere Premium Airlines Verstärkung für unser Team**: **Ramp Agent / Turnaround Coordinator/ Loadcontroller m/w/d** Egal ob Berufseinsteiger, Bewerber mit Berufserfahrung, Bewerber, die einen Minijob suchen, oder studentische Aushilfe - wir bieten allen gute Jobs und eine faire Chance, sich in unserem Unternehmen unter Beweis...

  • Coordinator, Medical Affairs Hem

    vor 1 Monat

    Munich, Deutschland Alexion Pharmaceuticals,Inc. Vollzeit

    Location: Munich, Germany Job reference: R-191521 Date posted: 02/22/2024 **This is what you will do** The Coordinator will support the Director and Team Medical Affairs Hem & Neph. He/She handles details of a highly confidential and critical nature and must function efficiently and reliably in a fast-paced professional environment. He/She will have a...

  • HR Coordinator

    Vor 7 Tagen

    Munich, Deutschland mytheresa.com Vollzeit

    München - Corporate & Business Functions - Junior **HR Coordinator / Personalsachbearbeiter (f/m/d)**: Zur Unterstützung unseres HR Teams suchen wir eine_n HR Coordinator / Personalsachbearbeiter (f/m/d) für unser Büro in München. **WAS DU TUN WIRST**: - Verantwortung für die HR Administration entlang des kompletten Mitarbeiter-Life-Cycles - Pflege...

  • Cleaning Coordinator

    vor 1 Monat

    Munich, Deutschland akut Kompetente Lösungen GmbH Vollzeit

    Unser langjähriges Kundenunternehmen **in 88400 Biberach-Riss sucht ab sofort vorläufig für 1 Jahr **einen **Cleaning Coordinator - (m/w/d)** Monatsgehalt: 3.400 Euro bis 4.100 Euro - Unser Kunde ist ein Pharmaunternehmen, welches 1885 gegründet wurde und das größte forschende Pharmaunternehmen in Deutschland ist. Das Kerngeschäft des Unternehmens...

  • Ramp Agent

    vor 3 Wochen

    Munich, Deutschland Global GSRM GmbH Vollzeit

    **Wir suchen ab sofort für unsere Premium Airlines Verstärkung für unser Team**: **Ramp Agent / Turnaround Coordinator/ Loadcontroller m/w/d** Egal ob Berufseinsteiger, Bewerber mit Berufserfahrung, Bewerber, die einen Minijob suchen, oder studentische Aushilfe - wir bieten allen gute Jobs und eine faire Chance, sich in unserem Unternehmen unter Beweis...

  • Recruiting Coordinator

    vor 1 Monat

    Munich, Deutschland SupplyOn Vollzeit

    SupplyOn AG München Berufserfahrung (Junior Level) Personalwesen, HR - Unser SupplyOn Team aus vielen talentierten Persönlichkeiten wächst an neuen Themenstellungen, Mitarbeitenden und Entwicklungsmöglichkeiten. Um gemeinsam Innovationen und Digitalisierung voranzutreiben, suchen wir für ab sofort einen ** Recruiting Coordinator (w/m/d) - auch in...

  • Project Coordinator

    vor 1 Monat

    Munich, Deutschland Private Company Vollzeit

    We are looking for a Project Coordinator & Office Admin to administer and organize all types of projects, from simple activities to more complex plans. They will undertake administrative tasks, ensuring the rest of the staff has adequate support to work efficiently.The ideal candidate will be competent in prioritizing and working with little supervision....

  • HR Coordinator

    vor 1 Monat

    Munich, Deutschland Richemont Vollzeit

    Referenzcode: 93424**HR Coordinator / Administrator (m/w/d)**: - Richemont- München, BY, DE- Fixed TermRichemont vereint einige der weltweit führenden Maisons für Luxusartikel mit besonderer Expertise in der Fertigung von Schmuck, exklusiven Uhren und Premium-Accessoires. Jedes Maison steht für eine eigene stolze Tradition des Stils, der Qualität und...

  • Turnaround Coordinator

    vor 4 Wochen

    Munich, Deutschland Global GSRM GmbH Vollzeit

    **Mit unserem neuen Kunden Etihad Airways starten wir ab dem 01.06.2023 am Flughafen München und suchen Verstärkung für unser Team**: **Ramp Agent / Turnaround Coordinator m/w/d** Egal ob Berufseinsteiger, Bewerber mit Berufserfahrung, Bewerber, die einen Minijob suchen, oder studentische Aushilfe - wir bieten allen gute Jobs und eine faire Chance, sich...

  • Turnaround Coordinator

    vor 1 Monat

    Munich, Deutschland Global GSRM GmbH Vollzeit

    **Mit unserem neuen Kunden Etihad Airways starten wir ab dem 01.06.2023 am Flughafen München und suchen Verstärkung für unser Team**: **Ramp Agent / Turnaround Coordinator m/w/d** Egal ob Berufseinsteiger, Bewerber mit Berufserfahrung, Bewerber, die einen Minijob suchen, oder studentische Aushilfe - wir bieten allen gute Jobs und eine faire Chance, sich...

  • Logistics Coordinator

    vor 4 Wochen

    Munich, Deutschland Trina Solar Vollzeit

    **JOB DESCRIPTION **:Logistics Coordinator*** Trina Solar is an internationally recognized solar energy company. Our growing global presence includes regional headquarters in Switzerland, US, Japan and China with offices in Madrid, Munich, Milan, the UK, San Jose, Seoul, Tokyo and Shanghai, to provide our customers with timely, reliable service. As Trina...

  • HR Assistant

    vor 4 Wochen

    Munich, Deutschland desch Personalberatung Vollzeit

    M-2023014 HR Assistant / Junior HR Coordinator (m/w/d) **München** Sie suchen den Einstieg in die HR, haben in der Theorie erste Erfahrung sammeln können und wünschen sich einen vorgezeichneten Karriereweg in eine Management Position? Klasse, dann lassen Sie uns doch telefonieren. Ich suche für eine internationale Wirtschaftskanzlei in München...

  • Turnaround Coordinator

    vor 2 Wochen

    Munich, Deutschland Global GSRM GmbH Vollzeit

    **Mit unserem neuen Kunden Etihad Airways starten wir ab dem 01.06.2023 am Flughafen München und suchen Verstärkung für unser Team**: **Ramp Agent / Turnaround Coordinator m/w/d** Egal ob Berufseinsteiger, Bewerber mit Berufserfahrung, Bewerber, die einen Minijob suchen, oder studentische Aushilfe - wir bieten allen gute Jobs und eine faire Chance, sich...