Administrative Assistant

vor 2 Wochen

Leipzig, Deutschland Leipzig International School Vollzeit

**General**:
**Job Start**:15. August 2023
**Location**: Leipzig International School, Könneritzstraße 47, Leipzig, Germany
**Contract**:Part-time (20 h / week), initially fixed-term for 2 years followed by the option of a subsequent employment contract with an infinite duration
The Administrative Assistant performs a variety of administrative and clerical tasks. Duties include providing support to the administrative team members, assisting in daily office needs and managing our company’s general administrative activities.

**Your tasks and responsibilities**:
**The priority administrative support tasks can take place to the following extent**:
**Assisting Purchasing**
- Assisting with checking and processing the purchase requests of all employees using the Easy Order Software
- Checking incoming deliveries
- Supporting cost and price monitoring, price negotiations
- Supporting delivery scheduling

**Assisting the Finance Department**:

- Booking of incoming invoices with JobRouter Software / DATEV
- Invoice verification and transaction of invoices
- Invoicing and dunning process
- Preparation of confirmations of payments for parents (for tax refund)

**Assisting Marketing**:

- Supporting the organisation of school community events such as beginning of school year event, end of year events, LIK family fun events, anniversaries, concerts and musicals etc.
- Supporting video projects

**Reception desk cover**:

- Welcome, assist and/or direct all parents, students, visitors, service providers and staff in a professional, welcoming and friendly manner

**Your profile**:

- Qualification as an Administrative Assistant, Office Management, bilingual secretary or a related qualification
- Excellent customer service skills
- Friendly and positive, with excellent interpersonal and intercultural skills
- Solution-orientation and excellent communication skills
- Able to quickly analyse situations and systems, always striving to maximise efficiency and effectiveness in a rapidly changing work environment
- Excellent time management skills, able to set and communicate about priorities
- A high level of proficiency with MS Office, especially Excel
- Computer/Internet literate
- Fluency in written and spoken English as well as German; additional languages are advantageous
- Skilled at general organizing and administrative processes
- Highly flexible during the work day, and able to work in a dynamic environment
- Able to remain calm and discreet in a busy environment
- Experience of working in an internationally-minded and diverse school community is plus

**What we offer**:

- Wonderful students who are interested in learning
- A cooperative international team who is student and learner centred
- Ongoing internal and external professional development
- A dynamic and diverse workplace that continues to develop best teaching and learning practices
- An exciting and flexible model of working that effectively supports the needs of students
- The chance to engage in the life of the International School in the beautiful city of Leipzig; a historic, green, vibrant university city that is safe, well-connected, and in the cultural heart of Europe
- Company benefits such as company pension scheme, supplementary health insurance, moving allowance, JobRad Leasing, financial assistance to attend a language course etc.

**About us**:
LIS is an inclusive learning community and does not discriminate on the basis of race, skin colour, religion (creed), gender, gender expression, age, national origin, ancestry, disability, marital status or sexual orientation.

  • Administrative Assistant

    Vor 2 Tagen

    Leipzig, Deutschland Leipzig International School Vollzeit

    **Generell**: **Vertragsbeginn**: zum nächstmöglichen Termin **Arbeitsort**: Leipzig International School, Könneritzstraße 45, Leipzig **Vertrag**: Teilzeit (20 h / Woche), Vertrag vorerst für zwei Jahre befristet, danach Entfristung gewünscht **Deine Aufgaben und Verantwortlichkeiten**: - Die/der Administrative Assistant ist für alle...

  • Executive Assistant

    Vor 4 Tagen

    Leipzig, Deutschland ACS Solutions GmbH Vollzeit

    Brennst Du darauf, in der Welt der IT Deine berufliche Zukunft zu gestalten und die Erfolgsgeschichte der ACS Solutions GmbH sowie ihrer Kunden aktiv mitzugestalten? Perfekt!In dieser Position wirst du in einem anspruchsvollen Umfeld arbeiten und hast die Möglichkeit, deine organisatorischen Fähigkeiten unter Beweis zu stellen und weiterzuentwickeln. Du...

  • Assistant Front Office Manager

    vor 4 Wochen

    Leipzig, Deutschland CR Personalvermittlung Vollzeit

    +++ Auf zu neuen Ufern +++ Auf zu neuen Ufern +++ Auf zu neuen Ufern +++ Wir suchen ab sofort: Assistant Front Office Manager (m/w/d) in Leipzig Für unseren Kunden suchen wir ab sofort einen Assistant Front Office Manager (m/w/d) in Vollzeit. Bei dem zukünftigen Arbeitsplatz handelt es sich um ein legeres Boutiquehotel einer...

  • Human Resources Assistant

    vor 4 Wochen

    Leipzig, Deutschland Deskcenter AG Vollzeit

    **Die Deskcenter AG ist ein innovativer deutscher Softwarehersteller im Bereich IT-Management. Mit Hilfe der modularen Softwarelösung setzen Kunden und Partner Projekte im Asset-, Software - und Servicemanagement erfolgreich um.** Zum Portfolio der ganzheitlichen IT-Management-Lösung gehören ein vollumfängliches Clientmanagement, effizientes...

  • Technische Assistenz

    vor 4 Wochen

    Leipzig, Deutschland HABAU GROUP Vollzeit

    Seit fast 70 Jahren realisiert die PPS Pipeline Systems GmbH Projekte im Rohrleitungs- und Anlagenbau für ihre Kunden mit dem Schwerpunkt in der Öl- und Gasindustrie. Wir bieten unseren fast 600 Mitarbeiter:innen an mehreren Standorten in Deutschland langfristige Zusammenarbeit, interessante Projekte, gutes Teamwork und faire Konditionen. Als Teil der...

  • Strategic Business Assistant

    vor 4 Wochen

    Leipzig, Deutschland Optimax Energy Vollzeit

    Job Type Full Time Location Leipzig, Germany Workspace On-Site **What we offer**: - **Wissen ist Macht**: 10% Lernzeit an der wöchentlichen Arbeitszeit nach der Probezeit, eine professionelle Einarbeitung ist garantiert - **Du bist nicht du, wenn du hungrig bist**: Daher wird für das Team täglich frisch vor Ort gekocht und Snacks sind immer in...

  • Assistenz für Geschäftsführung und Produktleitung

    vor 12 Stunden

    Leipzig, Deutschland EASY SOFTWARE Vollzeit

    DEINE AUFGABE ​​​​​​​ Aktive Unterstützung des Entwicklungsleiters bei allen operativen, organisatorischen und administrativen Aufgaben Vorbereitung von Terminen und Sicherstellung, dass zu den jeweiligen Terminen alle notwendigen Informationen und Dokumente vorliegen Im Auftrag des Entwicklungsleiters Überwachung von diversen...

  • Assistant to the Senior Vice President

    vor 3 Wochen

    Leipzig, Deutschland CANCOM Vollzeit

    Unterstützung des Senior Vice President bei operativen, strategischen und administrativen Aufgaben Kalenderpflege, Terminvereinbarung und -überwachung sowie Reiseplanung Erledigung interner und externer Korrespondenz Erstellung von Analysen, Präsentationen, Berichten und Protokollen Mitwirkung in Projekten und Bearbeitung von Sonderaufgaben ...

  • Karriere Leipzig – HR Assistant

    vor 3 Wochen

    Leipzig, Sachsen, Deutschland Amazon Vollzeit

    Job Description:Are you a hands-on person?You can see our most valuable asset behind a process – our employees?Do you want to accompany the development of an innovative team in the human resources department of Amazon and build up or expand your skills in personnel administration?Do you feel addressed?Then join our Amazon team in the Regional Center...

  • Amazon Karriere Leipzig

    vor 1 Monat

    Leipzig, Deutschland Amazon Vollzeit

    Job Description: Are you a hands-on person? You can see our most valuable asset behind a process – our employees? Do you want to accompany the development of an innovative team in the human resources department of Amazon and build up or expand your skills in personnel administration? Do you feel addressed? Then join our Amazon team in the Regional Center...

  • HR-Admin Assistant/ Büro Sachbearbeiter/in(w/m/d) in Leipzig

    vor 3 Wochen

    Leipzig, Sachsen, Deutschland DMTG GmbH Vollzeit

    Hinweis: Bitte bewerben Sie sich ausschließlich über unseren direkten Bewerbungslink gehostet von Empfehlungsbund und Wir freuen uns darauf, Sie kennenzulernenSTELLENBESCHREIBUNGFirmenprofil: Unsere Kunden ist ein forschungsorientiertes Unternehmen in der Eisenbahnbranche. Es wurde 2021 in Aachen gegründet und ist eine Tochtergesellschaft des weltweit...