Assistenz (D/w/m) Der/des Administrativen Direktorin/direktors

vor 3 Wochen


Berlin, Deutschland Berlin Institute of Health at Charité Vollzeit

Die Mission des Berlin Institute of Health in der Charité (BIH) ist die medizinische Translation: Erkenntnisse aus der biomedizinischen Forschung werden in neue Ansätze zur personalisierten Vorhersage, Prävention, Diagnostik und Therapie übertragen, umgekehrt führen Beobachtungen im klinischen Alltag zu neuen Forschungsideen. Ziel ist es, einen relevanten medizinischen Nutzen für Patient*innen und Bürger*innen zu erreichen. Seit 2021 ist das BIH als dritte Säule in die Charité integriert, als Translationsforschungsbereich der Charité.

Wir suchen für das Direktorium **zum nächstmöglichen Zeitpunkt unbefristet** eine

**Assistenz (d/w/m) der/des Administrativen Direktorin/Direktors**Voll
- oder Teilzeit (min. 35h/Woche)***:
Als Assistent*in (d/w/m) der/des Administrativen Direktorin/Direktors unterstützen Sie in einem engagierten Team bestmöglich in der täglich anfallenden Arbeitsorganisation und bei administrativen Tätigkeiten. Neben der Pflege des Kalenders, allgemeinen Büromanagementaufgaben und der Organisation verschiedener Termine sorgen Sie für eine reibungslose Kommunikation innerhalb der Organisation und mit externen Stakeholdern.

**Das erwartet Sie**:

- Sekretariats
- und Verwaltungsaufgaben für das Direktorium wie bspw.:

- Bearbeitung des Postein
- und -ausgangs (postalisch, elektronisch und mündlich, teilweise in Englisch)
- Dienstreiseorganisation
- Organisatorische Vorbereitung in Absprache mit den persönlichen Referent*innen
- Erfassung, Weiterverarbeitung, Strukturierung und Pflege direktoriumsrelevanter Informationen
- Planung, Koordination und Verwaltung von Terminen und Besprechungen
- Koordination und Nachverfolgung von Unterschriftenläufen
- Anfertigung und Kontrolle von Übersetzungen (Deutsch-Englisch)

**Das bringen Sie mit**:

- Abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich, bspw. als Kauffrau/‑mann für Büromanagement/‑kommunikation, Fremdsprachenkorrespondent*in oder einem vergleichbaren Bereich
- Einschlägige Berufserfahrung im Bereich Assistenz oder Sekretariat
- Umfassende Kenntnisse in der Termin
- und Veranstaltungsorganisation sowie der Aufbereitung und Gestaltung von Veranstaltungsmaterialien (z. B. Einladungen, Präsentationen)
- Kenntnisse in der Reiseplanung, im Reisekostenrecht und im Haushaltsrecht von Vorteil
- Verhandlungssichere Deutsch
- und sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Hohe Organisationsfähigkeit und strukturiertes Arbeiten
- Serviceorientierte, proaktive Arbeitsweise, hohe Teamfähigkeit und ausgeprägte Problemlösungsfähigkeiten
- Diskretion, Loyalität und hohe Vertrauenswürdigkeit im Umgang mit vertraulichen Informationen

**Das bieten wir Ihnen**:

- Eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einem zukunftsweisenden Forschungsinstitut
- Sehr gut erreichbarer und attraktiver Arbeitsplatz am Spreepalais am Dom, Anna-Louisa-Karsch-Str. 2, 10178 Berlin
- Entgeltgruppe E 8 TVöD VKA‑K. Die Eingruppierung erfolgt unter Berücksichtigung der Qualifikation, die jeweilige Erfahrungsstufe errechnet sich aus der Berufserfahrung. Das Jahresgehalt (brutto) ist für eine Vollzeitstelle ohne Sonder
- oder Zusatzzahlungen angegeben. Den Tarifvertrag finden Sie hier
- Zusätzliche im öffentlichen Dienst übliche Leistungen (u. a. Jahressonderzahlung, betriebliche Altersvorsorge (VBL), vermögenswirksame Leistungen)
- Flexible Arbeitszeiten und Möglichkeit des mobilen Arbeitens
- 30 Urlaubstage pro Jahr (bei einer Fünf-Tage-Woche)
- Diverse Unterstützungsangebote, um Berufsleben und Familie zu vereinbaren (Kinderbetreuung, Kooperation mit voiio)
- Sehr gute Fort
- und Weiterbildungsmöglichkeiten
- Mobiles Bürgeramt vor Ort
- Corporate Benefits (Reisen, Freizeit, Shopping u. v. m.), Charité Gympass, Fahrradleasing oder ‑abo (JobRad, mylo)

Für fachliche Rückfragen zur Stellenausschreibung steht Ihnen Frau Julia Engel **(E-Mail: admindir[at]bih-charite.de)** gerne zur Verfügung.

Bitte reichen Sie Ihre aussagekräftige Bewerbung über unser **Online-Bewerbungsformular** mit Motivationsschreiben, Lebenslauf (ohne Foto, ohne Altersangabe und ohne Informationen über Ihren Familienstand) und weitere relevante Anlagen (wie Arbeitgeberzeugnisse, Abschlusszeugnisse etc.) bis zum **15.01.2025** unter Angabe der Kennziffer 4079 ein.

Julia Engel
Recruiterin
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**Hinweis**: Haben Sie einen ausländischen Abschluss, reichen Sie bitte einen Nachweis über die Anerkennung Ihres Abschlusses in Deutschland mit der Bewerbung ein. Der Nachweis kann über die Datenbank anabin ermittelt werden. Wir weisen auf die eventuelle Notwendigkeit der Ausstellung einer Zeugnisbewertung der ZAB hin. Mehr Informationen finden Sie hier:
Einstellungsvoraussetzung für nach 1970 Geborene ist der Nachweis der Masernimmunität/Masernschutzimpfung.

**Wir leben Vielfalt**:
Wir freuen uns über Bewerbungen von Menschen mit vielfältigen Hintergründen, unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion und Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Or



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  • Berlin, Deutschland Technologie GmbH Vollzeit

    Direktor / Direktorin (m/w/d)MusikschulePotsdam ist lebenswert,familienfreundlich und vielfältig. Das spiegelt sich auch in derVerwaltung der brandenburgischen Landeshauptstadt wider. Mit mehrals 2.500 Beschäftigten sind wir eine der größten Arbeitgeberinnender Region. Als kommunale Behörde halten wir die Stadt am Laufenund sind zuverlässige...


  • Berlin, Deutschland Braincity Vollzeit

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  • Berlin, Deutschland Weierstraß-Institut für Angewandte Analysis und Stochastik Vollzeit

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  • Berlin, Deutschland Beta Roseneck Hausverwaltungs GmbH Vollzeit

    Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt in Berlin Schmargendorf zur Verstärkung unseres Teams eine/einen **Administrative und kaufmännische Assistenz (m/w/d)** **Ihre Aufgaben** - Unterstützung am Empfang und bei der Ausfertigung von Standardschreiben - Aufnahme von Mieterangelegenheiten und Unterstützung bei der Bearbeitung **Ihr Profil** - Erste...


  • Berlin, Deutschland VDIVDE Innovation + Technik GmbH Vollzeit

    **Werkstudent administrative Assistenz im Bereich Gebäudemanagement / Objektverwaltung (d/m/w)**: **Standort(e)**: Berlin **Kennziffer**: 245012

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    Berlin, Deutschland F&M Werkzeug- und Maschinenbau GmbH Vollzeit

    Bist Du organisiert, proaktiv, hilfsbereit und denkst zwei Schritte voraus? Dieses Startup braucht dich! Willkommen bei Smartblick! Wir sind ein Team von Innovatoren mit Sitz in Berlin, das Hersteller mit innovativen Hardware - und Softwarelösungen (SaaS) unterstützt. Von Deinem Telefon bis zu Ihren Möbeln wird alles, was Du anfassen, hergestellt....

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  • Berlin, Deutschland The Ritz-Carlton Hotel Company (Berlin) GmbH Vollzeit

    **Administrative Assistenz für unsere technische Abteilung (m/w/d)**: **WE ARE LADIES AND GENTLEMEN SERVING LADIES AND GENTLEMEN.** **Werden Sie Teil unserer The Ritz-Carlton - Familie und gehen Sie mit uns die Extra Mile für großartige Gasterlebnisse und den besten Teamspirit.** **So sieht Ihr Tag aus** - Unterstützende Büroorganisation in der...


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  • Berlin, Deutschland VDIVDE Innovation + Technik GmbH Vollzeit

    Die VDI/VDE Innovation + Technik GmbH ist ein führender Dienstleister, wenn es um Fragen zu Innovation und Technik geht. Unsere Mitarbeiter:innen arbeiten in interdisziplinären Teams als Expert:innen aus Natur-, Ingenieur-, Gesellschafts- und Wirtschafts­wissenschaften zusammen. Wir unterstützen und beraten bei der Analyse komplexer Vorhaben oder...


  • Berlin, Deutschland Land Berlin Vollzeit

    Die Berliner Verwaltung ist die größte Arbeitgeberin in der Region. Mehr als 102.000 Beschäftigte der unmittelbaren Landesverwaltung sorgen täglich dafür, dass Berlin als pulsierende Metropole und als Zuhause für 3,7 Millionen Menschen funktioniert. Die Senatsverwaltung für Bildung, Jugend und Familie ist Dienstbehörde für rund 34.000 Lehrkräfte....


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