Programme Officer, Embo Membership

vor 2 Wochen

Heidelberg, Deutschland European Molecular Biology Laboratory Vollzeit

Administration
- EMBL Heidelberg

EMBO stands for excellence in the life sciences. We support talented researchers at all stages of their careers in Europe and beyond, stimulate the exchange of scientific information, and help build a research environment where scientists can achieve their best work.

The Membership Office coordinates all affairs regarding the over 1,900 EMBO Members and Associate Members, eminent scientists from Europe and beyond who are selected in an annual nomination and ballot process.

The Courses & Workshops Programme funds over 90 courses and workshops attracting more than 11,000 participants every year, making it the largest funder of life science meetings in Europe. In addition to providing financial support, EMBO assists organizers with the promotion of the meeting, as well as with the creation of a website with registration system, abstract submission facilities and the design of a poster.

Your role

The Programme Officer, Membership / Courses & Workshops works for the Membership and Courses & Workshop Offices and assists other EMBO activities as required.
- Specific responsibilities:_
- _
- Membership_
- General correspondence and filing
- Organize and prepare documents for the Membership Committee Meeting
- Organize the EMBO Members Meeting, and other meetings as required
- Periodically review documentation and guidelines
- Collate statistical, questionnaire and financial information and create reports as required
- Help in the organization of internal meetings, including preparation of documentation, event logistics, and minute taking
- Update database records
- Provide general administrative assistance to the Membership Office
- _
- Courses & Workshops_
- Provide support services to Courses & Workshop organizers, including: setting up websites, online registration systems, designing posters and abstract book cover, etc.
- Correspond with organizers and the technical suppliers of EMBO when necessary
- _
- For both offices_
- Work closely with colleagues in the Communications department
- Maintain a paper and electronic archive of relevant documentation
- Assist the respective Programme Heads with

You have
- At least 3 years’ administrative experience, ideally in research administration
- Attention to quality and detail
- The ability to communicate precisely and politely in English, especially in writing
- Strong interpersonal skills, a positive attitude and service orientation
- A high level of organisation and the ability to prioritise and multi-task effectively
- The ability to work both independently and as part of a team
- A sound knowledge of current office software

You might also have
- Experience with event organization
- A working knowledge of German for communication with local suppliers

Why join us

The EMBO offices are located on the international EMBL life science research campus in Heidelberg, Germany. Heidelberg, home to around 150,000 people, is a lively university city. EMBO is an inclusive, equal opportunity employer offering attractive conditions and benefits appropriate to an international science organisation. The remuneration package comprises a competitive salary, pension scheme, medical, educational and other social benefits, as well as financial support for relocation and installation and family-related benefits where applicable.

As a non-profit organisation, we have an informal and collegial working environment that is inspired by our dedication to working for a common greater good. This position is mostly office-based, with flexible working options available.

What else you need to know

The Programme Officer reports jointly to the Head of Membership and the Head of Courses & Workshops.

Please note that this is a 12-month absence cover.

  • Office Manager

    vor 3 Wochen

    Heidelberg, Deutschland Sodexo Vollzeit

    GA-tec Gebäude- und Anlagentechnik GmbH, ein Tochterunternehmen der Sodexo-Gruppe, ist einer der leistungsstärksten technischen Gebäudeausrüster und Anbieter für Technisches Facility Management. Mit mehr als Mitarbeitern aus zahlreichen Niederlassungen in ganz Deutschland gelingt es uns stets durch Fortschritt und Innovation weiterhin führend am...

  • Head of Course and Conference Office

    vor 2 Wochen

    Heidelberg, Deutschland Embl-Ebi Vollzeit

    Your role • Support the EICAT Head of External Scientific Training by taking the lead on operational strategy for, and delivery of the EMBL Course and Conference Programme. • Collaborate with scientists, fellow members of EICAT’s leadership and other stakeholders on all aspects of the planning, organisation, and hosting of international...

  • Office Manager

    vor 3 Wochen

    Heidelberg, Deutschland GA-tec Vollzeit

    GA-tec Gebäude- und Anlagentechnik GmbH, ein Tochterunternehmen der Sodexo-Gruppe, ist einer der leistungsstärksten technischen Gebäudeausrüster und Anbieter für Technisches Facility Management. Mit mehr als 1200 Mitarbeitern aus zahlreichen Niederlassungen in ganz Deutschland gelingt es uns stets durch Fortschritt und Innovation weiterhin führend am...

  • Office Manager

    vor 4 Wochen

    Heidelberg, Deutschland GA-tec Vollzeit

    GA-tec Gebäude- und Anlagentechnik GmbH, ein Tochterunternehmen der Sodexo-Gruppe, ist einer der leistungsstärksten technischen Gebäudeausrüster und Anbieter für Technisches Facility Management. Mit mehr als 1200 Mitarbeitern aus zahlreichen Niederlassungen in ganz Deutschland gelingt es uns stets durch Fortschritt und Innovation weiterhin führend am...

  • Office Manager

    vor 3 Wochen

    Heidelberg, Deutschland GA-tec Vollzeit

    GA-tec Gebäude- und Anlagentechnik GmbH, ein Tochterunternehmen der Sodexo-Gruppe, ist einer der leistungsstärksten technischen Gebäudeausrüster und Anbieter für Technisches Facility Management. Mit mehr als 1200 Mitarbeitern aus zahlreichen Niederlassungen in ganz Deutschland gelingt es uns stets durch Fortschritt und Innovation weiterhin führend am...

  • Front Office Agent

    vor 3 Wochen

    Heidelberg, Deutschland Heidelberg Marriott Hotel Vollzeit

    **FRONT OFFICE AGENT (M/W/D)**: **FRONT OFFICE AGENT (M/W/D)** Heidelberg Marriott Hotel **Live Fully - Holen Sie das Beste aus sich heraus, gemeinsam mit uns!** - Als _**_Front Office Agent_**_ (m/w/d) sind Sie unverzichtbar für eine unvergessliche Guest Experience. Der erste Eindruck zählt und der erste Eindruck sind Sie! Sie sind der erste und der...

  • Front Office Agent

    vor 4 Wochen

    Heidelberg, Deutschland ATLANTIC Hotels Vollzeit

    Das neue ATLANTIC Hotel Heidelberg, das im März eröffnete, ist das erste Hotelhochhaus, das nach Passivhausstandards gebaut wird.  Direkt neben dem Bahnhof und gegenüber des Heidelberger Kongresszentrums, in Schrittweite zur Bahnstadt und mit direkter S-Bahn Verbindung in die Altstadt und zum Schloss bietet das Hotel-Hochhaus die perfekte...

  • Campus Librarian

    vor 1 Monat

    Heidelberg, Deutschland Schiller International University Vollzeit

    Your missionThe Campus Librarian's core responsibility is to provide information services and training to Schiller International University's faculty, staff, and students, with a particular focus on information literacy training. This encompasses delivering reference services, conducting bibliographic and electronic instruction, and actively promoting...

  • Campus Librarian

    vor 3 Wochen

    Heidelberg, Baden-Württemberg, Deutschland Schiller International University Vollzeit

    Your missionThe Campus Librarian's core responsibility is to provide information services and training to Schiller International University's faculty, staff, and students, with a particular focus on information literacy training. This encompasses delivering reference services, conducting bibliographic and electronic instruction, and actively promoting...

  • Dozent in Für Digitale Basiskompetenzen

    vor 4 Wochen

    Heidelberg, Deutschland USS GmbH Vollzeit

    Zur Erweiterung unseres Teams in **Heidelberg **suchen wir **zum 01.03.2024 **einen **Dozent*in für digitale Basiskompetenzen (m/w/d)** **Qualifikationen / Voraussetzungen**: - Sie besitzen eine abgeschlossene Berufsausbildung oder ein abgeschlossenes Hochschulstudium und sind mit aktuellen digitalen Trends in der Arbeitswelt vertraut. - Sie konnten...

  • Kfm. Mitarbeiter Zentrale/Post

    vor 3 Wochen

    Heidelberg, Deutschland Rhein-Neckar-Zeitung GmbH Vollzeit

    Die Rhein-Neckar-Zeitung GmbH ist eine große Tageszeitung in Nordbaden mit Hauptsitz in Heidelberg. Um unsere Position am Markt zu sichern und neue Potentiale zu erschließen suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt ein neues Teammitglied als für das Redaktionssekretariat der Stadtredaktion in Teilzeit (30-Stunden-Woche). Abgeschlossene...

  • Trainee Program Chaingers Operations and Supply

    Vor 5 Tagen

    Heidelberg, Deutschland Henkel Vollzeit

    Werde zum Gamechanger und gestalte deine Karriere aktiv mit. Entfalte deinen Unternehmergeist und erwecke deine Ideen in unserem globalen Team zum Leben! Unsere führenden Marken und Technologien bieten dir unzählige Möglichkeiten, deine Talente weiterzuentwickeln und immer wieder neue Wege zu gehen. Bei Henkel erwartet dich unsere lebendige Kultur des...

  • Sekretariat/assistenz (W/m/d)

    vor 4 Wochen

    Heidelberg, Deutschland Universität Heidelberg Vollzeit

    Am Philosophischen Seminar der Universität Heidelberg ist eine Stelle zur Unterstützung der vier Professuren als **Sekretariat/Assistenz (w/m/d)** idealerweise mit zwei Halbtagsbeschäftigten mit je 19,75 Wochenstunden zum 1. Juni 2023 unbefristet zu besetzen. **Ihre Aufgaben**: - Verantwortliche Leitung des Geschäftszimmers - Terminplanung,...

  • Kaufmännischer Mitarbeiter

    vor 2 Wochen

    Heidelberg, Deutschland Rhein-Neckar-Zeitung GmbH Vollzeit

    Die Rhein-Neckar-Zeitung GmbH ist eine große Tageszeitung in Nordbaden mit Hauptsitz in Heidelberg. Mit unserem Hauptverbreitungsgebiet in der Region Rhein-Neckar-Odenwald erreichen wir rund 200.000 Leser und mehrere Hunderttausend Digital-User. Um unsere Position am Markt zu sichern und neue Potentiale zu erschließen suchen wir zum nächstmöglichen...

  • Werkstudent / Studentische Hilfskraft

    vor 4 Wochen

    Heidelberg, Deutschland Klinik Sankt Elisabeth GmbH Vollzeit

    **Tätigkeiten**: - Erstellung von Präsentationen und Reportings - Organisation von Veranstaltungen - Protokollführung bei Meetings und Konferenzen - Postbearbeitung - Terminmanagement **Ihr Profil**: - Immatrikulierter Student (m/w/d) - Deutschkenntnisse C1/C2 - Sicherer Umgang mit MS-Office Programmen - Freude an der Organisation, Planung und der...

  • Wissenschaftliche Hilfskraft Klinische Studien

    vor 4 Wochen

    Heidelberg, Deutschland Universitätsklinikum Heidelberg Vollzeit

    Sie unterstützen das Studienteam bei der Wahrnehmung von diversen Aufgaben im Rahmen von klinischen Studien, u. a.: Mitarbeit an wissenschaftlichen Projekten im Rahmen der klinischen ForschungDatenerfassung, -eingabe und -auswertung in und von klinischen StudiendatenbankenDokumentation der Forschungsvorhaben in Exceltabellen inklusive Auswertung in Charts...

  • Business Travel Agent Vollzeit/teilzeit

    vor 4 Wochen

    Heidelberg, Deutschland Rhein Neckar Business Travel Lufthansa City Center Vollzeit

    Unser kleiner familiärer Firmendienst sucht ab Sofort Verstärkung. Die Kunden sind im KMU Segment und persönliche Beratung gewohnt, was es sehr angenehm macht mit diesen zu arbeiten. Das Büro liegt zentral in der Bergheimer Straße, nur 5 Minuten fußläufig zum HBF Heidelberg und hat alles was man braucht. Aufgaben Beratung und Buchung der Reisen...

  • Assistenz (W/m/d)

    Vor 4 Tagen

    Heidelberg, Deutschland Universität Heidelberg Vollzeit

    Die Universität Heidelberg ist eine Volluniversität mit ausgeprägter Forschungsorientierung und internationalem Anspruch. Mit rund 30.000 Studierenden und 8.400 Mitarbeiter innen, darunter zahlreiche Spitzenforscher innen, ist sie eine weltweit angesehene Institution, die zudem eine herausragende wirtschaftliche Bedeutung für die Metropolregion...

  • Teamassistenz / Fremdsprachenassistenz (M/w/d)

    vor 4 Wochen

    Heidelberg, Deutschland Deutsches Krebsforschungszentrum Vollzeit

    **Position**:Teamassistenz / Fremdsprachenassistenz (m/w/d)** **Abteilung**: DKFZ International PhD Program **Kennziffer**:2023-0280 Das Deutsche Krebsforschungszentrum ist das größte biomedizinische Forschungszentrum Deutschlands. Mit über 3.000 Beschäftigten betreiben wir ein umfangreiches wissenschaftliches Programm auf dem Gebiet der...

  • Beschäftigte∗r Im Verwaltungsdienst

    vor 4 Wochen

    Heidelberg, Deutschland Universität Heidelberg Vollzeit

    Im Dezernat 3 (Planung, Bau und Sicherheit) der Universitätsverwaltung ist ab sofort folgende Stelle unbefristet (in Teilzeit 80%) zu besetzen: **Beschäftigte r im Verwaltungsdienst (w/m/d)** **Ihre Aufgaben**: - Allgemeine Aufgaben im Sekretariats - bzw. Assistenzbereich zur Unterstützung der Leitungsfunktionen in einem Vorzimmerteam (u.a. Büro - und...