Personal Assistant to CEO

Contract Type: Part-time, permanent, 20 hours per week

Location: Dülmen, NRW, Germany.  Hybrid working - 1 day working from office and rest of the time working remotely (home office)

Salary: We have benchmarked a salary in the region of €40k-€50k (reduced pro rata for part time), dependant upon experience

The Role

We are looking for an experienced Personal Assistant to provide support (admin and financial) to an English CEO living in Germany, and running 2 businesses - a global software business (vable.com) and a wallpaper design business (miloladesign.com) as well as managing 4 children. 

To be successful you need to be fluent in English and German, have several years experience managing accounts for a small business, and several years as a personal assistant.   You will also need to have meticulous attention to detail, and excellent communication and time management skills.  You also love solving problems and are always looking for ways to improve efficiency.  

Key responsibilities will include, but are not limited to:

Personal Administration

• Managing all admin matters (eg household bills, insurance, correspondence with tax authorities).
• Calendar, email inbox and file management.  
• Liaising with Tax Authorities / Advisors and ensuring timely filings
• Booking travel for the family
• Ad hoc projects, eg applying for a UK Passport for a child
• Other matters relating to children’s education, health, travel etc. 

Financial Management

• Bank reconciliations
• VAT Filings - Germany and UK
• Produce monthly management reports
• Managing Accounts Payable and Accounts Receivables
• Liaising with tax advisors and ensuring timely filings 

We would love to hear from you if you have the criteria below:

• Minimum of 2 years of experience in finance and accounting roles, preferably within a fast-paced environment.
• Minimum of 2 years experience as a PA, including experience in operations and project management
• Strong understanding of financial principles, accounting standards, and financial regulations.
• Proficiency in cloud based financial software and tools.
• Proficiency in cloud based communication, project management and collaboration tools (eg slack, monday.com and gmail)
• Excellent analytical and problem-solving skills
• Meticulous attention to detail. 
• Strong organisational and time management skills, with the ability to manage multiple priorities and meet deadlines.
• Excellent communication and interpersonal skills.
• Fluency in English and German
• The right to live and work within Germany.

✅Why work for us? 

• We encourage constant learning 
• We encourage creativity and like new ideas. We embrace people who have different opinions, perspectives and personalities and concentrate on the cultural add not fit
• You will receive a MacBook, and other required technical equipment when you join
• 30 days of paid leave a year (reduced pro rata for working part time)

❌Why it may not be for you.

• We operate in a fast paced environment, juggling many balls at the same time.  If you don’t like a bit of chaos then this role may not be for you. 
• The role is quite generalist and you will be expected to do areas that you perhaps don’t like or feel is not your job.  If this isn’t you, best not apply.  
• Everyone has the opportunity to query, ask questions, have new ideas and we will give you our opinion. We operate on continuous feedback and recognition.  This isn’t for everyone and if this makes you uncomfortable or it’s not your thing, probably not a good fit for either of us.
• We have set behaviours and values that everyone is expected to adhere to and regardless of working remotely we dress appropriately for meetings and are professional in calls.

How to apply

If you are an organisational talent with strong accounting skills and enjoy supporting a creative couple in both their private and professional lives, we look forward to receiving your application

Interview Process

1. Test/Intro Call: You will carry out some tests and either meet Matthew or carry out a one way Video interview; you don't need to prepare anything in advance. 
2. Interview: If after the intro call, we’re both excited to proceed, you will be invited to a second stage interview with Matthew 
3. Final Interview: Will be face to face with Matthew at his home office in Duelmen. 

We record all of our video interviews, with your permission. 

We are an equal opportunity employer. All applicants will be considered for employment regardless of race, religion, sex, sexual orientation, gender identity, national origin or disability status.

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Deutsche Übersetzung

Vertragsart: Teilzeit, unbefristet, 20 Stunden pro Woche, vorbehaltlich einer 3-monatigen Probezeit

Standort: Dülmen, NRW, Deutschland. Ein Tag Arbeit in unserem Homeoffice und den Rest der Zeit Remote-Arbeit

Gehalt: Wir haben ein Gehalt in der Region von 34.000 € bis 50.000 € benchmarked (anteilig für Teilzeit reduziert), abhängig von der Erfahrung

Die Rolle

Wir suchen eine erfahrene Persönliche Assistentin / einen erfahrenen Persönlichen Assistenten, um Unterstützung (administrativ und finanziell) für einen englischen CEO zu leisten, der in Deutschland lebt und zwei Unternehmen führt – ein globales Softwareunternehmen (vable.com) und ein Tapetendesignunternehmen (miloladesign.com) – sowie vier Kinder zu betreuen.

Um erfolgreich zu sein, müssen Sie fließend Englisch und Deutsch sprechen, mehrere Jahre Erfahrung im Rechnungswesen für ein kleines Unternehmen und mehrere Jahre als Persönliche Assistentin / Persönlicher Assistent haben. Sie benötigen außerdem akribische Aufmerksamkeit für Details sowie hervorragende Kommunikations- und Zeitmanagementfähigkeiten. Sie lieben es auch, Probleme zu lösen und suchen ständig nach Wegen, die Effizienz zu verbessern.

Hauptaufgaben umfassen unter anderem:Persönliche Administration

• Verwaltung aller administrativen Angelegenheiten (z. B. Haushaltsrechnungen, Versicherungen, Korrespondenz mit Steuerbehörden)
• Kalender-, E-Mail-Posteingangs- und Datei-Management
• Zusammenarbeit mit Steuerbehörden/Beratern und Sicherstellung rechtzeitiger Einreichungen
• Buchung von Reisen für die Familie
• Ad-hoc-Projekte, z. B. Beantragung eines britischen Passes für ein Kind
• Andere Angelegenheiten im Zusammenhang mit der Bildung, Gesundheit und Reisen der Kinder

Finanzverwaltung

• Bankabstimmungen
• Umsatzsteueranmeldungen – Deutschland und UK
• Erstellung monatlicher Managementberichte
• Verwaltung von Verbindlichkeiten und Forderungen
• Zusammenarbeit mit Steuerberatern und Sicherstellung rechtzeitiger Einreichungen

Wir würden uns freuen, von Ihnen zu hören, wenn Sie die folgenden Kriterien erfüllen:

• Mindestens 2 Jahre Erfahrung in Finanz- und Rechnungswesen sowie 2 Jahre Erfahrung als Persönliche Assistentin / Persönlicher Assistent
• Kompetenz in cloudbasierter Finanzsoftware und -tools
• Kompetenz in cloudbasierter Kommunikations-, Projektmanagement- und Kollaborationssoftware (z. B. Slack, monday.com, Gmail, Google Docs)
• Hervorragende analytische und Problemlösungsfähigkeiten
• Hohes Maß an Integrität und Fähigkeit, mit sensiblen Informationen umzugehen
• Akribische Aufmerksamkeit für Details
• Starke Organisations- und Zeitmanagementfähigkeiten, mit der Fähigkeit, mehrere Prioritäten zu verwalten und Fristen einzuhalten
• Hervorragende Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten
• Hoher Grad an Eigeninitiative, Zuverlässigkeit und Flexibilität
• Fließend in Englisch und Deutsch auf Geschäftsniveau; andere Sprachkenntnisse sind von Vorteil
• Das Recht, in Deutschland zu leben und zu arbeiten

✅ Warum bei uns arbeiten?

• Wir fördern kontinuierliches Lernen
• Wir fördern Kreativität und mögen neue Ideen. Wir schätzen Menschen mit unterschiedlichen Meinungen, Perspektiven und Persönlichkeiten und konzentrieren uns auf den kulturellen Mehrwert, nicht die Passung.
• Sie erhalten ein MacBook und andere notwendige technische Ausrüstung, wenn Sie bei uns anfangen
• 30 Tage bezahlter Urlaub pro Jahr (anteilig für Teilzeitarbeit reduziert)

❌ Warum es vielleicht nichts für Sie ist.

• Wir arbeiten in einem schnelllebigen Umfeld und jonglieren viele Aufgaben gleichzeitig. Wenn Sie kein bisschen Chaos mögen, ist diese Rolle möglicherweise nicht für Sie geeignet.
• Die Rolle ist ziemlich generalistisch und Sie werden erwartet, Aufgaben zu übernehmen, die Ihnen vielleicht nicht gefallen oder die Sie nicht als Ihre Aufgabe sehen. Wenn das nicht Ihnen entspricht, bewerben Sie sich besser nicht.
• Jeder hat die Möglichkeit, Fragen zu stellen, neue Ideen einzubringen, und wir geben unsere Meinung dazu. Wir arbeiten mit kontinuierlichem Feedback und Anerkennung. Das ist nicht jedermanns Sache und wenn das Ihnen unangenehm ist oder nicht Ihr Ding ist, ist es wahrscheinlich nicht die beste Passung für uns beide.
• Wir haben festgelegte Verhaltensweisen und Werte, die jeder einhalten muss, und unabhängig von der Remote-Arbeit kleiden wir uns angemessen für Meetings und sind professionell in Gesprächen.

Bewerbung

Wenn Sie ein Organisationstalent mit starken Buchhaltungskenntnissen sind und es genießen, ein kreatives Paar sowohl in ihrem privaten als auch beruflichen Leben zu unterstützen, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung

Bewerbungsprozess

• Test/Einführungsgespräch: Sie führen einige Tests durch und treffen entweder Matthew oder führen ein einseitiges Video-Interview durch; Sie müssen nichts im Voraus vorbereiten.
• Interview: Wenn wir nach dem Einführungsgespräch beide begeistert sind, werden Sie zu einem zweiten Vorstellungsgespräch mit Matthew eingeladen.
• Abschlussgespräch: Das Abschlussgespräch findet persönlich mit Matthew in seinem Homeoffice in Dülmen statt.

Wir zeichnen alle unsere Videointerviews mit Ihrer Erlaubnis auf.

Wir sind ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit fördert. Alle Bewerbungen werden unabhängig von Rasse, Religion, Geschlecht, sexueller Orientierung, Geschlechtsidentität, nationaler Herkunft oder Behinderungsstatus berücksichtigt.

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