Assistenz der Geschäftsführung

Number

WEBDE

Job function

Admin/Office Support

Job type

Full-time

Location

München

Country

Germany

Werfen ist ein innovatives und wachsendes, privat geführtes Unternehmen, das 1966 in Barcelona, Spanien, gegründet wurde. Wir sind ein weltweit führender Anbieter von Spezialdiagnostika in den Bereichen Hämostasediagnostik, Acute Care Diagnostics, Transfusion, Autoimmundiagnostik und Transplantation. Durch unsere Geschäftssparte OEM (Original Equipment Manufacturer) befassen wir uns mit der Erforschung, Entwicklung und Herstellung maßgeschneiderter Tests und Biomaterialien. Derzeit sind wir in fast 30 Ländern direkt und in mehr als 100 Regionen über Vertriebspartner tätig. Unsere F&E- und Produktionszentren befinden sich in den USA und in Europa. Unsere Belegschaft umfasst mehr als 7.000 MitarbeiterInnen.

Zur Unterstützung der Geschäftsführung und Koordination diverser weiterer Themen suchen wir eine hochprofessionelle, diskrete und proaktive Persönliche Assistenz (m/w/d)

Strategische und administrative Unterstützung

• Umfassende Unterstützung der Geschäftsführung in allen organisatorischen und administrativen Belangen
• Sicherstellung eines effizienten Tagesablaufs durch professionelles Kalender- und Prioritätenmanagement
• Vorbereitung, Koordination und Nachbereitung von Meetings, Workshops und Geschäftsreisen
• Erstellung von Entscheidungsunterlagen, Präsentationen und Protokollen

Schnittstellen- und Kommunikationsmanagement

• Zentrale Ansprechperson für interne und externe Stakeholder in Deutschland & Österreich
• Koordination und Steuerung der Kommunikation zwischen Geschäftsführung, Führungskräften und internationalen Konzernfunktionen
• Sicherstellung eines professionellen und einheitlichen Informationsflusses innerhalb der Organisation

Projekt- und Prozessunterstützung

• Unterstützung bei bereichsübergreifenden Projekten, z. B. Organisationsentwicklung, Commercial Excellence, interne Events
• Inhaltliche Vorbereitung und strukturelle Organisation von Management-Meetings und Leadership-Formaten
• Übernahme eigener kleinerer Projekte (z. B. Prozessoptimierungen, interne Kommunikation)

Operatives Office-Management

• Verantwortung für Vertrags- und Dokumentenmanagement im Bereich der Geschäftsführung
• Terminkoordination, Fristenkontrolle und administrative Nachverfolgung
• Unterstützung in Budgetprozessen und Ausgabenmanagement der Geschäftsführung

Unterstützung im Bereich Qualitätsmanagement

• Unterstützung bei der Einhaltung von Vorgaben im Bereich Datenschutz, Compliance und Nachhaltigkeit sowie Kommunikation zu diesen Themen
• Unterstützung bei internen und externen Audits und Zertifizierungen
• Erstellung und Aktualisierung von Prozessdokumentationen und Betriebsanweisungen sowie Pflege des QM-Systems
• Monitoring von KPIs und Ableitung von Verbesserungsmaßnahmen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium, idealerweise im Bereich Office Management, Betriebswirtschaft oder vergleichbar
• Erfahrung in der Assistenz auf Geschäftsführungs-, Vorstands- oder Top-Management-Ebene
• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten, hohe Eigenständigkeit und professionelles Priorisierungsvermögen
• Sehr hohe Diskretion, Vertrauenswürdigkeit und Zuverlässigkeit
• Starke kommunikative Fähigkeiten und souveränes Auftreten gegenüber internen und externen Stakeholdern
• Versierter Umgang mit MS Office, modernen Collaboration-Tools und digitalen Arbeitsmethoden
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

• Eine zentrale Rolle im Managementteam einer innovativen, international eingebundenen Organisation
• Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung für Deutschland & Österreich
• Abwechslungsreiche Aufgaben mit hoher Eigenverantwortung
• Ein wertschätzendes Arbeitsumfeld und eine offene Unternehmenskultur
• Flexible Arbeitszeiten sowie Möglichkeit zu Mobilem Arbeiten
• 30 Tage Urlaub, Attraktive Vergütung und Sozialleistungen

Wenn Sie an dieser interessanten und abwechslungsreichen Aufgabe interessiert sind, nutzen Sie vorzugsweise bitte die Möglichkeit der Online-Bewerbung unter unter Angabe Ihrer Gehaltsvorstellung und Ihres frühestmöglichen Eintrittstermins. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung

Wir schätzen und würdigen die Vielfalt in unserer Belegschaft. Als Arbeitgeber fördern wir die Chancengleichheit zwischen Frauen und Männern.

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