Backoffice Manager/-in

Hamburg Hauptverwaltung

unbefristet

45.300 € €

Abgeschlossene Ausbildung

Vollzeit

Ihre Aufgaben

Als Backoffice-Manager/-in (m/w/d) für Veranstaltungen und Messen arbeiten Sie vorrangig im administrativen Bereich und sind für die Abwicklung von internen Prozessen zuständig und unterstützen uns bei der Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungen und Messen.

• Sie steuern und koordinieren die verantwortlichen Dienstleistungsunternehmen, welche die Materialen für Messen und Veranstaltungen vor Ort bereitstellen
• Anhand von festgelegten Kennzahlen erstellen Sie regelmäßig einen Controlling -Bericht zur Steuerung des Sachgebiets
• Sie unterstützen die Kolleginnen und Kollegen im Front-Office bei der Organisation von Veranstaltungen und Messen durch die Einholung von verschiedensten Angeboten (z.B. Catering, Technik) und wickeln die Rechnungen ab
• Weiter unterstützen Sie die Kolleginnen und Kollegen aus dem Front-Office durch die Erstellung von Feedbackbögen, die Hotelplanung sowie die Erstellung von Unterlagen für Teilnehmende
• Sie entwickeln Idee für kreative Giveaways, passend zur jeweiligen Veranstaltung und kaufen diese ein
• Für unsere dezentralen Standorte legen Sie in unserer Managementsoftware Veranstaltungen an und steuern die Kommunikation mit den Teilnehmenden

Mit diesem Profil sind Sie fit für die Aufgaben

• Erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung in einer dem Einsatzbereich entsprechenden Richtung, wie z.B. Büromanagement oder Groß- und Außenhandel oder ein gleichwertiger Abschluss nach Niveau 4 des Deutschen Qualifikationsrahmens
• Mehrjährige Erfahrung in der Organisation und Koordination von bürowirtschaftlichen Abläufen
• Mehrjährige Erfahrung in der Steuerung von kaufmännischen Vorgängen wie z.B. Rechnungen, der Auftragssteuerung und von Beschaffungsvorgängen, idealerweise mit Vergaben im öffentlichen Dienst
• Fundierte Kenntnisse in der Nutzung der Programme Excel, PowerPoint und Word sowie eine Affinität für neue Programme (z.B. zur Dokumentation oder Datenauswertung)
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (mindestens Niveaustufe C1 des Gemeinsamen europäischen Referenzrahmens für Sprachen)
• Kenntnisse im Entwerfen von Präsentationen und Entscheidungsgrundlagen sind von Vorteil, aber keine Bedingung

Wir bieten

• Gleitzeit, Teilzeit oder Homeoffice: Flexibles Arbeiten ist in vielen Varianten bei uns möglich
• Gönnen Sie sich mehr Erholungspausen mit 30 Tagen Urlaub plus 2 zusätzliche Tage am 24. und 31. Dezember + bis zu 5 zusätzliche Urlaubstage durch Umwandlung von Teilen des 13. Monatsgehalts
• Das macht uns aus: Zukunftssicherer Arbeitsplatz in einem Unternehmen, das Familienfreundlichkeit lebt.
• Unsere transparente Vergütung nach Tarif bietet Ihnen Sicherheit (E9a BG-AT inklusive 13. Monatsgehalt).
• Ihre Zukunft ist zusätzlich abgesichert mit unserer betrieblichen Altersvorsorge.
• Wir fördern Nachhaltigkeit mit einem Zuschuss zum DeutschlandJobTicket.
• Ihre persönlichen und fachlichen Kompetenzen werden durch unser umfangreiches Fort- und Weiterbildungsangebot gefördert.
• Bei Bedarf richten wir Ihren Arbeitsplatz nach Ihren speziellen Anforderungen ein und stellen sicher, dass er ergonomisch und barrierefrei ist.
• In allen Lebenslagen sind wir für Sie da: Professionelle und kostenlose Beratung durch unseren Servicepartner EAP (Employee Assistance Program).
• Profitieren Sie von attraktiven Rabatten für zahlreiche Produkte und Dienstleistungen wie Mode, Elektronik, Reisen, Unterhaltung, KFZ und vieles mehr.

Wir stehen für Chancengleichheit, Diversität und gelebte Inklusion. Aus diesem Grund möchten wir insbesondere Menschen mit Schwerbehinderungen dazu aufrufen, sich zu bewerben.

Für Fragen steht Ihnen Imke Leimitz, Leiterin Sachgebiet Veranstaltungen, Telefon , gern zur Verfügung.

Interessiert? Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung bis zum

Von A wie Architekturbüro bis Z wie Zeitarbeitsunternehmen – rund 1,8 Millionen Unternehmen aus mehr als 100 Branchen sind Mitglied der gesetzlichen Unfallversicherung VBG. Die VBG (Verwaltungs-Berufsgenossenschaft) steht ihren Mitgliedern in zwei wesentlichen Bereichen zur Seite: bei der Prävention von Arbeitsunfällen und Berufskrankheiten sowie bei der Unterstützung im Schadensfall. Die VBG kümmert sich darum, dass Versicherte bestmöglich wieder zurück in den Beruf und ihr soziales Leben finden. Über Voll)Beschäftigte an 17 Standorten arbeiten an dieser Aufgabe mit – werden Sie ein Teil davon.