Office Manager

Über T3 GmbH
Als Lösungsanbieter unterstützt T3 Unternehmen bei der Einführung intelligenter Informationsmanagement-Systeme im Bereich technische Produktinformation, eLearning und Wissensmanagement zum Aufbau Industrie 4.0-fähiger Smart Information & Learning Services für Kunden und Technische Serviceorganisationen.

Was bieten wir dir?

• Karriereentwicklung & WeiterbildungProfessionelles Onboarding durch persönliches Mentoring Kompetenz- und Wert-basiertes Karrieremodell mit klaren Karrierepfaden und Übernahme von mehr Verantwortung Externe und interne Weiterbildungen und individuelle Coachings
• Attraktive Vergütung & BoniWettbewerbsfähiges Grundgehalt Gehaltssteigerungen bei Erreichen von Meilensteinen Beteiligung am Unternehmenserfolg
• Work-Life-Balance & FlexibilitätFlexible, familienfreundliche Arbeitszeiten Individuelle Arbeitszeitmodelle, Workation, Sabbaticals Homeoffice-Möglichkeiten und -Ausstattung
• Unternehmenskultur & TeamspiritFlache Hierarchien, Vertrauenskultur und offene Kommunikation für ein wertschätzendes Miteinander "auf Augenhöhe Ein sympathisches Team, das sich gegenseitig unterstützt und gerne miteinander Zeit verbringt Eine flexible, top-moderne Arbeitswelt, die den Menschen und das Zusammenwirken in agilen Projekten in den Mittelpunkt stellt Kaffee & Tee, Getränke, frisches Obst, Snacks etc. for free
• Gesundheits- & ZusatzleistungenBetriebliche Altersvorsorge und Versicherungen Vergünstigungen wie z.B. Mobility Package, Fitnessstudio, Kindergartenzuschuss Verschiedene Werte- und Gesundheitsinitiativen zum Mitmachen und Mitgestalten
• Global Player & ImpactProjekte mit hoher strategischer Relevanz an vorderster Front von KI und Digitalisierung Arbeiten mit Top-Kunden aus der Industrie Möglichkeit, spezifische Kompetenzfelder in Netzwerken, Gremien und Fachkongressen zu vertreten

Was erwartet dich?

• Kommunikation & Büroorganisation

• Zentraler Ansprechpartner für interne Teammitglieder, Kunden, Partner und Dienstleister

• Sicherstellen eines einladenden Büros und effizienter Büroabläufe
• Organisation und Pflege von Dokumenten und Ablagesystemen
• Verwaltung von Bürobedarf, Verträgen und Dienstleistern

• Allgemeine Büro- und Sekretariatsaufgaben

• Personal & Lohn

• Personaladministration und Unterstützung bei administrativen Themen

• Vorbereitung von Gehaltsabrechnungen
• Vorbereitung von Feedback- und Orientierungsgesprächen
• Unterstützung beim Bewerbermanagement
• Verwaltung von Zeitkonten, Urlaubs- und Krankmeldungen
• Betreuung neuer Teammitglieder (Onboarding, Vertragsverwaltung)

• Förderung eines positiven Arbeitsumfelds durch interne Initiativen

• Finanzbuchhaltung & Rechnungswesen

• Bearbeitung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen

• Verwaltung der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung einschl. Belegerfassung und Kontierung
• Vorbereitung der Finanzbuchhaltung für den Steuerberater
• Unterstützung bei der Erstellung von Monats- und Jahresabschlüssen

• Erstellung von Finanzauswertungen und Reportings

• Veranstaltungen & Events

• Unterstützung bei der Organisation von internen & externen Events und Messen

• Organisation von Reisen und Reisekostenabrechnungen

Was solltest du mitbringen?

• Dein fachlicher Hintergrund

• Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit Zusatzqualifikationen in der Finanzbuchhaltung, ein Studium im Bereich Betriebswirtschaft, Rechnungswesen oder Office Management, oder eine vergleichbare Qualifikation

• Du hast mind. 5 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position in einem mittelständischen Dienstleistungsunternehmen
• Du hast praktische Erfahrung in der Lohnvorbereitung und Personalverwaltung und bist mit allen rechtlichen und administrativen Anforderungen bestens vertraut
• Du verfügst über solide praktische Kenntnisse im Bereich Debitoren-/Kreditoren-Buchhaltung, im Rechnungswesen und in der Auftragsabwicklung
• Du hast ein gutes Grundwissen im Arbeitsrecht, Steuerrecht und Datenschutz (DSGVO) Die Aufgaben und Abläufe im Office- und Eventmanagement sind dir bestens vertraut Buchhaltungssoftware, bevorzugt DATEV / Unternehmen Online, wendest du souverän an
• Du bist vertraut mit ERP-Systemen, Controlling- und Projektmanagement-Tools
• Die gängigen MS Office-Anwendungen Word, Teams, PPT, 360° beherrschst du sicher
• Du punktest mit ausgezeichneten Excel-Kenntnissen und lässt dich auch von großen Pivot-Tabellen nicht schrecken

• Du hast ausgezeichnete Deutschkenntnisse in Wort und Schrift und deine Englischkenntnisse sind auf gutem C2-Level

• Über dich

• Deine Arbeitsweise ist sehr strukturiert und du organisierst & priorisierst selbständig die vielfältigen Aufgaben deines Jobs

• Du besitzt die Fähigkeit, mehrere Aufgabenbereiche gleichzeitig zu managen und bleibst auch in stressigen Situationen belastbar
• Du übernimmst Verantwortung, schaffst Verbindlichkeit in Absprachen und deine Haltung ist durchgängig kunden- und lösungsorientiert
• Du bist ein kommunikationsstarker Teamplayer, dein Umgang mit Mitarbeitern, Kunden und Dienstleistern ist jederzeit sicher, professionell und empathisch
• Du arbeitest gerne mit Zahlen und bist es gewohnt, im Detail exakt und zugleich effizient zu arbeiten - auch bei langwierigen Routineaufgaben
• Du strahlst Souveränität, Organisationstalent und Freundlichkeit aus und bist die ruhige Kraft, die unser Büro zusammenhält

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Workwise
ist eine Bewerbung für diesen Job
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