Teamassistenz (m/w/d) für die Abteilungen Virus Genomik und Emerging Viruses

Teamassistenz (m/w/d) für die Abteilungen Virus Genomik und Emerging Viruses
Leibniz-Institut für Virologie (LIV), Hamburg

Das Leibniz-Institut für Virologie (LIV) ist eine selbständige Forschungseinrichtung für biomedizinische Grundlagenforschung und nimmt als Stiftung bürgerlichen Rechts und Mitglied der Leibniz-Gemeinschaft national und international eine Spitzenstellung ein.

Wir suchen für die Abteilungen Virus Genomik und Emerging Viruses zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine motivationsstarke, service- und teamorientierte

Teamassistenz in Vollzeit oder in Teilzeit (m/ w/ d)

Die Position kann entweder in Vollzeit als gemeinsame Assistenz der Abteilungen Virus Genomik und Emerging Viruses oder in Teilzeit in einer der beiden Abteilungen besetzt werden.

Ihre Aufgaben

• Eigenständige Organisation und Leitung des Sekretariats
• Erstellung, Bearbeitung und strukturierte Ablage von Dokumenten
• Koordination von Bestellungen und Beschaffungsprozessen
• Professionelle Abwicklung der internen und externen Korrespondenz (deutsch und englisch)
• Vorbereitung, Protokollierung und Nachbereitung von Sitzungen
• Effizientes Termin- und Berichtswesen
• Unterstützung im Personalmanagement (z. B. Vorbereitung von Einstellungsunterlagen, Organisation von Auswahlgesprächen)
• Planung und Organisation von Besprechungen, Seminaren, Lehrveranstaltungen und Events
• Organisation, Buchung und Abrechnung von Dienstreisen sowie Betreuung von Mitarbeitenden und Gästen
• Pflege und Aktualisierung von Publikations- und Vortragslisten
• Verwaltung von Urlaubsanträgen und Krankmeldungen
• Aktualisierung und Pflege von Telefon- und Adressverzeichnissen

Das erwarten wir von Ihnen

• Bewerber*innen mit einer abgeschlossenen kaufmännischen Ausbildung und qualifizierten Weiterbildungen oder abgeschlossener Ausbildung zur/zum Sekretär*in oder als Fremdsprachen‐ /Europasekretär*in mit mehrjähriger Berufspraxis (gern wissenschaftlich / medizinisch)
• Sichere Englisch‐Kenntnisse in Wort und Schrift
• Hohes Maß an Selbständigkeit und Verantwortungsbewusstsein
• Gute kommunikative Fähigkeiten
• Sicheres, kompetentes Auftreten
• Team‐ und Kommunikationsfähigkeit
• Ein hohes Maß an Flexibilität
• Sichere EDV‐Kenntnisse, schwerpunktmäßig Microsoft Office
• Von Vorteil sind Kenntnisse und Erfahrungen in der universitären Verwaltung

Das bieten wir Ihnen

• Spannende Tätigkeit an einem Institut der Leibniz-Gemeinschaft
• Zusammenarbeit mit einem hoch motivierten Team und in einem internationalen Umfeld
• Vergütung nach EG 8 TV-AVH (vergleichbar TVöD) inklusive betrieblicher Altersvorsorge
• 30 Tage Urlaub im Jahr
• Weiterbildungsmöglichkeiten inkl. bezuschusster Englisch- und Deutschkurse am Institut
• Zuschuss zur außerplanmäßigen Kinderbetreuung
• Angebote zur Gesundheitsprävention am Institut (in Zusammenarbeit mit voiio GmbH)
• Flexible und familienfreundliche Arbeitszeiten
• Zuschuss zum HVV Deutschlandticket
• Zuschuss zur Kantinennutzung

Die Stelle ist zunächst befristet für 2 Jahre zu besetzen. Die Stelle ist Vollzeit- (50% Teilung zwischen zwei Abteilungen) oder Teilzeitgeeignet.

Das LIV ist mit dem Total Equality-Prädikat zertifiziert und fördert Vereinbarkeit von Familie und Beruf sowie die berufliche Gleichstellung von Frauen und Männern. Männer werden deshalb besonders ermutigt, sich zu bewerben. Schwerbehinderte werden bei sonst gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt berücksichtigt.

Wir freuen uns auf Ihre vollständigen und aussagefähigen Bewerbungsunterlagen unter Angabe Ihres frühestmöglichen Eintrittstermins über unser Bewerbungsformular.

Bis zur Besetzung der Stelle können auch später eingehende Bewerbungen berücksichtigt werden.

Kontakt:

Bei fachlichen Fragen wenden Sie sich bitte an die Forschungsgruppenleiter (stephanie.- und adam.grundhoffleibniz-). Rückfragen zum Bewerbungsprozess beantwortet Ihnen gerne unsere Personalabteilung (jobsleibniz-).

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