Project Management

Job Summary:

The Project Management & Business Development Executive plays a dual role — managing event and exhibition projects from concept to completion, while driving business growth through client acquisition and relationship management. This position requires strong organizational, communication, and client-servicing skills, with the ability to coordinate between internal teams (design, production, logistics) and external stakeholders to deliver high-quality brand experiences.

Key Responsibilities:

Project Management

• Manage event and exhibition projects from proposal to execution, ensuring timely delivery within budget and quality standards.
• Liaise with clients to understand project objectives, design requirements, and branding expectations.
• Coordinate closely with internal teams (Design, Production, Procurement) to ensure smooth workflow.
• Monitor project timelines, budgets, and vendor deliverables to ensure successful completion.
• Conduct on-site supervision during setup and dismantling phases when required.

Business Development

• Identify new business opportunities in exhibitions, events, retail displays, and brand activation projects.
• Prepare proposals, quotations, and presentations for potential clients.
• Build and maintain strong relationships with new and existing clients to ensure repeat business.
• Conduct market research to identify trends, competitors, and potential leads.
• Work with management to develop strategies for expanding market reach and improving client engagement.

Client Servicing & Communication

• Act as the main point of contact for clients throughout the project life cycle.
• Provide timely updates, resolve issues, and ensure client satisfaction.
• Gather feedback post-event to improve service quality and identify future opportunities.

Reporting & Administration

• Maintain accurate project records, costing reports, and documentation.
• Prepare weekly progress reports and business development updates for management.
• Support marketing and promotional activities, including participation in trade shows or networking events.

Requirements:

Education & Experience

• Diploma or Degree in Business Administration, Marketing, Project Management, or related field.
• 2–4 years of experience in project coordination, event management, or business development (preferably in exhibitions or creative agencies).

Skills & Competencies

• Strong project coordination, planning, and client management skills.
• Excellent communication and presentation abilities.
• Proficient in Microsoft Office and familiar with project management tools.
• Knowledge of design or production processes in events/exhibitions is an added advantage.
• Fluent in English.

German translation:

Stellenbeschreibung: Project Management & Business Development ExecutiveAufgabenprofil:

Der*die Project Management & Business Development Executive übernimmt eine doppelte Rolle – die Leitung von Event- und Messeprojekten von der Konzeptphase bis zur Umsetzung sowie die Förderung des Unternehmenswachstums durch Kundenakquise und Beziehungsmanagement.

Diese Position erfordert ausgeprägte organisatorische, kommunikative und kundenorientierte Fähigkeiten sowie die Fähigkeit, zwischen internen Teams (Design, Produktion, Logistik) und externen Partnern zu koordinieren, um hochwertige Markenauftritte zu gewährleisten.

Hauptaufgaben:Projektmanagement

• Planung und Durchführung von Event- und Messeprojekten von der Angebotsphase bis zur Umsetzung unter Einhaltung von Zeit-, Budget- und Qualitätsvorgaben.
• Enge Abstimmung mit Kund*innen, um Projektziele, Designanforderungen und Markenerwartungen zu verstehen.
• Koordination mit internen Teams (Design, Produktion, Einkauf) für einen reibungslosen Projektablauf.
• Überwachung von Projektzeitplänen, Budgets und Lieferantenleistungen, um eine erfolgreiche Umsetzung sicherzustellen.
• Vor-Ort-Betreuung während des Auf- und Abbaus, wenn erforderlich.

Business Development

• Identifizierung neuer Geschäftsmöglichkeiten im Bereich Messen, Events, Retail-Displays und Markenaktivierungen.
• Erstellung von Angeboten, Präsentationen und Kostenvoranschlägen für potenzielle Kund*innen.
• Aufbau und Pflege langfristiger Beziehungen zu neuen und bestehenden Kund*innen zur Sicherung von Folgeaufträgen.
• Durchführung von Marktanalysen zur Identifizierung von Trends, Wettbewerbern und potenziellen Leads.
• Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung zur Entwicklung von Strategien zur Markterweiterung und Steigerung der Kundenbindung.

Kundenbetreuung & Kommunikation

• Hauptansprechpartnerin für Kundinnen während des gesamten Projektzyklus.
• Regelmäßige Projektupdates, Problemlösungen und Sicherstellung der Kundenzufriedenheit.
• Einholung von Feedback nach Veranstaltungen zur Verbesserung der Servicequalität und zur Erkennung neuer Chancen.

Reporting & Administration

• Pflege genauer Projektdaten, Kostenberichte und Dokumentationen.
• Erstellung wöchentlicher Fortschrittsberichte und Business-Development-Updates für das Management.
• Unterstützung bei Marketing- und Werbeaktivitäten, einschließlich Teilnahme an Messen und Networking-Events.

Anforderungen:Ausbildung & Berufserfahrung

• Abgeschlossenes Studium oder Diplom in Betriebswirtschaft, Marketing, Projektmanagement oder einem verwandten Bereich.
• 2–4 Jahre Berufserfahrung in Projektkoordination, Eventmanagement oder Business Development (idealerweise im Messe- oder Kreativsektor).

Fachliche & Persönliche Kompetenzen

• Starke Fähigkeiten in Projektkoordination, Planung und Kundenmanagement.
• Hervorragende Kommunikations- und Präsentationsfähigkeiten.
• Sicherer Umgang mit Microsoft Office und gängigen Projektmanagement-Tools.
• Kenntnisse der Design- oder Produktionsprozesse im Event- und Messebereich sind von Vorteil.
• Sehr gute Englischkenntnisse (weitere Sprachen von Vorteil).

Art der Stelle: Vollzeit

Gehalt: 3.500,00€ ,00€ pro Monat

Arbeitsort: Homeoffice