Sachbearbeiterin / Teamassistenz für die Institutsbetreuung

Vor 4 Tagen

Munich, Bayern, Deutschland Generalverwaltung der Max-Planck-Gesellschaft München Vollzeit 42.000 € - 72.000 € pro Jahr

Die Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e. V. (MPG) ist eine von Bund und Ländern finanzierte Selbstverwaltungsorganisation der Wissenschaft. Sie betreibt in gegenwärtig 84 Instituten und Forschungsstellen im In- und Ausland Grundlagenforschung auf natur- und geisteswissenschaftlichen Gebieten und ist damit eine der international führenden Forschungseinrichtungen mit zahlreichen Nobelpreisträger*innen in ihren Reihen.

Die Generalverwaltung der MPG sucht für ihre
Abteilung Institute
zum nächstmöglichen Zeitpunkt befristet auf zwei Jahre für 39 Stunden pro Woche eine*n

**Sachbearbeiter*in / Teamassistenz für die Institutsbetreuung

(Kennziffer 152/25)
Ihre Aufgaben werden sein**

  • Sie unterstützen gemeinsam mit zwei Kolleg*innen ein Team aus ca. 20 Institutsbetreuer*innen (IBs) in der Generalverwaltung (GV) der MPG in München.
  • Sie übernehmen redaktionelle Beiträge bei der Erstellung von Unterlagen für Berufungs­gespräche, Institutsbesuche, Gremiensitzungen etc. in der Zuständigkeit der IB.
  • Sie sind verantwortlich für die Dokumentation von Besprechungsergebnissen und für das Monitoring sämtlicher relevanter Prozesse und Fristen in der Zuständigkeit der IB.
  • Sie sorgen für die termingerechte Bereitstellung sämtlicher IB-Unterlagen für die MPG-Leitung.
  • Sie entwickeln Vorschläge zur Optimierung der Büro- und Prozessabläufe im IB-Bereich und in der Abteilung gemeinsam mit Ihren Kolleg*innen.
  • Sie koordinieren administrative Projekte und Veranstaltungen in der Zuständigkeit der IB und der Abteilung.
  • Planung und Buchung von Dienstreisen unter Berücksichtigung des Bundesreisekostengesetzes (BRKG) mit Nutzung der MPG Online-Buchungsmaschine (Cytric) zur sicheren und kosteneffizienten Reiseabwicklung.
  • Erfassung, Dokumentation und Abrechnung von Reisekosten gemäß den gesetzlichen Vorgaben des BRKG.
  • Sie übernehmen alle Aufgaben, die zu einem modernen Büromanagement gehören.

Was Sie mitbringen

  • Abgeschlossene Berufsausbildung zur*m Kauffrau*mann für Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikationen
  • Berufserfahrung in einer ähnlichen Position, idealerweise im wissenschaftlichen Umfeld
  • Erfahrung im Umgang mit KI-Anwendungen oder die Bereitschaft, sich in entsprechende Systeme einzuarbeiten
  • Sicherer Umgang mit Microsoft-Office-Anwendungen
  • Selbstständige, strukturierte Arbeitsweise mit ausgeprägter Priorisierungsfähigkeit und hervorragendem Organisationstalent
  • Starke Teamorientierung sowie überzeugende Kommunikationsfähigkeiten
  • Fließende Deutsch- als auch Englischkenntnisse (mindestens B2-Niveau) in Wort und Schrift

Das bieten wir Ihnen
Im Rahmen eines befristeten Arbeitsverhältnisses für zwei Jahre bieten wir Ihnen je nach Qualifikation und Berufserfahrung eine Bezahlung bis Entgeltgruppe 9a TVöD (Bund) sowie verschiedene Sozialleistungen. Unverbindliche Informationen zum Gehalt finden Sie in der Entgelttabelle des öffentlichen Dienstes (TVöD Bund). Ihr Arbeitsplatz liegt in der Stadtmitte Münchens und ist gut mit öffentlichen Verkehrsmitteln zu erreichen. In der Nähe des Dienstgebäudes sind Betreuungsmöglichkeiten für Kinder im Alter von 6 Monaten bis 3 Jahren vorhanden.

Was Sie von uns erwarten können

  • Wir unterstützen Sie bei der Vereinbarkeit von Beruf und Familie durch flexible Arbeitszeitmodelle
  • Wir fördern Ihre persönliche Entwicklung durch vielfältige individuelle Weiterbildungsmaßnahmen und bieten Ihnen ein umfangreiches Angebot zur Gesundheitsförderung sowie eine betriebliche Altersvorsorge
  • Wir bieten vergünstigte Jobtickets zur Nutzung des öffentlichen Personennahverkehrs
  • Daneben werden die üblichen Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes (Bund) gewährt
  • Wir bieten die Möglichkeit des mobilen Arbeitens

Die Max-Planck-Gesellschaft hat sich zum Ziel gesetzt, mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Bewerbungen Schwerbehinderter sind ausdrücklich erwünscht.

Die Max-Planck-Gesellschaft strebt nach Geschlechtergerechtigkeit und Vielfalt. Wir freuen uns über Bewerber*innen jeglichen Hintergrunds.

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns auf Ihre vollständige

Online-Bewerbung

(
Kennziffer 152/25
) unter:

Bewerbungsfrist: 6. Januar 2026
MAX-PLANCK-GESELLSCHAFT

zur Förderung der Wissenschaften e. V.

Generalverwaltung München

Abteilung Personal und Personalrecht

  • Seminarmanager / Training Coordinator (m/w/d)

    vor 2 Wochen

    Munich, Bayern, Deutschland MANAGER INSTITUT Bildung für die Wirtschaft GmbH Vollzeit 50.000 € - 60.000 € pro Jahr

    Willkommen in einer Rolle mit Verantwortung und WirkungWir suchen eine Persönlichkeit, die Verantwortung übernimmt, klar kommuniziert und Freude daran hat, Abläufe aktiv zu gestalten. Als eines der ersten Weiterbildungsunternehmen mit konsequent digitalisierten Prozessen und KI-gestützten Abläufen bieten wir ein modernes Umfeld, in dem Leistung zählt...

  • Seminarmanager / Training Coordinator (m/w/d)

    vor 2 Wochen

    Munich, Bayern, Deutschland MANAGER INSTITUT Bildung für die Wirtschaft GmbH Vollzeit 40.000 € - 60.000 € pro Jahr

    Wir suchen eine Persönlichkeit, die Verantwortung übernimmt, klar kommuniziert und Freude daran hat, Abläufe aktiv zu gestalten. Als eines der ersten Weiterbildungsunternehmen mit konsequent digitalisierten Prozessen und KI-gestützten Abläufen bieten wir dir ein modernes Umfeld, in dem Leistung zählt und eigene Ideen willkommen sind.Als etablierter...

  • Sachbearbeiterin / Teamassistenz (M/w/d)

    vor 1 Woche

    Munich, Deutschland AvJS Personal auf Zeit GmbH Vollzeit

    **WERDEN AUCH SIE EIN PERSONAL PROFILER!**: Die AvJS Personal auf Zeit GmbH ist der Spezialist für technisch-gewerbliches Personal und dies bereits seit 40 Jahren. Als** **DIE PERSONAL PROFILER verstehen wir uns als Spezialisten des modernen Personalmanagements mit ausgeprägter Marketing - und Personalmanagementkompetenz. Sie sind ein Organisationstalent?...

  • Sachbearbeiter*in / Teamassistenz für die Institutsbetreuung

    Vor 5 Tagen

    Munich, Deutschland Generalverwaltung der Max-Planck-Gesellschaft Vollzeit

    Ihre Aufgaben werden sein Sie unterstützen gemeinsam mit zwei Kolleg*innen ein Team aus ca. 20 Institutsbetreuer*innen (IBs) in der Generalverwaltung (GV) der MPG in München. Sie übernehmen redaktionelle Beiträge bei der Erstellung von Unterlagen für Berufungs­gespräche, Institutsbesuche, Gremiensitzungen etc. in der Zuständigkeit der IB. Sie sind...

  • Büroassistenz/ Teamassistenz

    Vor 6 Tagen

    Munich, Deutschland Die EUROPAMUSICALE Veranstaltungs GmbH Vollzeit

    Zur Verstärkung unserer Abteilung Organisationsentwicklung suchen wir Sie als **Büroassistenz/ Teamassistenz (m/w/d)** für Kulturunternehmen in München (Teilzeit) Die EUROPAMUSICALE Veranstaltungs GmbH fördert sehr mehr als 30 Jahren den interkulturellen Dialog der europäischen Nationen durch die Musik. Mit zahlreichen Projekten im In - und Ausland -...

  • Teamassistenz (M/w/d) Der Projektleitung

    Vor 6 Tagen

    Munich, Deutschland KDS Services für Gesundheit und Pflege Vollzeit

    Zur Unterstützung unseres Teams in **München **suchen wir Sie als Teamassistenz (m/w/d) der Projektleitung EINSATZORT: MÜNCHEN **Ihre Chance**: - **Wechselprämie**: - Interessante anspruchsvolle Festanstellung in Vollzeit mit geregelten Arbeitszeiten - Einsatzort Stuttgart, München oder Oberallgäu möglich - Personalförderung durch externe...

  • Teamassistenz

    vor 2 Wochen

    Munich, Deutschland RS Ingenieure Gesellschaft für technische Gebäudeausrüstung mbH Vollzeit

    **RS Ingenieure **Gesellschaft für technische Gebäudeausrüstung mbH Geisenhausenerstr. 11a Rgb. | 81379 München | Tel. 089-75 9001 600 **Teamassistenz (m/w/d)** - Sie sind ein Organisationstalent mit Überblick und wollen durch Ihre Unterstützung zukunftsweisende Projekte aktiv mitgestalten?*** **Dann freuen wir uns, Sie in einem persönlichen...

  • Teamassistenz (W/m/d)

    vor 2 Wochen

    Munich, Deutschland Bayerisches Staatsministerium der Finanzen und für Heimat Vollzeit

    Das Bayerische Staatsministerium der Finanzen und für Heimat ist eine oberste Dienstbehörde des Freistaates Bayern mit Sitz in München und weiterem Sitz in Nürnberg. In seinem Geschäftsbereich sind ca. 31.300 Personen beschäftigt. Neben den Themen Haushalt und Steuern ist es unter anderem auch zuständig für das öffentliche Dienstrecht, den...

  • Teamassistenz (M/w/d) - Personalvermittlung

    vor 2 Wochen

    Munich, Deutschland Gesellschaft für personale und soziale Dienste (gps) mbH Vollzeit

    Wir sind ein Unternehmen des Bildungswerks der Bayerischen Wirtschaft, ein renommierter Arbeitgeber mit über 40 Jahren Erfahrung im Bildungs - und Dienstleistungsbereich. In der gps München ist ab sofort die Stelle als Teamassistenz (m/w/d) per Personalvermittlung in Voll - oder Teilzeit mit Arbeitsort in München zu besetzen. Aufgaben - Bearbeitung des...

  • Teamassistenz Für Die Hausverwaltung

    vor 1 Woche

    Munich, Deutschland ISG Immobilien Service GmbH + Co. für Wohn- und Geschäftsraum Vollzeit

    **Stellenbeschreibung** Die Lauer Immobiliengruppe gehört zu den führenden Immobilienanbietern in der Region Nürnberg und Fürth. Mit einem ausgeprägten Gespür für die Bedürfnisse der Nutzer planen, realisieren und revitalisieren wir, gemeinsam mit unserem engagierten Team, Gewerbeparks, Büro - und Wohnkomplexe sowie Altbauten von historischem...

  • Teamassistenz/Kaufmann für Büromanagement

    vor 3 Wochen

    Munich, Deutschland Bayerische Akademie für Verwaltungs-Management GmbH Vollzeit

    Die Bayerische Akademie für Verwaltungs-Management GmbH ist ein Bildungsinstitut, das auf die praxisnahe Qualifizierung und Beratung von Führungskräften und Organisationen in der öffentlichen Verwaltung spezialisiert ist. Wir suchen ein Organisationstalent für unser Beratungsteam TEAMASSISTENZ/KAUFMANN FÜR BÜROMANAGEMENT (M/W/D) (München-West, Voll-...

  • Teamassistenz (M/w/d) (Vollzeit)

    vor 1 Woche

    Munich, Deutschland Max-Planck-Institut für Quantenoptik Vollzeit

    Die Position ist zunächst befristet bis zum 30.09.2026. Das Munich Quantum Valley () fördert die Quantenwissenschaften und Quantentechnologien in Bayern mit dem primären Ziel, wettbewerbsfähige Quantencomputer zu entwickeln und zu betreiben. Es verbindet Forschung, Industrie, Forschungsförderung und die Öffentlichkeit: Das Munich Quantum Valley...