Persönliche Assistenz der Geschäftsführung

vor 9 Stunden

Öhringen, Deutschland ASDent Abrechnungsservice Vollzeit 30.000 € - 60.000 € pro Jahr

Persönliche Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

  • Teilzeit: ca. 20 Std./Woche
  • Arbeitszeit: überwiegend vormittags
  • Arbeitsort: vor Ort im Büro, Austr. 17, Öhringen
  • Telefon: selten (keine dauerhafte Telefonzentrale)

Als persönliche Assistenz arbeitest du direkt für die Geschäftsführung und hältst den administrativen Alltag sauber am Laufen. Deine Stärke: du strukturierst, priorisierst, setzt zuverlässig um – und du behältst auch bei wechselnden Aufgaben den Überblick. Gelegentlich fallen auch private Orga-Themen an (nicht als Standard) – Diskretion ist daher Pflicht.

Aufgabenbereiche
  • E-Mail- & Kalendermanagement: Postfach vorsortieren, priorisieren, nach Vorgaben antworten, Termine koordinieren, Wiedervorlagen nachhalten
  • Organisation & Office: Dokumente/Listen erstellen und pflegen, Ablage strukturieren (z. B. in Nextcloud), klassische Büroaufgaben
  • Recherche & Zuarbeit: Informationen beschaffen, Angebote vergleichen, Ergebnisse kurz und klar zusammenfassen
  • WordPress: Inhalte einpflegen, kleine Änderungen/Updates nach Checkliste (Learning by Doing möglich)
  • Rechnungen & Administration: Rechnungen schreiben/versenden, Zahlungseingänge im Blick behalten, einfache vorbereitende Tätigkeiten (z. B. Belege/Zuordnung)
  • Verträge vorbereiten: Kunden- und Arbeitsverträge auf Basis vorhandener Vorlagen anpassen (Daten, Bausteine, Versionen, Ablage)
  • Reise-/Urlaubsplanung: beruflich, gelegentlich auch privat
Was wir dir bieten
  • Teilzeitstelle mit Schwerpunkt vormittags
  • Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung, kurze Entscheidungswege
  • Klare Tools/Checklisten statt Chaos, saubere Einarbeitung

  • Abwechslungsreiche Aufgaben mit viel Eigenverantwortung

  • Sehr sichere PC- und Office-Kenntnisse

  • Strukturierte, zuverlässige Arbeitsweise, gutes Priorisieren
  • Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
  • Diskretion und professioneller Umgang mit vertraulichen Themen
  • Interesse, dich in Tools wie WordPress, Lexoffice, Nextcloud einzuarbeiten (wenn noch nicht vorhanden)
  • Erfahrung als Assistenz/Office-Management ist ein Plus, aber kein Muss (auch Quereinsteiger möglich, wenn fit am PC)

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