Executive Assistant

Die Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e. V. (MPG) ist eine von Bund und Ländern finanzierte Selbstverwaltungsorganisation der Wissenschaft. Sie betreibt in gegenwärtig 84 Instituten und Forschungsstellen im In- und Ausland Grundlagenforschung auf natur- und geisteswissenschaftlichen Gebieten und ist damit eine der international führenden Forschungs­einrichtungen mit zahlreichen Nobelpreisträger*innen in ihren Reihen.

Die MPG beabsichtigt – vorbehaltlich Zustimmung der relevanten Gremien – zum 1. Jan. 2026 die neue Zentraleinrichtung MaxIT (Max Planck Information and Technology) zu gründen. Diese bündelt und koordiniert zentrale IT‑Aktivitäten der Max-Planck-Gesellschaft (MPG) und ist ein verlässlicher Partner für Wissenschaft und Verwaltung. Sie besteht im Wesentlichen aus der heutigen MPDL (Max Planck Digital Library) und der Abteilung IKT (Informations- und Kommunikationstechnologie) der Generalverwaltung. Als zentrale IT‑Einrichtung gestaltet sie die Entwicklung und Umsetzung von Strategien und Technologien in den Bereichen Digitalisierung in Wissenschaft und Verwaltung, Open Science, Bibliothekswesen, Publishing, IT‑Infrastruktur sowie IT‑Sicherheit. In enger Zusammenarbeit mit den wissenschaftlichen Instituten und der Generalverwaltung (GV) setzt die MaxIT auf eine effiziente Nutzung moderner digitaler Werkzeuge und Technologien, um die digitale Transformation in Wissenschaft und Verwaltung nachhaltig zu fördern.

Für den Leiter der MaxIT suchen wir ab eine*n
Executive Assistant (m/w/d)
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Ihre Aufgaben

• Selbstständige schriftliche und mündliche Korrespondenz nach intern und nach extern
• Priorisierung, Zuweisung bzw. selbständige Abarbeitung von E‑Mail-Verkehr und entsprechende Beratung des Leiters der MaxIT
• Selbstständige Terminkoordination, ‑steuerung und ‑vorbereitung für den Leiter der MaxIT
• Übernahme von Projektarbeiten im Auftrag des Leiters der MaxIT
• Selbstständige Organisation von Dienstreisen (national und international) inkl. Buchung von Flügen, Unterkünften, Mietwagen u. ä.
• Vorbereitung der Abrechnung von Dienstreisen
• Eigenverantwortliche Seminar- und Konferenzorganisation einschließlich der organisatorischen Abstimmung mit internen und externen Teilnehmern sowie Koordinierung von dazugehörigen Marketingmaßnahmen
• Erstellung von Seminarprogrammen und ‑unterlagen
• Organisation von Unterkunft sowie Anreisen für Gäste
• Selbstständige Dokumentation aller relevanten Vorgänge
• Allgemeine Sekretariatsarbeit

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Langjährige Berufserfahrung im Sekretariatsbereich
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten
• Selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise
• Sehr gute Microsoft-Office-Kenntnisse
• Breite Allgemeinbildung
• Ausgeprägtes Organisationstalent

Unser Angebot

Durch die Möglichkeit, selbstständig zu arbeiten und eigene Ideen einzubringen, ist die Tätigkeit bei uns anspruchsvoll und abwechslungsreich. Ihre Arbeitszeiten können an private/familiäre Bedürfnisse angepasst werden, um eine ausgewogene Work-Life-Balance zu erreichen.

Wir fördern regelmäßige Fortbildungen, beginnend von Online-Kursen bis hin zu individuellen Coachings. Des Weiteren bieten wir eine betriebliche Altersvorsorge, einen Arbeitgeberzuschuss zum vergünstigten Deutschlandticket und weitere Sozialleistungen.

Anstellung, Sozialleistungen und Vergütung richten sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD-Bund); die Eingruppierung erfolgt je nach Qualifikation. Die Stelle ist ab zu besetzen und ist unbefristet.

Die Max-Planck-Gesellschaft hat sich zum Ziel gesetzt, mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Bewerbungen Schwerbehinderter sind ausdrücklich erwünscht. Die Max‑Planck-Gesellschaft strebt nach Geschlechter­gerechtigkeit und Vielfalt. Wir begrüßen Bewerbungen jeden Hintergrunds.

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Dann freuen wir uns auf Ihre Online-Bewerbung mit
Lebenslauf, Anschreiben
und
Zeugnissen
bis spätestens
7. Dezember 2025
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Landsberger Straße 346

80687 München