Team- und Geschäftsführungsassistenz

Hast du Lust, bei den größten Creator- und Social-Media-Kampagnen in Deutschland mitzumischen und gleichzeitig das Herzstück unserer Agentur zu sein? Wir suchen eine:n engagierte:n Allrounder:in, die/der sowohl die Geschäftsführung im Tagesgeschäft entlastet als auch das Team organisatorisch unterstützt.

Wenn du Struktur liebst, Herausforderungen annimmst und im schrägsten Clubhouse der Welt arbeiten möchtest, dann lies weiter – es könnte der Beginn einer ziemlich spannenden Reise sein

• ACHTUNG: Wir wollen DICH kennenlernen und nicht nur deinen Lebenslauf. Zeig uns, wer du bist, am besten in einem Format, das dich repräsentiert. Bewerbungen, die nur aus einem Lebenslauf bestehen, können wir leider nicht berücksichtigen.

Deine Mission: Die Fäden in der Hand halten

Als Team- und Geschäftsführungsassistenz bist du der zentrale Dreh- und Angelpunkt, der dafür sorgt, dass beim ABCC alles reibungslos läuft. Dein Aufgabenbereich teilt sich in zwei Hauptsäulen:

Assistenz der Geschäftsführung & Gesellschafter

• Termin- und Kalendermanagement: Du übernimmst die professionelle Organisation, Priorisierung und Koordination der Termine der Geschäftsführung sowie die Vor- und Nachbereitung.
• Reisemanagement: Du planst und buchst Geschäftsreisen (Flüge, Hotels, Transfers) im In- und Ausland.
• Prozessstrukturen: Du unterstützt aktiv bei der Optimierung interner Abläufe und Prozesse, um unsere Effizienz zu steigern.
• Vorbereitende Buchhaltung: Du kümmerst dich um die korrekte Erfassung, Prüfung und Vorbereitung von Belegen und Rechnungen für die Steuerberatung.

Teamassistenz

• Büro- und Lieferantenmanagement: Du sorgst für einen reibungslosen Büroalltag in Berlin (Bestellungen, Post, Organisation).
• Vertragsverwaltung: Du unterstützt bei der Pflege und Ablage von Partner- und Kundenverträgen sowie der Rechnungsstellung.
• Team-Events: Du organisierst interne und externe Team-Veranstaltungen und sorgst dafür, dass wir auch abseits der Arbeit Spaß haben.
• HR-Grundlagen: Du unterstützt beim On- und Offboarding, Fragen der Mitarbeitenden und weiteren Aufgaben wie IT-Setup oder Urlaubsübergaben.
• Allrounder-Aufgaben: Allgemeine administrative Tätigkeiten und die Unterstützung des Teams im Tagesgeschäft.

• Solide Berufserfahrung in einer vergleichbaren Rolle (z.B. als PA, Teamassistenz, Office Manager) – idealerweise im Agentur-, Medien- oder Digital-Umfeld. Bestenfalls hast du Erfahrung im Durchführen, nicht nur Planen
• Stark ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und eine vorausschauende, strukturierte Arbeitsweise mit Liebe zum Detail.
• Proaktivität: Du bist ein lösungsorientierter Allrounder, der Herausforderungen erkennt und selbstständig angeht, mit hoher Entscheidungsfreudigkeit und Eigenverantwortung.
• Tool-Affinität: Sicherer Umgang mit gängigen Google Workspace-Anwendungen, oder anderen Programmen. Egal welche Tools wir nutzen, du arbeitest dich schnell ein und weißt, wie man mit höchst sensiblen Daten umgeht.
• Exzellente Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sind ein Muss. Gute Englischkenntnisse sind für die Kommunikation und Reiseplanung wichtig.

• Ein Team von Expert:innen: Ein offenes, kleines Expert:innen-Team mit flachen Hierarchien, in dem jede:r mitreden und entscheiden darf. Wir leben eine Kultur, die Fehler erlaubt und das Lernen fördert.
• Flexible Arbeitskultur: Unsere Basis ist in Berlin (mit Clubhouse), aber wir leben Flexibilität: Home-Office und Workations sind Standard.
• Deine Entwicklung: Wir bieten dir Zugang zu den größten Events und den besten Weiterbildungen, damit du dich stetig weiterentwickeln kannst.
• Coole Brands: Zusammenarbeit mit den coolsten Brands & Creatorn aus allen Bereichen.
• Top-Ausstattung & Benefits: Alles an Technik, was du für deine Arbeit brauchst, inklusive iPhone, MacBook und wenn du es brauchst auch Deutschlandticket, Bahncard und andere Mobilitätslösungen
• Das beste Merchandise von allen

Zahlen, Daten, Fakten:

• ASAP und TBD
• Arbeitszeit nach Absprache und Verfügbarkeit (Teilzeit oder Vollzeit)

Bist du bereit für den coolsten Job, den du jemals hattest? Dann zeig uns, was du drauf hast und bewirb dich jetzt

XOXO - der Club.