Executive Assistant

vor 2 Wochen


Berlin, Berlin, Deutschland Ultra OOH GmbH Vollzeit 45.000 € - 60.000 € pro Jahr

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Position: Executive Assistant / Personal Assistant (m/w/d)

Ort: Berlin / hybrid

Umfang: Teilzeit oder Vollzeit

Start: Ab sofort

Excellence needs structure.

Als Female Founder, Unternehmerin, Investorin und Creative Mind mit mehreren Projekten im Bereich Markenkommunikation, Longevity, Investments und Lifestyle suchen wir eine engagierte, smarte und vorausschauende Assistenz, die den Überblick behält, Struktur liebt und Dinge zum Laufen bringt.

Diese Rolle ist ideal für Menschen, die Organisation mit Herz und Haltung leben und Lust haben, den Alltag einer dynamischen Unternehmerin mitzugestalten.

Deine Rolle

Du bist die zentrale Schnittstelle zwischen Business, Kommunikation und Organisation. Du unterstützt operativ, administrativ und persönlich, sorgst für reibungslose Abläufe, klare Prioritäten und Leichtigkeit im Alltag.

Deine Aufgaben

  • Unterstützung im Tagesgeschäft – geschäftlich wie privat
  • Planung, Priorisierung und Nachverfolgung von Terminen, Meetings und Projekten
  • Management von E-Mails, Kalendern und Reiseplanung
  • Kommunikation und Koordination mit Partner*innen, Dienstleister*innen und Teams
  • Organisation von Dokumenten, Rechnungen, Verträgen und Abläufen
  • Vorbereitung und Nachbereitung von Präsentationen und Entscheidungsunterlagen
  • Überblick über laufende Themen in verschiedenen Geschäftsbereichen
  • Vorausschauendes Mitdenken – du erkennst, was gebraucht wird, bevor jemand fragt

Was du mitbringst

  • Struktur, Organisationstalent und ein ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein
  • Diskretion, Loyalität und Hands-on-Mentalität
  • Empathie, Kommunikationsstärke und Gespür für Menschen
  • Erfahrung als Assistenz, Office Manager*in oder in vergleichbarer Funktion
  • Sicherer Umgang mit digitalen Tools (Google Workspace, Asana, Notion, MS Office etc.)
  • Eigenständige, mitdenkende Arbeitsweise
  • Interesse an Unternehmertum, Lifestyle, Kommunikation oder Longevity

Was dich erwartet

  • Enge Zusammenarbeit mit einer erfahrenen Unternehmerin
  • Vielfältige Aufgaben mit Gestaltungsspielraum und Eigenverantwortung
  • Hybrides Arbeiten (Büro / Remote) und flexible Zeiteinteilung
  • Ein modernes, wertschätzendes Umfeld mit Sinn, Stil und Energie
  • Faire Vergütung und langfristige Zusammenarbeit

You make it flow.

Wenn du gerne strukturierst, koordinierst, organisierst und Freude daran hast, Dinge einfacher, klarer und schöner zu machen –, dann freuen wir uns auf dich.

Bewerbung per Mail an:

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  • Executive Assistant

    Vor 4 Tagen


    Berlin, Berlin, Deutschland Voryntisy Vollzeit 60.000 € - 80.000 € pro Jahr

    Role DescriptionThe Executive Assistant provides high-level administrative and operational support to senior executives, enabling them to focus on strategic priorities. This role involves managing schedules, coordinating communications, preparing reports, and assisting with project management. The Executive Assistant acts as a key liaison between executives,...

  • Executive Assistant

    Vor 4 Tagen


    Berlin, Berlin, Deutschland Lynvora Vollzeit 45.000 € - 70.000 € pro Jahr

    Role DescriptionThe Executive Assistant provides high-level administrative support to senior executives, ensuring smooth and efficient daily operations. This role involves managing schedules, coordinating meetings, handling communications, and supporting strategic initiatives. The Executive Assistant acts as a trusted point of contact between the executive...

  • Executive Assistant

    vor 2 Wochen


    Berlin, Berlin, Deutschland Amazon Vollzeit 50.000 € - 80.000 € pro Jahr

    Are you a highly organized and proactive professional who thrives on enabling leadership success? Join our Alexa International Team and become the critical behind-the-scenes catalyst that empowers executive decision-making and organizational effectiveness.The Amazon Alexa International team seeks a driven, highly organized and proactive Executive Assistant...

  • Executive Assistant

    Vor 6 Tagen


    Berlin, Berlin, Deutschland Kaizen Asset Management Services Vollzeit 45.000 € - 75.000 € pro Jahr

    Job Title: Executive Assistant (Remote) – Executive, HR & OperationsReports To: CEO – SocientaJob Summary:Socienta is looking for a highly skilled and versatile Executive Assistant to provide comprehensive support across executive, HR, and operational functions. This mixed-role position goes beyond traditional administrative duties, requiring leadership...

  • Executive Assistant

    Vor 6 Tagen


    Berlin, Berlin, Deutschland Novanta Europe GmbH Vollzeit 45.000 € - 55.000 € pro Jahr

    SummaryAs the Executive Assistant, you will provide high-level administrative support for efficient office operations. You will manage the GM's schedule and act as the first point of contact for stakeholders.TasksPrimary ResponsibilitiesSupport the executive team with managing recurring administrative tasks including travel, expense reporting, event...

  • Executive Assistant

    vor 1 Woche


    Berlin, Berlin, Deutschland neural frames Vollzeit 35.000 € - 55.000 € pro Jahr

    At neural frames ) we build AI tools that help musicians and creators make stunning music videos. We're profitable, fast-growing, with an increasing amount of people in Berlin. We're hiring a hands-on Executive Assistant & Office Manager to keep our team running smoothly - owning onsite onboarding, office operations, and events/hackathons - working closely...

  • Executive Assistant

    Vor 6 Tagen


    Berlin, Berlin, Deutschland Novanta Inc. Vollzeit 45.000 € - 55.000 € pro Jahr

    SummaryAs the Executive Assistant, you will provide high-level administrative support for efficient office operations. You will manage the GM's schedule and act as the first point of contact for stakeholders.TasksPrimary ResponsibilitiesSupport the executive team with managing recurring administrative tasks including travel, expense reporting, event...

  • Executive Assistant

    Vor 6 Tagen


    Berlin, Berlin, Deutschland Colliers Vollzeit 45.000 € - 60.000 € pro Jahr

    UnternehmensbeschreibungDas Ist ColliersDie Immobilienberater:innen von Colliers sind an den Standorten in Berlin, Dresden, Düsseldorf, Frankfurt, Hamburg, Köln, Leipzig, München, Nürnberg und Stuttgart vertreten. Das Dienstleistungsangebot umfasst die Beratung zu An- und Verkauf sowie Vermietung von Gewerbeimmobilien der Assetklassen Büro,...

  • Executive Assistant

    Vor 3 Tagen


    Berlin, Berlin, Deutschland Burgermeister Vollzeit 60.000 € - 80.000 € pro Jahr

    Über BurgermeisterSeit der Gründung im Jahr 2006 hat sich Burgermeister von einem kultigen Berliner Geheimtipp zu einer der bekanntesten Burgermarken Deutschlands entwickelt. Der erste Standort – im ehemaligen Toilettenhäuschen am Schlesischen Tor – ist heute Legende.Unter dem Motto "Beste Burger – zum besten Preis – für alle" steht Burgermeister...

  • Executive Assistant

    Vor 6 Tagen


    Berlin, Berlin, Deutschland Pliant GmbH Vollzeit 45.000 € - 70.000 € pro Jahr

    ABOUT USPliant is a European fintech specializing in B2B payment solutions. Our modular, API-first platform helps businesses streamline spending, improve cash flow, and integrate payments into their financial workflows. Designed for industries with complex payment needs, such as travel and fleet, Pliant enables greater efficiency, control, and...