Administrative Assistenz

**Die Max-Planck-Gesellschaft** ist Deutschlands führende Forschungseinrichtung. Ihre 84 Institute betreiben weltweit führende Forschung in den Natur-, Lebens-, Sozial - und Geisteswissenschaften und dienen der Gesellschaft durch wissenschaftliche Exzellenz. **Das Max-Planck-Institut für Struktur und Dynamik der Materie** (MPSD) befindet sich auf dem Wissenschaftscampus Hamburg-Bahrenfeld und erforscht künstliche Quantenzustände jenseits des makroskopischen Gleichgewichts von Materie. Die atomaren und elektronischen Dynamiken werden gezielt mit ultraschnellen Lichtimpulsen und räumlicher Kontrolle über atomare Positionen gestaltet, um neue funktionale optische und elektronische Eigenschaften zu erzeugen. Das MPSD ist ein hochgradig internationales und vielfältiges Institut, in dem Wissenschaftler*innen aus über 30 Ländern zusammenarbeiten. Es besteht aus fünf wissenschaftlichen Abteilungen, die experimentelle und theoretische Forschung verbinden, und bietet ein dynamisches, kooperatives Forschungsumfeld. **Zur Unterstützung von Professor Ángel Rubio**, Wissenschaftlicher Direktor der Theorieabteilung am MPSD sowie Co-Direktor der "Initiative for Computational Catalysis" am Flatiron Institute in New York, suchen wir eine motivierte und gut organisierte Persönlichkeit. Prof. Rubio ist ein weltweit anerkannter Spitzenwissenschaftler auf dem Gebiet der rechnergestützten Quantenphysik und Materialwissenschaft. Er leitet ein dynamisches Team und fördert internationale Kooperationen auf höchstem Forschungsniveau. Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine **Administrative Assistenz (m/w/d) für den Direktor der Abteilung Theorie**: **Ihre Aufgaben**: Sie unterstützen den Direktor der Theorieabteilung in allen organisatorischen Belangen des täglichen Geschäfts und sorgen für einen reibungslosen Ablauf. Zu Ihren Aufgaben gehören unter anderem - Umfassende Unterstützung des Direktors der Theorieabteilung im Tagesgeschäft, einschließlich vorausschauender Kalenderführung und Terminplanung - Sicherstellung der reibungslosen Durchführung aller Reisen durch Überwachung, Koordination und ggf. Anpassung von Reise - und Besprechungsplänen - Reisemanagement, einschließlich der Vorbereitung und Abrechnung von Dienstreisen gemäß Bundesreisekostengesetz - Organisation, Koordination, Vorbereitung und Nachbereitung interner und externer Meetings, Konferenzen und Veranstaltungen - Erledigung administrativer Aufgaben wie Büroorganisation, Beschaffung und Dokumentenverwaltung - Unterstützung der internen Kommunikation innerhalb der Abteilung sowie institutsweit - Empfang und Betreuung von Gästen und (hochrangigen) Besuchern **Darüber hinaus übernehmen Sie**: - Flexible und eigenverantwortliche Anpassung an die sich verändernden Anforderungen im Arbeitsalltag des Direktors - Verantwortung für die externe Kommunikation des Direktors und Fungieren als zentrale Ansprechperson für wichtige externe Partner - einschließlich Vertreter anderer Forschungseinrichtungen, politischer Entscheidungsträger, Mitglieder der Zivilgesellschaft und potenzieller Förderer - Verlässliche und diskrete Umsetzung aller Aufgaben mit hohem Maß an Professionalität und organisatorischer Kompetenz Auch wenn es sich um eine vorwiegend administrative Position handelt, bietet diese Tätigkeit deutlich mehr als Routinetätigkeiten: Sie arbeiten in einem inspirierenden Forschungsumfeld an der Schnittstelle zwischen Wissenschaft, Organisation und internationalem Austausch. Ihre Arbeit trägt wesentlich zum reibungslosen Ablauf einer weltweit vernetzten Abteilung und zum Erfolg herausragender Forschungsprojekte bei. **Ihr Profil**: Sie haben eine erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung, z. B. als Fremdsprachenkorrespondent*in, oder eine vergleichbare Qualifikation. Idealerweise bringen Sie bereits Erfahrung in der Verwaltung eines internationalen akademischen Umfelds mit. Folgende Fähigkeiten und Eigenschaften zeichnen Sie aus: - Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und Flexibilität in einem dynamischen Arbeitsumfeld - Fähigkeit zum Multitasking und zur Prioritätensetzung bei gleichbleibend positiver Ausstrahlung - Serviceorientiertes und lösungsorientiertes Denken - Hervorragende interkulturelle Kompetenz und Kommunikationsstärke - Sehr gute Deutsch - und Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind zwingend erforderlich - Weitere Sprachkenntnisse (Spanisch) und Erfahrung im Wissenschafts - oder Hochschulbereich sind von Vorteil - Sicherer Umgang mit gängiger Bürosoftware und die Bereitschaft, neue Technologien zu erlernen Sie arbeiten eigenverantwortlich, zuverlässig und mit Freude im Team. **Unser Angebot**: - Eine abwechslungsreiche Position mit Entwicklungsmöglichkeiten in einem wachsenden, interdisziplinären und international ausgerichteten Forschungsinstitut mit langfristiger Perspektive - Ein kollegiales, teamorientiertes Umfeld und ein moderner Arbeitsplatz in einem attraktiven Gebäude - Vielfältige individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten - Di