Sekretärin/sekretär (M/w/d) Für das Vorzimmer Der Fachbereichsleitung zentraler Einkauf Und Dienstleistungen

-Standort: KölnEinsatzstelle: LVR-Dezernat 1: Personal und OrganisationVergütung: E7-E8 TVöDArbeitszeit: Voll-/ oder TeilzeitunbefristetBesetzungsstart: 01.07.2025Bewerbungsfrist: 06.02.2025**Das sind Ihre Aufgaben**: Sie unterstützen im Sekretatiat den Leiter des Fachbereichs 11 "Zentraler Einkauf und Dienstleistungen" in allen organisatorischen und administrativen Belangen und sind ein wichtiges Bindungsglied nach innen und außen. Dazu gehören folgende Tätigkeiten: - **Administrative Unterstützung**: Organisation und Koordination von Terminen, Reisen und Besprechungen des Einkaufsleiters - **Kommunikation**: Professionelle Korrespondenz in deutscher (und englischer Sprache); Schnittstelle zu internen und externen Stakeholdern - **Vorbereitung von Unterlagen**: Erstellung von Präsentationen, Berichten und Statistiken sowie Unterstützung bei der Vorbereitung strategischer Meetings - **Veranstaltungsmanagement**: Planung und Durchführung von internen und externen Events sowie Workshops im Beschaffungsbereich - **Office Management**: Effiziente Gestaltung der Büroorganisation, Verwaltung von Dokumenten und Prozessen, und Sicherstellung eines reibungslosen Arbeitsablaufs im Office des Einkaufsleiters - **Projektassistenz**: Unterstützung bei bereichsübergreifenden Projekten, insbesondere in der Beschaffung, und Monitoring von Aufgaben und Fristen **Das bieten wir Ihnen**: **Corporate Benefits**: - Stöbern Sie durch unsere exklusiven Partner-Angebote und sichern Sie sich Rabatte auf Produkte und Dienstleistungen von Top-Marken aus Sport, Mode, Freizeit und Technik. **30 Tage Urlaub bei einer 5-Tage-Woche**: - Nutzen Sie 30 Tage Urlaub, um neue Energie zu tanken und abzuschalten. Zusätzlich sind bei uns Silvester und Heiligabend arbeitsfreie Tage. **Flexible Arbeitszeit**: - Damit neben Ihrer Arbeit genug Zeit für Familie, Freundschaften und Hobbys bleibt, können Sie Ihre Arbeitszeit bei uns flexibel gestalten. **Mobiles Arbeiten nach Vereinbarung**: - In Absprache können Sie tageweise aus dem Home-Office oder mobil von einem anderen Ort innerhalb Deutschlands arbeiten. **Moderne Arbeitsplatz - und IT-Ausstattung**: - Wir schaffen für Sie optimale Arbeitsbedingungen. Daher stellen wir Ihnen eine moderne Arbeitsumgebung mit einem höhenverstellbaren Schreibtisch, Laptop und zusätzlichen Bildschirmen zur Verfügung. **Zentrale Lage**: - Arbeiten mit Blick auf den Dom und die Kölner Altstadt. Wir befinden uns in direkter Nähe zum rechtsseitigen Rheinufer und sind optimal an den ÖPNV angeschlossen. **Gute Verkehrsanbindung**: - Viele Wege führen zum LVR Ob Bus, Bahn, Fahrrad oder Auto - unser Standort ist für Sie optimal erreichbar. **Das bringen Sie mit**: - Verwaltungslehrgang I oder - eine abgeschlossene dreijährige Ausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement (m/w/d), Rechtsanwalts - bzw./ und Notarfachangestellte*r oder Justizfachangestellte*r oder alternativ in einem sonstigen kaufmännischen Ausbildungsberuf Die Eingruppierung erfolgt entsprechend den persönlichen Voraussetzungen (je nach Ausbildungsabschluss). **Worauf es uns noch ankommt**: - Vielseitige und umfassende Fachkenntnisse in einer Assistenzfunktion - Ein hohes Maß an persönlicher Einsatzbereitschaft und Eigeninitiative - Vertraulichkeit bei allen Geschäftsvorfällen und Loyalität - Diskretion, Zuverlässigkeit und ausgeprägte kommunikative Fähigkeiten - Souveränes Auftreten und hohe Serviceorientierung - Fähigkeit, Prioritäten zu setzen, komplexe Abläufe zu koordinieren und gleichzeitig flexibel auf Veränderungen zu reagieren - Sehr gute Kenntnisse in der Anwendung der gängigen Microsoft -Standardsoftware (Outlook, Word, Excel, Powerpoint) sowie in der Digitalisierung von Dokumenten - Kommunikationsstärke und Gewandtheit im Umgang mit Besucher*innen, Anrufer*innen und Gesprächspartner*innen - Solide Rechtschreib - und Grammatikkenntnisse sowie eine gute Ausdrucksfähigkeit - Ausgeprägte Sorgfalt und Zuverlässigkeit - Termingerechtes Arbeiten **Sie passen zu uns, wenn...**: **... Sie nach einer sinnstiftenden Tätigkeit suchen**: - Wir sind die treibende Kraft im Rheinland für eine vielfältige und inklusive Gesellschaft. Wir fördern und gestalten ein Miteinander, das auf Gleichberechtigung, Toleranz und Humanität baut. Durch eine Tätigkeit beim LVR zeigen Sie Ihren Einsatz für eine vielfältige Gesellschaft.**... Sie Vielfalt als Chance sehen**: - Vielfalt in der Gesellschaft zu ermöglichen und zu verwirklichen, heißt für uns: jeden Menschen mit seinen individuellen Stärken wahrzunehmen und anzuerkennen und ihn bedürfnisorientiert zu unterstützen.**... Sie sich fachlich und persönlich weiterentwickeln wollen**: - Als Arbeitgeber sehen wir uns als Wegebereiter, Unterstützer und Möglichmacher für unsere Mitarbeitenden. Ihre individuelle Entwicklungsmöglichkeit und die Entfaltung Ihres Potenzials liegt uns dabei besonders am Herzen.**Wer wir sind**: Der Landschaftsverband Rheinland (LVR) arbeitet als Kommunalverband mit rund