Teamassistenz (M/w/d) (Teilzeit Mind. 30h / Vollzeit)

Teamassistenz (m/w/d)

(mind. 30 Std., 5 Tage)

Das Global Allergy and Asthma Excellence Network ist eines der weltweit führenden Netzwerke für allergische und Mastzell-vermittelte Erkrankungen. Innerhalb unserer derzeit sechs Exzellenzzentren (COREs) vermitteln wir Informationen und begleiten wissenschaftliche Projekte zu folgenden Erkrankungen: Urtikaria (UCARE), Angioödem (ACARE), Atopische Dermatitis (ADCARE), Anaphylaxie (ANACARE), Allergische Rhinitis (ARIACARE) und Mastozytose (MAST2CARE). Unsere Vision ist es, die Lebensqualität aller betroffenen Patientinnen und Patienten weltweit deutlich zu verbessern. Zu diesem Zweck konzentrieren wir uns auf:

- Herausragende medizinische Versorgung in unseren Exzellenzzentren
- Internationale wissenschaftliche Forschung
- Fortbildungen für Ärzt*innen, Wissenschaftler*innen und Patient*innen (Webinare, Preceptorships, Podcasts, Journal Clubs usw.)
- Organisation von internationalen Konferenzen und Tagungen

**Wen wir suchen**:
Für den Bereich Headquarter suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte und strukturierte Teamassistenz, die mit viel Organisationstalent und großer Kommunikationsstärke unsere täglichen Abläufe unterstützt.

**Ihre Aufgaben**:
Sie übernehmen das Office-Management für das Headquarter.

Dazu gehören
- Eigenständige Organisation der allgemeinen E-Mail-Postfächer
- Pflege und Aktualisierung der Kontaktlisten und Datenbanken
- Koordination und Verwaltung von Kalendern sowie Terminplanung und -vorbereitung für interne und externe Meetings
- Koordination und Abwicklung von Rechnungen, Referentenverträgen, Teilnahme
- und Leistungsnachweisen
- Bestellung und Verwaltung von Büro
- und Arbeitsmaterialien sowie technischem Equipment
- Eigenverantwortliche Durchführung des gesamten Reisemanagements (Buchung, Abrechnung, Unterlagen)
- Zentrale Kommunikationsschnittstelle zwischen internen Abteilungen und externen Geschäftspartnern

**Anforderungsprofil**:

- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation und verfügen über einschlägige Berufserfahrung im Assistenz
- oder administrativen Bereich
- Sicher im Umgang mit MS Office-Anwendungen (Teams, Excel, Word usw.), WhatsApp Business und anderen digitalen Tools
- Kenntnisse im Umgang mit Brevo oder ähnlichen E-Mail Marketing Softwares sowie Erfahrung im Terminmanagement von Vorteil
- Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten, selbstständige und strukturierte Arbeitsweise
- Sehr gute Englisch
- und Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (Netzwerksprache ist Englisch, Teamsprache ist Deutsch)
- Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit - klar, respektvoll und situationsgerecht, mit einem hohen Maß an interkultureller Sensibilität
- Teamorientierung mit Eigeninitiative
- Recht auf Arbeit in Deutschland (Aufenthaltsgenehmigung)

**Was wir bieten**:

- Eine verantwortungsvolle, abwechslungsreiche Tätigkeit mit fachlich interessanten Aufgaben
- Eine Einarbeitung wird sichergestellt
- Arbeiten in einem eingespielten und jungen Team
- Viel Gestaltungsspielraum durch flache Hierarchien
- Eine offene Kommunikationskultur
- Familienfreundliches Klima
- Mindestens 30 Stunden pro Woche bei einer Fünf-Tage-Woche
- Flexible Arbeitszeiten (unter Berücksichtigung der zu erledigenden Aufgaben)
- Mobiles Arbeiten möglich, ergänzt durch persönliche Treffen in Berlin
- 30 Urlaubstage (bei 5 Arbeitstagen pro Woche)
- Möglichkeiten zur Weiterbildung und Schulung
- Gehalt in Anlehnung an TvöD-VKA E7

Art der Stelle: Vollzeit, Teilzeit

Gehalt: 41.000,00€ - 50.000,00€ pro Jahr

Erwartete Arbeitsstunden: 30 pro Woche

Arbeitszeiten:

- Montag bis Freitag

Leistungen:

- Flexible Arbeitszeiten
- Homeoffice-Möglichkeit

Arbeitsort: Zum Teil im Homeoffice in 10115 Berlin