Vorzimmerkraft Für Die Hessische Landesvertretung Berlin

Vor 4 Tagen

Berlin, Deutschland Hessische Staatskanzlei Vollzeit

Vorzimmerkraft für die Hessische Landesvertretung Berlin

Hessische Staatskanzlei

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Über uns

Die Hessische Landesvertretung repräsentiert das Land Hessen in der Bundeshauptstadt Berlin. Zu ihren Aufgaben gehören u. a. Pflege der Beziehungen zwischen Landes
- und Bundesregierung sowie Deutschem Bundestag und Bundesrat, Begleitung von Gesetzgebungsverfahren einschließlich von Vorhaben der Europäischen Union sowie Kontaktpflege zu anderen Landesvertretungen, Botschaften, Verbänden und relevanten Institutionen. Hinzu kommt die Durchführung von Veranstaltungen.

Ihre Aufgaben
- Ihr Tätigkeitsprofil:

- Büroorganisation und Koordination der Arbeitsabläufe, Schreibarbeiten,
- Bearbeitung des Posteingangs und Postausgangs und Führung der Vorgangserfassung,
- Unterstützung bei der Verwaltung und Organisation der Terminkalender,
- Mitarbeit im Referat Veranstaltungen, insb. Adressmanagement u. Geschäftsstelle,
- Organisation der Bewirtung und Betreuung von Gästen,
- Mitarbeit bei der Erstellung von Terminvorbereitungen,
- persönliche, telefonische und elektronische Kommunikation,
- Reservierung und Planung der Übernachtungszimmer, Kontrolle der Appartements,
- Koordination des Fahrdienstes,
- Vertretung des Vorzimmers der Dienststellenleitung.

Unsere Anforderungen
- Unser Anforderungsprofil:

- abgeschlossene Berufsausbildung als Kauffrau bzw. Kaufmann für Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte/-r, Hotelfachfrau/-mann oder einem anderen verwaltungsnahen Bereich,
- mehrjährige Berufstätigkeit in der Verwaltung oder vergleichbaren Bereichen,
- sehr gute Fertigkeiten und Kenntnisse in der Büroorganisation und Büro-IT,
- Erfahrung im Umgang mit digitalen Technologien, insbesondere Kenntnisse im Bereich KI-Anwendungen (Künstliche Intelligenz),
- Bereitschaft zu Fortbildungen, auch in Hessen,
- ausgeprägte Dienstleistungsorientierung, gutes Kommunikationsverhalten, Organisationsgeschick und schnelle Auffassungsgabe,
- Bereitschaft für zeitweisen Einsatz außerhalb der üblichen Dienstzeit.

Unsere Angebote
- Es erwarten Sie:

- eine unbefristete Vollzeitstelle bis zur Entgeltgruppe 8 TV-H mit stufenweiser Entwicklungsmöglichkeit bis Entgeltgruppe 9b TV-H,
- zahlreiche Angebote zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie,
- Mobiles Arbeiten,
- individuelle Personalentwicklung durch ein breites Portfolio an Qualifizierungsmaßnahmen,
- Sportangebote in Zusammenarbeit mit dem Fitnessnetzwerk Wellhub.

Allgemeine Hinweise

Die Hessische Landesvertretung fördert aktiv die Gleichstellung aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Wir begrüßen deshalb Bewerbungen von allen Menschen, unabhängig von deren Geschlecht, kultureller und sozialer Herkunft, Alter, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexueller Orientierung. Bewerbungen von Frauen sind besonders erwünscht. Schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Nach Abschluss des Auswahlverfahrens werden Ihre Unterlagen unter Beachtung datenschutzrechtlicher Bestimmungen vernichtet. Bitte senden Sie daher per Post nur Kopien.

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