Referent/-in (M/w/d) Der Amtsleitung

**BEZIRKSAMT SPANDAU VON BERLIN**: Wir im Bezirksamt Spandau sind ein Team mit über 2.000 Beschäftigten und kümmern uns um zahlreiche Anliegen der Spandauerinnen und Spandauer und sind somit an vielen wichtigen Lebensthemen der Menschen im Bezirk beteiligt. Wir gestalten die Heimat von über 257.000 Menschen für mehr Lebensqualität und haben vielfältige Aufgaben in den verschiedensten Arbeitsbereichen. **Wenn auch Sie mitgestalten möchten, dann kommen Sie in unser Team vom Bezirksamt Spandau** Die** Serviceeinheit Facility Management**sucht ab sofort unbefristet, Personal (m/w/d) für das Aufgabengebiet als **Referent/-in der Amtsleitung** **KENNZIFFER** 24/2025 **ARBEITSZEIT** Tarif: Vollzeit mit 39,4 WoStd., Teilzeit möglich **BEWERBUNGSFRIST** 05.03.2025 **ENTGELT** Brutto bei Vollzeit: 3.523 - 5.004 (E10)* - je nach persönlicher Voraussetzung **EINSATZORT**: Am Schlangengraben 2, 13597 Berlin **IHR AUFGABENGEBIET** **Bearbeitung und Koordination aller politischer Vorgänge und Anfragen**: - Beantwortung von Anfragen an die SE Facility Management von politischen Gremien, des Bezirksamtes Spandau, dessen Gremien und Ausschüssen, anderen Bezirksämtern und Dienstbehörden des Landes Berlin sowie von externen Personen (Einwohnern, Firmen, Dienstleistern) - Fertigung von BA- und BVV-Vorlagen Aufbereitung und Strukturierung thematisch relevanter Informationen für die Serviceeinheit Facility Management u.a. aus Gremien, Ausschüssen und Arbeitsgemeinschaften des Bezirks und Landes Berlin **Beratung und Unterstützung der Amtsleitung**: - Beratung und Unterstützung der Amtsleitung in allen das Amt betreffenden Angelegenheiten und grundsätzlichen Fragen mit besonderem Schwerpunkt auf die Thematiken Kommunikation, hinsichtlich der Berichtspflicht in Bezirksgremien und für die politische Führung des Geschäftsbereiches. **Koordinierungs - und Sonderaufgaben** - Koordinierung der Zusammenarbeit bei übergreifenden Themen innerhalb des Geschäftsbereichs - Rechercheaufträge, Datenbeschaffung und Zuarbeiten (Schulbauoffensive - BSO, Vergaben, Finanzen, Bauvorhaben o.a.) - Sitzungsauswertung und Zusammenfassung von themenrelevanten Terminen, Protokollsichtung und Aufbereitung, - Nachhalten von entsprechenden Arbeitsaufträgen sowie Controlling der Einhaltung jener - Aufbereitung von Informationen aus relevanten Gremien - Krisenmanagement und Aufbereitung kurzfristig eintreffender Problemlagen (z.T. Havarien, Anfragen durch Schulen, kurzfristige Zuarbeitsaufträge aus anderen Geschäftsbereichen und Senatsverwaltungen etc.) - Sicherung der amtsinternen und amtsübergreifenden Kommunikation - Mitwirkung in Arbeitsgruppen - Erarbeitung von Stellungnahmen und Berichten für diverse Adressaten auf Wunsch der Amtsleitung - Überwachung der sachgerechten Erledigung von Aufträgen der Amtsleitung - inhaltliche Vorbereitung von Terminen, Sitzungen und Arbeitstreffen - Teilnahme an Arbeitsgesprächen und Dienstberatungen der Amtsleitung nach Erfordernis - Überwachung/Koordinierung der sach - und fristgerechten Erledigung von Aufgaben sowie Festlegungen / Beschlüssen aus Dienstberatungen, BA-Sitzungen, Ausschüssen usw. - Mitwirkung bei der konzeptionellen Entwicklung von Strategien für eine Geschäftsprozessoptimierung und zukunftsgerichtete Organisation der SE Facility Management unter Berücksichtigung und Analyse sich ständig wechselnder Umwelt - und Rahmenbedingungen - Analyse von Schwachstellen und konzeptionelle Erarbeitung von Lösungen - Initiierung, Steuerung, Durchführung von strategischen und organisatorischen Maßnahmen, insbesondere inhaltliche Begleitung der Optimierung von Geschäftsprozessen und strukturellen Veränderungsprozessen - Mitarbeit bei der Problemlösung von amtsinternen und übergreifenden Problemstellungen (zu anderen Fachämtern, aber auch den Senatsverwaltungen) - Herbeiführen von Abstimmungen mit Akteuren auf Bezirks - und Senatsebene, Gremien usw., Initiierung von Besprechungen - Mitwirkung bei der thematischen Netzwerkbildung und externe Vernetzung mit Entscheidungsträgern sowie Aufbau eines Netzwerks auf Landesebene und zu den entsprechenden Abteilungen bzw. Ämtern anderer Bezirksverwaltungen **Eine zusätzliche Beschreibung können Sie dem Anforderungsprofil unter "weitere Informationen" entnehmen.** **IHR PROFIL/ FORMALE VORAUSSETZUNGEN** **(Bitte beachten Sie, dass diese zwingend sind)** Für Tarifbeschäftigte (m/w/d): - abgeschlossenes Bachelorstudium der Fachrichtungen "Politikwissenschaften", „Öffentliche Verwaltung“, „Public Management“ oder - Tarifbeschäftigte mit abgeschlossenem Verwaltungslehrgang II oder - Tarifbeschäftigte mit mindestens fünfjähriger Verwaltungserfahrung sowie abgeschlossenem Ver-waltungslehrgang I bzw. Basisqualifizierung II und einer verpflichtenden Teilnahme am Verwaltungslehrgang II - sowie mehrjährige Tätigkeit in einem Bezirksamt bzw. anderen Dienstbehörden des Landes Berlin, vorzugsweise im Sekretariatsbereich oder als Assistent/in bzw. Referent/in - verhandlu