Assistenz Der Geschäftsführung

Köln ruft Hast du das Zeug zum Organisationsgenie und bist zugleich ein Social-Media-Superstar? Wir suchen ab sofort eine Persönliche Assistenz, die nicht nur unsere Social-Media-Welt mit Kreativität und Know-how zum Strahlen bringt, sondern auch unser Backoffice mit Bravour managt. Wenn du Lust hast, in einer zentralen Rolle unser Team tatkräftig zu unterstützen und gemeinsam Großes zu bewegen, dann bist du bei uns genau richtig

**Deine Hauptaufgaben sind**:
Verwaltung & Organisation:

- Terminmanagement: Planung, Koordination und Priorisierung der Termine der Geschäftsführer, einschließlich Meetings, Konferenzen und Geschäftsreisen
- Korrespondenzverwaltung: Bearbeitung ein
- und ausgehender Korrespondenz, sowohl elektronisch als auch per Post. Sicherstellung, dass alle Informationen vertraulich behandelt werden
- Reiseplanung und -abrechnung: Organisation aller Aspekte von Geschäftsreisen, inklusive Flugbuchungen, Hotelreservierungen und Routenplanung. Verwaltung der Reisekostenabrechnung und Überprüfung der Belege
- Meeting-Vorbereitung: Organisation und Vorbereitung von Besprechungen, einschließlich Raumbuchung, Technikbereitstellung und Bewirtung. Erstellung von Tagesordnungen und Protokollführung
- Projektunterstützung: Unterstützung bei der Planung, Koordination und Nachverfolgung von Projekten. Bereitstellung administrativer Unterstützung zur Sicherstellung des Projekterfolgs
- Budgetverwaltung: Unterstützung bei der Überwachung und Verwaltung des Budgets. Vorbereitung von Budgetberichten und -analysen
- Personalverwaltung: Unterstützung bei personalrelevanten Aufgaben, wie z.B. Terminplanung für Vorstellungsgespräche und Verwaltung von Mitarbeiterdaten
- Besucherempfang: Organisation des Empfangs von Geschäftspartnern und Besucher
- Inventarverwaltung: Überwachung und Bestellung von Büromaterial, Geräten und anderen Vorräten. Sicherstellung, dass stets ausreichend Materialien für den reibungslosen Betrieb vorhanden sind

Marketing, Kommunikation & Vertrieb:

- Datenpflege: Aktualisierung der Kundendatenbanken und Vertriebsaufzeichnungen, um genaue Vertriebsanalysen und -berichte zu gewährleisten
- Kundenpotential: Unterstützung bei der Generierung neuer Leads durch Recherche und Identifizierung potenzieller Kunden
- Stakeholder-Kommunikation: Pflege der Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern. Dient als erste Anlaufstelle und repräsentiert den Geschäftsführer in professioneller Weise
- Kundenpflege: Regelmäßige Kommunikation mit bestehenden Kunden, um Beziehungen zu stärken und Kundenbindung zu fördern
- Website & Blog: Pflege und Aktualisierung der eigenen Internetseite inkl. Erstellung relevanter Inhalte für den Corporate Blog
- Eventmanagement: Planung und Durchführung von Unternehmensveranstaltungen, von internen Teammeetings bis zu externen Netzwerkveranstaltungen
- Informationsmanagement: Sammeln und Aufbereiten von Informationen für Entscheidungsprozesse. Erstellung von Entscheidungsvorlagen und Präsentationen für Meetings

Finanzen:

- Angebotserstellung: Erstellung und Nachverfolgung von Angeboten und Verträgen in Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
- Rechnungsstellung und Forderungsmanagement: Überwachung von Zahlungseingängen, Erstellung von Rechnungen und Verwaltung ausstehender Zahlungen
- Finanzbuchhaltung: Vorbereitende Buchhaltung mit allen zugehörigen Aufgabenbereichen wie Abrechnung, Spesen, Auslagen etc. und monatliche Korrespondenz mit Steuerberater
- Eingangsrechnungen: Verarbeitung aller eingehenden Rechnungen von Lieferanten und Dienstleistern
- Lohnbuchhaltung: Vorbereitung der monatlichen Gehaltsabrechnung

**Spezielle Aufgaben im Zusammenhang mit der Personal Brand unseres GF: Thomas Tornatzky (Speaker, Trainer, Coach)**:
Social-Media Management:

- Content-Planung und -Erstellung: Planung, Erstellung und Terminierung von regelmäßigen Posts, Blogs, Videos und anderen Inhalten, die den GF und seine Expertise präsentieren
- Community Management: Interaktion mit Followern, Beantwortung von Kommentaren und Nachrichten, Aufbau einer engagierten Community
- Performance Monitoring: Überwachung und Analyse der Performance von Social-Media-Aktivitäten anhand von KPIs, um die Strategie fortlaufend zu optimieren

Marketing und Branding:

- Marketingkampagnen: Planung und Durchführung von Marketingkampagnen zur Steigerung der Sichtbarkeit und des Engagements
- E-Mail-Marketing: Verwaltung und Ausbau der E-Mail-Liste, Erstellung und Versendung von Newslettern, die auf Veranstaltungen hinweisen und Fachwissen teilen
- Markenentwicklung: Unterstützung bei der Entwicklung und Pflege der Marke, um Konsistenz über alle Kanäle hinweg sicherzustellen

Veranstaltungspromotion:

- Event-Marketing: Gezielte Bewerbung von anstehenden Vorträgen und Workshops auf verschiedenen Plattformen, inklusive Social Media und E-Mail
- Materialgestaltung: Konzeption von Werbematerialien für Events, wie Flyer, Poster und digitale