Assistenz Und Sachbearbeitung

Wir sind stolz auf das Handwerk in der Region Schwaben und setzen uns täglich dafür ein, dass es leistungsstark bleibt. Gemeinsam stellen wir die Selbstverwaltung der handwerklichen Wirtschaft in Schwaben sicher, fördern mit unseren Bildungszentren berufliche Aus
- und Weiterbildung und beraten unsere Mitglieder in Fragen der Unternehmensführung. Wir sind die zentralen Vordenker, Dienstleister und Interessensvertreter für ein starkes Handwerk.

**Telefon, Termine, Technik, Tippen und Teamkoordination** - Sie jonglieren das **alles mit einem Lächeln**? Sie behalten immer den **Überblick**, arbeiten **mit Freude** an vielen Schnittstellen und **bringen** **Struktur** ins tägliche Miteinander? Sie lieben die **Büroorganisation** und arbeiten auch gern **standortübergreifend**?

Dann kommen Sie in unser **Facility Management Team**(TV-L EG 8) als:
**Assistenz und Sachbearbeitung (m/w/d)**:
**Ihr Profil**:

- Sie haben eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation - idealerweise mit Erfahrung im Facility Management oder in der Immobilien
- bzw. Liegenschaftsverwaltung
- Sie sind flexibel, belastbar und können ihre Aufgaben im Tagesgeschäft selbständig priorisieren
- Sie kommunizieren klar, freundlich und verbindlich und arbeiten gerne mit verschiedenen Teams zusammen
- Sie überzeugen durch eine strukturierte, selbstständige und sorgfältige Arbeitsweise sowie durch einen ausgeprägten Servicegedanken
- Sie sind fit im Umgang mit MS Office 365 - idealerweise auch mit CAFM-Systemen

**Ihre Aufgaben**:

- Prüfen und kontieren Sie eingehende Rechnungen sowohl in Papierform als auch im digitalen Rechnungseingang
- Koordinieren und betreuen Sie eigenverantwortlich unsere externen Unterhaltsreinigungsfirmen sowie unsere interne Reinigungskraft
- Helfen Sie im Bedarfsfall unserem Team Haustechnik bei der Koordination von Fremdfirmen
- Kommunizieren Sie mit internen Teams und sorgen Sie für reibungslose Abläufe
- Unterstützen Sie bei Ausschreibungen, holen Sie vergleichbare Angebote für Handwerkerleistungen ein und prüfen Sie diese sorgfältig
- Entlasten Sie den Hauptabteilungsleiter bei der Steuerung des operativen Tagesgeschäfts - von der Auftragserstellung über den Schriftverkehr bis hin zum Vertragsmanagement
- Pflegen Sie unser Dokumentenmanagementsystem sowie unsere Aktenführung strukturiert und gewissenhaft

**Wir bieten**:

- ** Alterszusatzversorgung**
Wir finanzieren für Sie eine attraktive Betriebsrente bei der Bayerischen Versorgungskammer und unterstützen Sie damit beim Aufbau eines zusätzlichen Einkommens im Alter.
- ** 30+ Urlaubstage**
Zusätzlich zu 30 Tagen Jahresurlaub stellen wir unsere Mitarbeiter*innen am 24.12 und an Silvester bezahlt frei.
- ** Kantine**
In unserer hauseigenen Kantine erhalten Sie täglich frische und abwechslungsreiche Mahlzeiten zu vergünstigten Preisen.
- ** Betriebliches Gesundheitsmanagement**
Ob Yoga, Laufgruppe oder Massage - für jeden ist ein geeignetes Angebot vorhanden, um sich fit und gesund zu halten.
- ** ÖPNV**
Sie haben ein Jobticket? Das bezuschussen wir gerne Außerdem befindet sich die Haltestelle „Zoo/ Botanischer Garten“ direkt gegenüber der HWK.
- ** Kostenloser Parkplatz**
Parken Sie bequem und kostenlos direkt an Ihrem Arbeitsplatz - auch E - Ladesäulen sind vorhanden.
- ** Faire Bezahlung**
Zusätzlich zu Ihrem Monatsgehalt erhalten Sie auch eine attraktive Jahressonderzahlung nach TV - L.
- ** Bildung**
Egal ob Fortbildungen, Weiterbildungen oder Inhouse-Seminare: Ihre Bildung liegt uns am Herzen, damit Sie die besten Arbeitsbedingungen haben.
- ** Natur pur**
Ihr Arbeitsplatz ist eingebettet in das Grün des Siebentischwaldes und des Botanischen Gartens und lädt zu Spaziergängen in der Mittagspause ein.
- ** Mitarbeiterevents**
Für gemeinsame Aktivitäten nach Feierabend gibt es ein Programm aus Stadtführungen, Radtouren, Kochkursen u.v.m.
- ** Krisensicher**
Als Dienstleister für das schwäbische Handwerk im öffentlichen Dienst werden wir auch in Zukunft in unseren Aufgaben gebraucht und bauen auf eine langfristige Zusammenarbeit.
- ** Dienstrad**
Leasen Sie Ihr persönliches klassisches Fahrrad, Rennrad oder E-Bike zu besonders attraktiven Konditionen.

**Sind Sie bereit für eine neue Herausforderung in einem starken Team? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung