Mitarbeiter (M/w/d) Im Referat „dokumentenmanagementsystem (Dms), Digitale Personalakte (Dipa)“

Mitarbeiter (m/w/d) im Referat „Dokumentenmanagementsystem (DMS), digitale Personalakte (DiPA)“

Hessisches Ministerium für Digitalisierung und Innovation

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Über uns

Das Hessische Ministerium für Digitalisierung und Innovation sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen Mitarbeiter (m/w/d) im Referat „Dokumentenmanagementsystem (DMS), digitale Personalakte (DiPA)“ bis EG 9a TV-H (je nach Erfahrungsstufe von 3.566,33 € bis 4.549,38 € brutto im Monat bei Beschäftigung in Vollzeit / unbefristet), Standort: Wiesbaden

Das Hessische Ministerium für Digitalisierung und Innovation bündelt die Kompetenzen zum Thema Digitalisierung aus vielen Bereichen der Landesverwaltung. Über 230 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter widmen sich wegweisenden Themen wie Künstlicher Intelligenz, den speziellen Anforderungen hessischer Unternehmen sowie der gesellschaftlichen Akzeptanz von Digitalisierung. Ein besonders bedeutsames Handlungsfeld stellt dabei die Digitalisierung der Verwaltung zum Vorteil aller Bürgerinnen und Bürger Hessens dar.

In der Abteilung III „Verwaltungsdigitalisierung, landesweite IT-Projekte, IT-Planungsrat“ werden die strategische Ausrichtung der Verwaltungsdigitalisierung der hessischen Landesverwaltung entwickelt und gesteuert, die zentralen Digitalisierungsgroßprojekte geführt und überwacht, Standards und Architekturvorgaben gesetzt, zentrale Produkte der IT der Landesverwaltung verantwortet und Maßnahmen zur Unterstützung der Digitalisierung der Kommunen vorangetrieben.
Das Referat „Dokumentenmanagementsystem (DMS), digitale Personalakte (DiPA)“ ist mit zwei Großprojekten betraut. Im ersten Großprojekt geht es um die flächendeckende Einführung der elektronischen Aktenführung und Vorgangsbearbeitung in der gesamten hessischen Landesverwaltung unter Einsatz eines neuen modernen Dokumentenmanagementsystems (DMS 4.0). Das zweite Großprojekt beinhaltet die Einführung einer digitalen Personalakte (DiPA) in der hessischen Landesverwaltung.

Ihre Aufgaben
- Abwicklung administrativer Tätigkeiten (z.B. Aktualisierung von Gremienverteilern, Reservierung von Besprechungsräumen, Organisation von Reisen, Führung der Urlaubsübersichten)
- Vorbereitung, Einladung und Protokollierung von Sitzungen, eigenverantwortliche Abstimmung der Protokolle und Verteilung, ggf. Weiterentwicklung von Dokumentvorlagen und Projektpräsentationen
- Verantwortung für das Dokumentations
- und Informationsmanagement (z.B. digitale Veraktung und Verwaltung von Planungs
- und QS-Dokumenten, Konzepten),
- Eigenverantwortliche Überwachung von Terminfristen und aufgabenbezogenen Abhängigkeiten sowie Termin
- und Wiedervorlage-Verwaltung (Aufgaben-controlling).

Unsere Anforderungen
- eine abgeschlossene Ausbildung im bürokaufmännischen Bereich oder eine vergleichbare Ausbildung sowie mehrjährige berufliche Erfahrung im Bereich Project Management Office (PMO),
- sehr gute Auffassungsgabe und die Fähigkeit sich schnell in neue Themen einzuarbeiten,
- Organisationstalent mit hoher Motivation und Eigeninitiative,
- gute Ausdrucksweise in Wort und Schrift, mit sehr guten Kenntnissen der deutschen Rechtschreibung,
- ausgesprochen gute Kommunikations
- Kooperations
- und Teamfähigkeit,
- Genauigkeit, Verantwortungsbewusstsein und sehr hohe Belastbarkeit,
- sichere Beherrschung der Standardsoftware MS Office (Word, Excel, PPT),
- Kenntnisse über die Strukturen der hessischen Landesverwaltung sind von Vorteil.

Unsere Angebote
- vielseitige, abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeiten,
- flexible Arbeitszeitmodelle und Möglichkeit des mobilen Arbeitens,
- Unterstützung bei der Vereinbarkeit von Beruf und Familie, Beruf und Pflege sowie Beruf und Schwerbehinderung,
- das LandesTicket Hessen für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zur kostenlosen, hessenweiten ÖPNV-Nutzung nicht nur für den Arbeitsweg,
- gezielte Fort
- und Weiterbildungsmöglichkeiten,
- moderne Büros, ergonomische Arbeitsplätze und neueste technische Ausstattung,
- zentrale Lage in Wiesbaden, gute Erreichbarkeit ÖPNV.

Allgemeine Hinweise
- Wir freuen uns über Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, Nationalität, Behinderung, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität.
- Die Erhöhung des Frauenanteils in allen Bereichen und Positionen, in denen Frauen unterrepräsentiert sind, ist unser Ziel. Bewerbungen von Frauen sind daher besonders erwünscht.
- Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.
- Eine Teilzeitbeschäftigung ist grundsätzlich möglich.
- Wir sind aufgrund unseres besonderen Engagements zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie ein mit dem Gütesiegel „Familienfreundlicher Arbeitgeber Land Hessen“ zertifizierter Arbeitgeber.