Assistenz Der Bereichsleitung Kita Und Familie

FiPP e.V. - Fortbildungsinstitut für die pädagogische Praxis - freier Träger der Kinder
- & Jugendhilfe Berlin

Du denkst immer zwei Schritte voraus und

steckst voller Tatendrang?

Du bist kommunikationsstark und ein Organisationstalent? Dann unterstütze uns ab sofort in unserer Geschäftsstelle in Berlin (Neukölln) und bewirb Dich als

Assistenz Bereichsleitung Kita & Familie (m/w/d)

(in Teilzeit - 35,00 Stunden wöchentlich)

**Der Bereich Kita und Familie**bei FiPP e.V. vereint pädagogische Leidenschaft mit organisatorischer Stärke und fachlicher Tiefe. In unseren Kitas wird täglich mit Herz und Verstand gearbeitet - Kinder werden begleitet, Familien unterstützt, Bildungsprozesse gestaltet. Doch das, was diesen Bereich ausmacht, reicht weit über die Arbeit in den Einrichtungen hinaus. In der Geschäftsstelle wirken Fachberatung und Verwaltung eng verzahnt mit den Teams vor Ort. In diesem Rahmen entstehen gemeinsam Konzepte, werden Prozesse abgestimmt und tragfähige Strukturen entwickelt, die eine verlässliche und qualitativ hochwertige Arbeit im Träger und in unseren Kitas ermöglichen. Die Zusammenarbeit ist geprägt von gegenseitigem Vertrauen, fachlicher Expertise und dem gemeinsamen Ziel, Kindern und Familien ein starkes Umfeld zu bieten.

Unsere Geschäftsstelle

Das Büro mit rund 80 Kolleg*innen liegt direkt an der S-Bahn-Station Sonnenallee und dem Neuköllner Schifffahrtskanal. Unsere großzügige Terrasse lädt nicht nur zum entspannten Mittagessen in der Sonne ein - hier finden im Sommer z.B. auch gerne Meetings oder Team-Events statt.

Deine Aufgaben
- Koordinination und Organisation von Terminen, inkl. Vor
- und Nachbereitung sowie Protokollführung
- Veranstaltungsmanagement: Planung, Durchführung und Nachbereitung
- Optimierung digitaler Strukturen und Prozesse
- Pflege und Weiterentwicklung digitaler Ablagestruktur und Tools
- Rechnungsprüfung sowie -vorbereitung und Zuarbeit der Budgetplanung
- Wiedervorlagenmanagement (z.B Fristen, Vertragsmanagement) Pflege der Homepage, des Intranets und Begelteitung des Mitarbeitendenportals (z.B Arbeitszeitnachweise)
- Pflege einrichtungsbezogener Daten (Programme: ISBJ, ProVkita)Mitdenken, mitgestalten, mitverantworten - du bringst dich aktiv in die Weiterentwicklung des Bereichs ein

Dein Profil

Du bist ein Organisationstalent mit digitaler Affinität und einem Blick fürs Wesentliche.
- Eine abgeschlossene kaufmännische / betriebswirtschaftliche Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
- Mindestens **1,5 Jahre Berufserfahrung**in Assistenz, Projekt
- oder Office-Management, idealerweise im sozialen oder gemeinnützigen Bereich.
- Erfahrung in einer Assistenzposition mit ähnlichem Aufgabengebiet, im Projektmanagement oder Office Management erforderlich
- Deutschkenntnisse auf mindestens C1-Niveau nach dem gemeinsamen Europäischen Referenzrahmen (GER) werden zwingend benötigt
- **Sicher im Umgang mit MS-Office, Datenbanken und digitalen Tools**:

- Offenheit für Programme wie ISBJ oder ProVKita
- Eine Technische Affinität, Lösungsorientiertheit sowie die Motivation Prozesse zu optimieren und voranzutreibenEine strukturierte, eigenständige Arbeitsweise, ein hohes Maß an Zuverlässigkeit, Proaktivität sowie ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit in Wort und Schrift

Unsere BeneFiPPs
- Wertschätzender kollegialer Umgang mit Duz-Kultur
- Gründliche Einarbeitung durch unser erfahrenes Team
- Kostenfreie Fort
- und Weiterbildungen
- Umfangreiches betriebliches Gesundheitsmanagement (300€ Gesundheitsbudget pro Jahr)
- Bis zu 34 Urlaubstage (inkl. Weihnachten, Silvester)
- Familienfreundliche Arbeitszeiten
- Vergütung nach hauseigenem System je Erfahrung zum Einstieg zwischen 3.660€ und 4.400€ brutto pro Monat (bei Vollzeit - 39,4 Stunden), zzgl. Jahressonderzahlungen
- Befristeter Jahresvertrag nach TzBfG, mit klarer Perspektive einer langfristigen Zusammenarbeit
- Zuschuss zum Jobticket, die Option einer betrieblichen Altersvorsorge und vermögenswirksamer Leistungen
- Bonus für erfolgreiche Mitarbeiter*innen Empfehlung i.H.v. 500€ brutto

Bewerbungsschluss ist der 03.10.2025