Administrative Assistant

**Unterstützung des größten und spaßigsten Indoor-Aktiv-Entertainment-Parks Deutschlands**

Administrative Assistent

**Zu den wesentlichen Anforderungen gehören**:

- Positive Einstellung, die sich auf die Kundenzufriedenheit konzentriert.
- Starke administrative und organisatorische Fähigkeiten.
- Fähigkeit, selbstständig und als Mitglied des Teams zu arbeiten.
- Proaktiver Selbststarter, der unabhängig arbeiten kann und professionelles Urteilsvermögen bei der Entscheidungsfindung an den Tag legt, anstatt darauf zu warten, dass man ihm sagt, was er tun soll.
- Fähigkeit, effektiv und effizient in einer Teamumgebung zu arbeiten und sich gut auf andere einzulassen.
- Fähigkeit, Initiative und Engagement für die Ziele des Unternehmens zu zeigen.
- Fähigkeit zur schnellen Anpassung an sich ändernde Anforderungen.
- Gute zwischenmenschliche und kommunikative Fähigkeiten.
- Fähigkeit, sowohl schriftlich als auch mündlich klar und effektiv mit Kollegen zu kommunizieren

**Zu den Hauptaufgaben für die Position gehören unter anderem die folgenden**:

- Zeigt eine höfliche und professionelle Kommunikation per Telefon, E-Mail, Post und soziale Medien und gewährleistet so eine schnelle Nachverfolgung.
- Entwickeln und verwalten Sie den Procure-to-Pay-Prozess, beginnend mit der Bestellanforderung bis zur Rechnungszahlung
- Verwalten Sie die Buchungen von Geburtstagsfeiern, Gruppen (Firmen, Schulen usw.), einschließlich Vorauszahlungen, Bestätigungen vor der Veranstaltung und Rechnungsstellung
- Erledigt administrative Aufgaben wie Ablegen, Abtippen, Kopieren, Binden, Scannen etc.
- Effektive Verwaltung individueller Arbeitsabläufe und Verbesserung von Prozessen bei Bedarf.
- Vervollständigt betriebliche Anforderungen durch Planung und Zuweisung von Verwaltungsprojekten nach Bedarf und Beschleunigung der Arbeitsergebnisse.
- Verwendet einen Computer mit verschiedenen Softwareprogrammen wie Microsoft Office, um Briefe, Memoranden, Berichte oder andere Materialien aus Rohentwürfen oder Notizen zu erstellen, zu produzieren und zu bearbeiten.
- Versteht Richtlinien und Verfahren und interpretiert sie mit Urteilsvermögen, um die Einhaltung der Richtlinien sicherzustellen.
- Erstellt und/oder aktualisiert Richtlinien und Verfahren, wo diese fehlen, in Zusammenarbeit mit Mitarbeitern und Management.
- Stellt sicher, dass alle Mitarbeiter über bevorstehende Ereignisse, Änderungen an Richtlinien und Verfahren und andere wichtige Informationen auf dem Laufenden sind, um sicherzustellen, dass alle Teammitglieder aufeinander abgestimmt sind.
- Pflege des Hauptkalenders mit Veranstaltungen, Meetings, Personalbedarf und Reisen, wobei Inkonsistenzen und potenzielle Probleme proaktiv identifiziert werden, um eine angemessene Abdeckung sicherzustellen.
- Liest und leitet eingehende Post/E-Mail nach Bedarf weiter.
- Bereitstellung von Informationen durch Beantwortung von Fragen und Anfragen.
- Unterhält den Vorrat an Verbrauchsmaterialien, indem er die Bestände überprüft, um den Lagerbestand zu bestimmen, benötigte Verbrauchsmaterialien vorwegzunehmen, Bestellungen für Verbrauchsmaterialien rechtzeitig aufzugeben und zu beschleunigen.
- Stellt den Betrieb von Geräten sicher, indem er die vorbeugenden Wartungsanforderungen erfüllt, Reparaturen anfordert, Gerätebestände verwaltet und neue Geräte und Techniken bewertet.
- Bereitet ausgehende Post und Korrespondenz, einschließlich E-Mail, vor.
- Unterstützt das Team durch Aufgaben im Zusammenhang mit Organisation und starker Kommunikation.
- Arrangiert Telefonkonferenzen.
- Trifft und begrüßt geplante Besucher und arrangiert ihre Unterkünfte.
- Nimmt an Meetings teil, um Protokolle zu transkribieren und zu verteilen, Probleme zu identifizieren und deren Lösung zu verfolgen.
- Trägt zur Teamleistung bei, indem er bei Bedarf entsprechende Ergebnisse erzielt.
- Führt andere verwandte Aufgaben wie zugewiesen aus.

**Mindesterfahrung, Ausbildung oder Lizenz**:

- 2 Jahre betriebswirtschaftliche Erfahrung.

**Körperlichen Anforderungen**:

- Muss in der Lage sein, 10 Kilo zu heben.
- Muss in der Lage sein, Telefone und E-Mails zu beantworten und effektiv zu kommunizieren.

**Arbeitsumgebung**:

- Hauptsächlich Büro, kann aber je nach Bedarf auch alle anderen Arbeitsumgebungen umfassen.

English Version

**Supporting the largest and most fun indoor active entertainment park in Germany**

Administrative Assistant

**Essential requirements include the following**:

- Positive attitude focused on customer satisfaction.
- Strong administrative and organizational skills.
- Ability to work independently and as a member of the team.
- Proactive self-starter who can work independently and exhibits professional judgement in making decisions instead of waiting to be told what to do.
- Ability to work effectively and efficiently in a team environment and relate well to others.
- Ability to show initiative and commitment to the company's goals.
- Ability to