Assistentin / Sekretärin Der Leitung Des

Sie begeistern sich für administrative sowie organisatorische Aufgaben und behalten auch in herausfordernden Situationen den Überblick? Dann freuen wir uns über Ihre Bewerbung. Der Geschäftsbereich Personal des Forschungszentrums Jülich setzt sich aus sechs Fachbereichen mit über 140 Mitarbeitenden zusammen und verantwortet das gesamte Aufgabenspektrum der Personalarbeit in einer interdisziplinären und internationalen Wissenschaftseinrichtung. Dem Fachbereich Personalbetreuung obliegt dabei die Betreuung der Mitarbeitenden in sämtlichen personellen Vertragsangelegenheiten sowie die Tätigkeitsbewertung. Des Weiteren erfolgt im International Advisory Service des Fachbereichs Personalbetreuung die Unterstützung der internationalen Kolleg:innen.

**Ihre Aufgaben**:

- Selbstständige Erledigung aller administrativen und organisatorischen Aufgaben für die Leitung des Fachbereichs Personalbetreuung
- Informations
- und Terminmanagement, insbesondere die Planung, Überwachung, Vorbereitung und Nachbereitung von Terminen
- Bearbeitung der anfallenden postalischen und elektronischen Korrespondenz, wie Geschäftsbriefe, Hausmitteilungen und Rundschreiben
- Administrative Vor
- und Nachbereitung von Dienstreisen sowie Betreuung von Gästen
- Betreuung der Zeitwirtschaft im Fachbereich Personalbetreuung
- Unterstützung bei der Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen
- Pflege des Intranet-Auftritts des Fachbereichs Personalbetreuung mithilfe eines Content-Management-Systems

**Ihr Profil**:

- Wünschenswert ist eine mit guten Ergebnissen abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung, beispielsweise als Kauffrau für Büromanagement (w/m/d) oder als Rechtsanwaltsfachangestellte (w/m/d), sowie einschlägige Berufserfahrung
- Sie zeichnen sich durch eine in besonderem Maße selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise aus und besitzen eine schnelle Auffassungsgabe sowie ein ausgeprägtes Organisationsgeschick
- Mit Ihrem sehr guten schriftlichen und mündlichen Kommunikationsvermögen agieren Sie mit verschiedenen Akteur:innen auf Augenhöhe
- Sie verfügen über eine hohe Eigeninitiative sowie Zuverlässigkeit
- Ein hoher Serviceanspruch, ein souveränes Auftreten und absolute Vertrauenswürdigkeit sind für Sie selbstverständlich
- Sie besitzen eine stark ausgeprägte Fähigkeit zur kooperativen Zusammenarbeit
- Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift sowie ein professioneller Umgang mit den MS-Office-Programmen runden Ihr Profil ab

**Unser Angebot**:
Wir arbeiten an hochaktuellen gesellschaftlich relevanten Themen und bieten Ihnen die Möglichkeit, den Wandel aktiv mitzugestalten Wir unterstützen Sie in Ihrer Arbeit durch:

- Einen großen Forschungscampus im Grünen, der beste Möglichkeiten zur Vernetzung mit Kolleg:innen sowie zum sportlichen Ausgleich neben der Arbeit bietet
- Umfassende Trainingsangebote und individuelle Möglichkeiten zur persönlichen und fachlichen Weiterentwicklung
- Ein umfangreiches betriebliches Gesundheitsmanagement sowie eine Betriebssportgemeinschaft mit vielfältigen Angeboten
- Gute Voraussetzungen zur Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben sowie eine familienbewusste Unternehmenspolitik
- Eine Vollzeittätigkeit, die auch vollzeitnah ausgeübt werden kann
- 30 Tage Urlaub sowie alle Brückentage und in der Zeit zwischen Weihnachten und Neujahr immer dienstfrei
- Vermögenswirksame Leistungen und eine betriebliche Altersvorsorge

Wir bieten Ihnen eine spannende und abwechslungsreiche Aufgabe in einem internationalen und interdisziplinären Arbeitsumfeld. Eine auf 2 Jahre befristete Stelle mit der Möglichkeit einer längerfristigen Perspektive. Vergütung und Sozialleistungen erfolgen in Abhängigkeit von den vorhandenen Qualifikationen und je nach Aufgabenübertragung nach dem Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes (TVöD-Bund).

Wir freuen uns über Bewerbungen von Menschen mit vielfältigen Hintergründen, z.B. hinsichtlich Alter, Geschlecht, Behinderung, sexueller Orientierung / Identität sowie sozialer, ethnischer und religiöser Herkunft. Ein chancengerechtes, diverses und inklusives Arbeitsumfeld, in dem alle ihre Potentiale verwirklichen können, ist uns wichtig.