Sekretärin Der Leitung Des Geschäftsbereichs

Sie suchen eine neue Herausforderung bei der Übernahme von administrativen Tätigkeiten mit Bezug zu Personalthemen? Dann bietet Ihnen diese Stelle die richtige Kombination Der Geschäftsbereich Personal mit seinen sechs Fachbereichen und über 150 Mitarbeitenden versteht sich als zentraler Dienstleister für die Organisationseinheiten des Forschungszentrums Jülich in Personalangelegenheiten. In diesem Bereich werden alle Mitarbeitenden in sämtlichen Vertragsangelegenheiten betreut, die Gehälter und Dienstreisen abgerechnet, die Personalgewinnung und -entwicklung verantwortet sowie die Personalplanung und -steuerung durchgeführt. Außerdem wird die Ausbildung von mehr als 300 Auszubildenden koordiniert und die medizinische Betreuung der Mitarbeitenden sichergestellt. Abwechslung und immer wieder neue Herausforderungen bestimmen Ihren Alltag. Wir freuen uns über Ihre Bewerbung

**Ihre Aufgaben**:

- Informations
- und Terminmanagement, insbesondere Terminplanung, -überwachung und -vorbereitung
- Organisatorische Vor
- und Nachbereitung von Besprechungen, Sitzungen und Veranstaltungen
- Selbstständige Erledigung allgemeiner administrativer Aufgaben für die Leitung des Geschäftsbereichs Personal
- Erledigung der anfallenden Korrespondenz (Geschäftsbriefe, Hausmitteilungen, etc.)
- Administrative Vor
- und Nachbereitung von nationalen und internationalen Dienstreisen sowie Betreuung von Besucher:innen
- Aufbereitung von Präsentationen

**Ihr Profil**:

- Wünschenswert ist eine mit guten Ergebnissen abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung, beispielsweise als Kaufmann für Büromanagement (w/m/d) oder Rechtsanwaltsfachangestellter (w/m/d)
- Erfahrung in der selbstständigen Übernahme von Sekretariats
- und Administrationsaufgaben
- Sicherer Umgang mit den MS-Office-Anwendungsprogrammen
- Sehr sorgfältiger Arbeitsstil sowie eine strukturierte und systematische Arbeitsweise
- Hohes Maß an Selbstständigkeit und absolute Vertrauenswürdigkeit
- Sicheres Auftreten sowie ein zuvorkommender Umgang mit Gästen und Besucher:innen
- Stark ausgeprägte Fähigkeit zur kooperativen Zusammenarbeit und ein hohes Maß an Belastbarkeit
- Überdurchschnittliches mündliches und schriftliches Kommunikationsvermögen sowie gute Englischkenntnisse
- Bereitschaft zur Überprüfung der Prozesse im Sekretariat sowie zur Einarbeitung in das Qualitätsmanagementsystem, insbesondere in die Software Consense

**Unser Angebot**:
Wir arbeiten an hochaktuellen gesellschaftlich relevanten Themen und bieten Ihnen die Möglichkeit, den Wandel aktiv mitzugestalten Wir unterstützen Sie in Ihrer Arbeit durch:

- Einen großen Forschungscampus im Grünen, der beste Möglichkeiten zur Vernetzung mit Kolleginnen und Kollegen sowie zum sportlichen Ausgleich neben der Arbeit bietet
- Umfassende Trainingsangebote und individuelle Möglichkeiten zur persönlichen und fachlichen Weiterentwicklung
- Ein umfangreiches betriebliches Gesundheitsmanagement
- Optimale Voraussetzungen zur Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben sowie eine familienbewusste Unternehmenspolitik
- Die Möglichkeit zum (orts-)flexiblen Arbeiten, z. B. gelegentliches Arbeiten im Homeoffice
- Flexible Arbeitszeitmodelle sowie eine Vollzeittätigkeit, die auch vollzeitnah ausgeübt werden kann
- 30 Tage Urlaub sowie alle Brückentage und zwischen Weihnachten und Neujahr immer dienstfrei

Wir bieten Ihnen eine spannende und abwechslungsreiche Aufgabe in einem internationalen und interdisziplinären Arbeitsumfeld. Die Position ist zunächst auf 2 Jahre befristet mit der Möglichkeit einer längerfristigen Perspektive. Vergütung und Sozialleistungen erfolgen in Abhängigkeit von den vorhandenen Qualifikationen und je nach Aufgabenübertragung im Bereich der Entgeltgruppe 3; übertariflich Entgeltgruppe 5 nach dem Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes (TVöD Bund).

Wir freuen uns über Bewerbungen von Menschen mit vielfältigen Hintergründen, z. B. hinsichtlich Alter, Geschlecht, Behinderung, sexueller Orientierung / Identität sowie sozialer, ethnischer und religiöser Herkunft. Ein chancengerechtes, diverses und inklusives Arbeitsumfeld, in dem alle ihre Potentiale verwirklichen können, ist uns wichtig.