Administrative Assistant

Sie suchen eine vielseitige Aufgabe mit echter Verantwortung und Perspektive?Dann werden Sie Teil unseres Teams und gestalten Sie als Administrative Assistant / Sekretär/in des Vorstandsvorsitzenden (DAX 40) (w/m/d) die Zukunft aktiv mitIn dieser Position unterstützen Sie unseren Vorstandsvorsitzenden nicht nur organisatorisch, sondern auch weit über die klassischen Aufgaben eines Sekretariats hinaus. Sie arbeiten eng mit den Vorstandssekretariaten und Management Assistants zusammen und tragen dazu bei, unsere strategischen Unternehmensziele erfolgreich umzusetzen.Sie übernehmen vom ersten Tag an Verantwortung, bringen sich aktiv ein und arbeiten an spannenden, herausfordernden Themen mit. Dabei sind Sie Teil eines wertschätzenden Teams, das Zusammenarbeit großschreibt und individuelle Entwicklung fördert. Unsere Hauptverwaltung in Heidelberg bietet Ihnen einen modernen, inspirierenden Arbeitsplatz - kombiniert mit einem hybriden Arbeitsmodell, das Flexibilität und persönliche Nähe optimal verbindet.IHRE NEUE HERAUSFORDERUNG Eigenverantwortliche Organisation und Koordination anspruchsvoller Assistenz- und Sekretariatsaufgaben für den VorstandsvorsitzendenProfessionelle Bearbeitung von E-Mails, Telefonaten etc. in deutscher und englischer SpracheBearbeitung von Ad-hoc-Anfragen sowie aktive Unterstützung bei ProjektenKalenderverwaltung, Organisation und Vorbereitung von Besprechungen und GeschäftsterminenPlanung, Durchführung und Nachbereitung von Vorstandssitzungen, -Seminaren und -ReisenUnterstützung bei der Vorbereitung von Sitzungen des Aufsichtsrats und seiner AusschüsseEnge Zusammenarbeit und Abstimmung mit dem Management AssistantBetreuung in- und ausländischer GästeRechnungsbearbeitung sowie digitale Archivierung von DokumentenDAS BRINGEN SIE MIT Kaufmännische Ausbildung, Bachelor-Studium oder vergleichbare QualifikationMehrjährige Erfahrung in verantwortlicher Assistenz-/Sekretariatsfunktion, idealerweise auf Vorstands- oder GeschäftsführungsebeneHohe Affinität zum digitalen und vernetzten ArbeitenSchnelle Auffassungsgabe und Fähigkeit mit sich schnell verändernden Anforderungen umzugehenHohes Maß an Diskretion, Integrität und VertrauenswürdigkeitPräzise, zuverlässige und eigenverantwortliche ArbeitsweiseAusgeprägte organisatorische und kommunikative Fähigkeiten sowie hohe ServiceorientierungFließende Deutsch- und EnglischkenntnisseSehr gute MS Office-KenntnisseWIR BIETENWir glauben daran, dass berufliches Engagement dann am stärksten ist, wenn auch persönliche Ziele Raum bekommen. Deshalb bieten wir Ihnen neben einer fairen Vergütung zahlreiche Benefits, die Sie in Ihrer individuellen Lebenssituation unterstützen und echten Mehrwert bieten: Flexible Arbeitszeitmodelle mit bis zu 50% Mobilem Arbeiten innerhalb Deutschlands30 Urlaubstage mit zusätzlichen SonderurlaubstagenAttraktive Vergütung mit Gewinnbeteiligung/Bonus, Weihnachts- und UrlaubsgeldVielfältiges Weiterbildungsangebot: Möglichkeit zur Unterstützung bei berufsbezogenen Weiterbildungen, verschiedene Fach- und FührungskräfteentwicklungsprogrammeJobTicket, JobBike und weitere attraktive Konditionen und Rabatte bei bspw. FitnessstudiosFirmeneigener Fitnessraum, verschiedene Sportgruppen, Gesundheits- und PräventionskampagnenIndividuelles Onboarding mit Teilnahme am Buddy-Programm und verschiedenen Initiativen zum Netzwerken (Network of Women, International Network etc.)Moderne Konzernzentrale direkt am Neckar mit ergonomischen Arbeitsplätzen und höhenverstellbaren SchreibtischenGesundes und vergünstigtes Essensangebot in unserer KantineFahrrad- und Tiefgarage mit Ladestationen – für E-Bike und Auto... und vieles mehr.