Büroleitung (Office Koordinator) - Erfolg im Büro

Vor 7 Tagen


Berlin, Berlin, Deutschland ALTHAFEN Foundation gGmbH Vollzeit
Stellenbeschreibung

Unser Team der ALTHAFEN Foundation gGmbH sucht eine motivierte und engagierte Office ManagerIN, die Verwaltungsaufgaben und Büroabläufe organisiert und koordiniert. Die Stelle bietet die Möglichkeit, sich in einem vielseitigen Umfeld zu beweisen und eigene Ideen einzubringen.

Aufgaben und Pflichten
  • Ausführen und Verwalten von Kalendern, Reisearrangements, Terminen usw.
  • Verwalten von Telefonanrufen und Korrespondenz (E-Mails, Briefe, Pakete usw.)
  • Streuung von relevanten Informationen innerhalb der Stiftung und seinem Partner-Netzwerk
  • Unterstützen von Vertrags-, Budgetierungs- und Buchhaltungsverfahren
  • Erstellen und Aktualisieren von Datensätzen und Datenbanken mit Personal-, Finanz- und anderen Daten
  • Organisation und Kommunikation von Meetings (analog und digital)
  • Berichte pünktlich abliefern und Präsentationen sowie Vorschläge wie angewiesen vorbereiten
  • Koordinieren der Büroaktivitäten und -vorgänge, um die Effizienz und Einhaltung der Unternehmensaufgaben sicherzustellen, auch Überwachen des Büromaterialbestands und Aufgeben von Bestellungen nach Bedarf
  • Unterstützung bei Familienangelegenheiten der beiden Geschäftsführer (Bestellungen, Organisatorisches)
  • Unterstützen bei Projekten, Programmen, Veranstaltungen
Anforderungen und Qualifikationen
  • Praktische Erfahrung mit Büroabläufen und Assistenztätigkeiten
  • Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse (mündlich und schriftlich) - wenn Russischkenntnisse, wäre das gut – aber kein Muss
  • Ausgezeichnete Kenntnisse im Umgang mit MS Office (insbesondere Outlook, Excel und Word) und wenn möglich TEAMS (sonst Schulung intern)
  • Sehr gute Kenntnisse in den Bereichen Büromanagement und Grundlagen der Buchhaltung
  • Ausgezeichnete zwischenmenschliche und kommunikative Fähigkeiten
  • Exzellente Organisations- und Multi-Tasking-Fähigkeiten
  • Hands-on-Mentalität und Problemlösungsfähigkeiten
  • Nachgewiesene Berufserfahrung als Büroleitung vom Vorteil
Gehalt

Das Gehalt liegt je nach Erfahrung zwischen 45.000 bis 55.000 Euro brutto pro Jahr. Eine Überzahlung kann gegeben werden, wenn Sie über entsprechende Qualifikationen und Erfahrungen verfügen.

Vorteile
  • Eine vielseitige und verantwortungsvolle Tätigkeit in einem sinnvollen Umfeld
  • Die Möglichkeit, Teil eines engagierten Teams (derzeitig 7 Personen) zu sein und eigene Ideen einzubringen
  • Ein angenehmes Arbeitsklima in einem internationalen Umfeld
  • Fortbildungsmöglichkeiten und Entwicklungsperspektiven


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