Aktuelle Jobs im Zusammenhang mit Administrative Officer - Heidelberg, Baden-Württemberg - Embl-Ebi

  • Administrative Officer

    vor 2 Monaten

    Heidelberg, Baden-Württemberg, Deutschland Embl-Ebi Vollzeit

    Job Title: Administrative OfficerEmbl-Ebi is seeking an experienced Administrative Officer to join our team. As an Administrative Officer, you will be responsible for providing administrative support to the Scientific Visitor Programme, ensuring the smooth operation of the programme and providing excellent customer service to our visitors.Key...

  • Administrative Officer

    vor 2 Monaten

    Heidelberg, Baden-Württemberg, Deutschland Embl-Ebi Vollzeit

    Job Title: Administrative OfficerEmbl-Ebi is seeking an experienced Administrative Officer to join our team. As an Administrative Officer, you will be responsible for providing administrative support to the Scientific Visitor Programme, ensuring the smooth operation of the programme and providing excellent customer service to our visitors.Key...

  • Administrative Officer to Staff Association

    vor 2 Monaten

    Heidelberg, Baden-Württemberg, Deutschland EMBL Vollzeit

    Job SummaryWe are seeking a highly organized and detail-oriented Administrative Officer to join our team at EMBL. As the primary point of contact for the Staff Association, you will be responsible for coordinating meetings, events, and administrative tasks to support the association's activities.Key ResponsibilitiesCoordinate committee and working group...

  • Administrative Officer to Staff Association

    vor 2 Monaten

    Heidelberg, Baden-Württemberg, Deutschland EMBL Vollzeit

    Job SummaryWe are seeking a highly organized and detail-oriented Administrative Officer to join our team at EMBL. As the primary point of contact for the Staff Association, you will be responsible for coordinating meetings, events, and administrative tasks to support the association's activities.Key ResponsibilitiesCoordinate committee and working group...

  • Administrative Officer

    vor 4 Wochen

    Heidelberg, Baden-Württemberg, Deutschland Embl-Ebi Vollzeit

    Job SummaryWe are seeking an experienced Administrative Officer to join our team at Embl-Ebi. The successful candidate will be responsible for providing administrative support to the Scientific Visitor Programme, including managing visitor information, facilitating the EMBL wide ERP transition, and providing advice on issues related to facilitating...

  • Administrative Officer

    vor 4 Wochen

    Heidelberg, Baden-Württemberg, Deutschland Embl-Ebi Vollzeit

    Job SummaryWe are seeking an experienced Administrative Officer to join our team at Embl-Ebi. The successful candidate will be responsible for providing administrative support to the Scientific Visitor Programme, including managing visitor information, facilitating the EMBL wide ERP transition, and providing advice on issues related to facilitating...

  • Administrative Officer

    vor 3 Wochen

    Heidelberg, Baden-Württemberg, Deutschland Embl-Ebi Vollzeit

    About the RoleThe Scientific Visitor Programme is seeking an Administrative Officer to join our team. As an Administrative Officer, you will be responsible for providing administrative support to the Scientific Visitor Programme Lead and the Head of External Scientific Training.Key ResponsibilitiesAssume primary responsibility for the scientific visit cycle...

  • Administrative Officer

    vor 3 Wochen

    Heidelberg, Baden-Württemberg, Deutschland Embl-Ebi Vollzeit

    Job SummaryThe Administrative Officer - Scientific Visitor Programme will be responsible for providing administrative support to the Scientific Visitor Programme at Embl-Ebi. This includes managing the scientific visit cycle, liaising with HR and other stakeholders, and facilitating the transition to Workday.Key ResponsibilitiesManage the scientific visit...

  • Administrative Officer

    vor 3 Wochen

    Heidelberg, Baden-Württemberg, Deutschland Embl-Ebi Vollzeit

    About the RoleThe Scientific Visitor Programme Lead is responsible for the day-to-day management of the Scientific Visitor Programme at EMBL. This includes coordinating the visit cycle of academics and industry visitors, liaising with Human Resources and hosting group/team leaders, and facilitating the EMBL wide ERP transition from SAP to Workday.Key...

  • Administrativer Mitarbeiter

    vor 3 Wochen

    Heidelberg, Baden-Württemberg, Deutschland DIS AG Vollzeit

    Ihre AufgabenErstellung von Dienstplänen für MitarbeiterUnterstützung in der AbrechnungBeantwortung von Anfragen und Kommunikation mit KollegenVerwaltung von Büromaterial und BestellungenStammdatenpflege und administrative TätigkeitenIhr ProfilAbgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder vergleichbare QualifikationGute Kenntnisse in der...

  • Administrativer Mitarbeiter

    vor 3 Wochen

    Heidelberg, Baden-Württemberg, Deutschland DIS AG Vollzeit

    Ihre AufgabenErstellung von Dienstplänen für MitarbeiterUnterstützung in der Abrechnung und BuchhaltungBeantwortung von Anrufen und E-MailsVerwaltung von Büromaterial und BestellungenStammdatenpflege und DatenmanagementAdministrative Tätigkeiten in einem dynamischen UmfeldIhr ProfilAbgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder vergleichbare...

  • Administrative Assistant

    vor 4 Wochen

    Heidelberg, Baden-Württemberg, Deutschland DIS AG Vollzeit

    Ihre AufgabenSie sind für die Organisation und Verwaltung von Terminen, Besprechungen und Veranstaltungen verantwortlich Sie kümmern sich um die Bearbeitung der eingehenden und ausgehenden Korrespondenz, einschließlich E-Mails, Telefonanrufe und PostMithilfe bei der Organisation von internen/externen Veranstaltungen oder Kontakten und Kooperationen mit...

  • Administrative Assistant

    vor 4 Wochen

    Heidelberg, Baden-Württemberg, Deutschland DIS AG Vollzeit

    Ihre AufgabenSie sind für die Organisation und Verwaltung von Terminen, Besprechungen und Veranstaltungen verantwortlich Sie kümmern sich um die Bearbeitung der eingehenden und ausgehenden Korrespondenz, einschließlich E-Mails, Telefonanrufe und PostMithilfe bei der Organisation von internen/externen Veranstaltungen oder Kontakten und Kooperationen mit...

  • Administrative Fachangestellte

    vor 3 Wochen

    Heidelberg, Baden-Württemberg, Deutschland DIS AG Vollzeit

    Ihre AufgabenSie sind für die Organisation und Verwaltung von Terminen, Besprechungen und Veranstaltungen verantwortlichSie kümmern sich um die Bearbeitung der eingehenden und ausgehenden Korrespondenz, einschließlich E-Mails, Telefonanrufe und PostMithilfe bei der Organisation von internen/externen Veranstaltungen oder Kontakten und Kooperationen mit...

  • Administrative Assistent

    vor 4 Wochen

    Heidelberg, Baden-Württemberg, Deutschland DIS AG Vollzeit

    Ihre AufgabenSie sind für die Organisation und Verwaltung von Terminen, Besprechungen und Veranstaltungen verantwortlichSie kümmern sich um die Bearbeitung der eingehenden und ausgehenden Korrespondenz, einschließlich E-Mails, Telefonanrufe und PostMithilfe bei der Organisation von internen/externen Veranstaltungen oder Kontakten und Kooperationen mit...

  • Administrative Assistant

    vor 2 Monaten

    Heidelberg, Baden-Württemberg, Deutschland DIS AG Vollzeit

    Ihre AufgabenSie sind für die Organisation und Verwaltung von Terminen, Besprechungen und Veranstaltungen verantwortlich Sie kümmern sich um die Bearbeitung der eingehenden und ausgehenden Korrespondenz, einschließlich E-Mails, Telefonanrufe und PostMithilfe bei der Organisation von internen/externen Veranstaltungen oder Kontakten und Kooperationen mit...

  • Administrative Assistant

    vor 2 Monaten

    Heidelberg, Baden-Württemberg, Deutschland DIS AG Vollzeit

    Ihre AufgabenSie sind für die Organisation und Verwaltung von Terminen, Besprechungen und Veranstaltungen verantwortlich Sie kümmern sich um die Bearbeitung der eingehenden und ausgehenden Korrespondenz, einschließlich E-Mails, Telefonanrufe und PostMithilfe bei der Organisation von internen/externen Veranstaltungen oder Kontakten und Kooperationen mit...

  • Administrativer Mitarbeiter

    vor 4 Wochen

    Heidelberg, Baden-Württemberg, Deutschland DIS AG Vollzeit

    Ihre AufgabenErstellung von Dienstplänen für MitarbeiterUnterstützung in der AbrechnungBeantwortung von Anrufen und NachrichtenVerwaltung von Büromaterial und BestellungenStammdatenpflegeAdministrative TätigkeitenIhr ProfilAbgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare QualifikationGute Kenntnisse in der Büroorganisation und...

  • Administrativer Mitarbeiter

    vor 4 Wochen

    Heidelberg, Baden-Württemberg, Deutschland DIS AG Vollzeit

    Ihre AufgabenErstellung von Dienstplänen für MitarbeiterUnterstützung in der AbrechnungBeantwortung von Anrufen und NachrichtenVerwaltung von Büromaterial und BestellungenStammdatenpflegeAdministrative TätigkeitenIhr ProfilAbgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare QualifikationGute Kenntnisse in der Büroorganisation und...

  • Administrative Officer

    vor 3 Wochen

    Heidelberg, Baden-Württemberg, Deutschland Embl-Ebi Vollzeit

    About the RoleThe Scientific Visitor Programme Administrator will be responsible for the scientific visit cycle of academics and industry visitors, including visitor registration, check-in procedures, and sourcing IT access. The successful candidate will also liaise closely with Human Resources, hosting group/team leaders, and Unit/Site administrators to...

Administrative Officer

vor 2 Monaten

Heidelberg, Baden-Württemberg, Deutschland Embl-Ebi Vollzeit
About the Role

We are seeking an experienced Administrative Officer to join our team at Embl-Ebi. As a key member of our Scientific Visitor Programme, you will be responsible for providing administrative support to our visiting scientists and researchers.

Key Responsibilities
  • Manage the scientific visit cycle of academics and industry visitors, including query handling, registration, and check-in procedures.
  • Liaise with Human Resources, hosting group/team leaders, and Unit/Site administrators to ensure visitor information is complete and visitor status is appropriate.
  • Participate in the EMBL wide ERP transition from SAP to Workday and transfer visitor workflows through Workday.
  • Provide bespoke advice on issues relevant to facilitating scientific stay at EMBL, including housing, transport, and schooling options.
  • Collect and prepare annual scientific visitor statistics for submission to Annual reports and Council meetings.
  • Compile minutes and summarise discussions from the quarterly Course and Conference Committee meeting.
  • Fulfil other administrative duties to support the EICAT Head of External Scientific Training.
Fellowships Management
  • Assist the Scientific Visitor Programme Lead in implementing short term scientific visitor fellowship schemes offered by EMBL.
  • Support the curation of applications, organisation of evaluation/review meetings, and pre- and post-award communications with awardees.
  • Prepare marketing material and manage advertisement lifecycle for various fellowships in collaboration with EMBL Communications team.
  • Process reimbursement claims for awardees.
Communication and Outreach
  • Represent the scope, activities, and marketing of the Scientific Visitor Programme at internal and external events as directed by the Lead and/or Head of External Scientific Training.
  • Present tours of EMBL's World of Molecular Biology Exhibition to select external visitors.
  • Send and collect visitor feedback surveys for all scientific visitors, including visit summary reports from fellowship awardees.
  • Collaborate with the Lead to ensure the SVP website is up to date and accurate.
Requirements
  • University degree in administration and/or relevant experience in project/programme management.
  • High level of service-orientation and intercultural/emotional intelligence.
  • Ability to communicate effectively across hierarchies and stakeholders in an international organisation.
  • Strong organisational skills with meticulous attention to meeting deadlines.
  • Willingness to learn and progressively assume responsibilities.
  • Open-minded, friendly, and collaborative mindset when interacting with various stakeholders.
  • Team-player.
  • Excellent professional fluency in English.
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