Assistenzmitarbeiter der Geschäftsleitung

vor 2 Wochen

Esslingen, Baden-Württemberg, Deutschland DIS AG Vollzeit
Ihre Aufgaben

Als Assistenzmitarbeiter der Geschäftsleitung sind Sie für die Verwaltung des Terminkalenders des Geschäftsführers und die Koordination von Besprechungen, Veranstaltungen, Tagungen und Reisen verantwortlich. Dazu gehören die Erstellung von Geschäftskorrespondenz, Berichten, Präsentationen und anderen Dokumenten für die Geschäftsleitung sowie die Organisation von internen und externen Kommunikationen im Namen der Geschäftsleitung.

Ein weiterer wichtiger Aspekt Ihrer Arbeit ist die Verwaltung von vertraulichen Informationen und sensiblen Daten mit höchster Diskretion. Sie werden auch bei der Vorbereitung von Sitzungen unterstützen, einschließlich der Agenda-Erstellung, Protokollführung und Follow-Up-Aktionen.

Des Weiteren sind Sie für die Organisation von Tagungen für verschiedene Abteilungen sowie die Zusammenarbeit mit anderen Bereichen bei der Organisation von Veranstaltungen wie Firmenfesten verantwortlich. Reisestelle: Planung, Koordination und Buchung von Geschäftsreisen (hauptsächlich mit den Firmenbuchungsportalen) sowie allgemeine Reisen für das gesamte Unternehmen nach betrieblichen Richtlinien.

Ein weiterer wichtiger Aspekt Ihrer Arbeit ist die Verwaltung von Büroausstattung, -Vorräten und -Infrastruktur sowie die Sicherstellung eines ordnungsgemäßen Bürobetriebs. Sie werden auch organisatorische Zuständigkeit für die Betriebskantine haben.

Ein weiterer wichtiger Aspekt Ihrer Arbeit ist die Management der Firmenflotte und Führerschein-Compliance. Sie werden auch Durchführung von Recherchen, Erstellung von Berichten zu verschiedenen Themen nach Bedarf sowie Erstellen und Verwalten von Statistiken und internen Listen (z.B. Mobiltelefone, Auslands-KV, Geburtstagsliste etc.) durchführen.

Ein weiterer wichtiger Aspekt Ihrer Arbeit ist die Unterstützung bei speziellen Projekten und Initiativen der Geschäftsleitung. Sie werden auch allgemeine administrativen Unterstützung abteilungsübergreifend nach Bedarf bereitstellen.

Ein weiterer wichtiger Aspekt Ihrer Arbeit ist die Korrespondenz erledigen und Schriftgut unterschriftsreif vorlegen.

Ihr Profil

Wir suchen nach einem erfahrenen Assistenzmitarbeiter der Geschäftsleitung mit einer abgeschlossenen kaufmännischen Ausbildung oder vergleichbarer Qualifikation. Mindestens 3 Jahre Erfahrung in einer ähnlichen Assistenzrolle, idealerweise im Top-Management-Level, sind erforderlich.

Hervorragende Organisations- und Zeitmanagement Fähigkeiten mit der Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und unter Druck zu arbeiten, sind unerlässlich. Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch sind ebenfalls erforderlich.

Proaktive und selbständige Arbeitsweise sowie Flexibilität und Anpassungsfähigkeit sind wichtige Anforderungen. Verhandlungs- und Problemlösungsgeschick sowie starke zwischenmenschliche Fähigkeiten und die Fähigkeit, mit verschiedenen Stakeholdern auf allen Ebenen zu interagieren, sind ebenfalls erforderlich.

Fortgeschrittene Kenntnisse in Office 365 und anderen Bürosoftwaretools sind erforderlich. Kenntnisse im Concur Reisebuchungstool von Vorteil. Diskretion und Vertraulichkeit sind unerlässlich.

Erfahrung im Vertrieb, Business Development oder Service ist von Vorteil. Ausgewiesene Kenntnisse im Bereich der Marktanalyse, Datenanalyse sind ebenfalls von Vorteil. Sehr gute Kenntnisse im Umgang mit Offi ce-IT-Lösungen, insbesondere Excel. Wissen im Umgang mit Datenbanken von Vorteil.

Sehr gute verhandlungssichere Englischkenntnisse sind erforderlich. Globale Reisebereitschaft ist unerlässlich. Team- und serviceorientierte Zusammenarbeit mit Kunden und Kollegen ist wichtig. Hohe Selbständigkeit und ein hohes Maß an Eigeninitiative sind unerlässlich.

Ihre Benefits

Wir bieten Ihnen eine Vielzahl von Benefits, darunter Urlaubs- und Weihnachtsgeld.

Bei uns wird Ihr Berufsweg zum persönlichen Walk of Fame – wir bieten Ihnen spannende Perspektiven in den Bereichen Assistenz & Sekretariat, Marketing, Vertrieb, HR sowie Einkauf & Logistik.

Als einer der größten und erfolgreichsten Personaldienstleister Deutschlands sind Ihre beruflichen Wünsche bei uns in den besten Händen. Profitieren Sie von unserem Know-how Mehr über uns erfahren Sie unter www.dis-ag.com

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