Assistenz Office Management der Intendanz

vor 3 Wochen

Berlin, Berlin, Deutschland Kulturveranstaltungen des Bundes in Berlin (KBB) GmbH Vollzeit
Für drei impulsgebende Kulturinstitutionen bildet die KBB - Kulturveranstaltungen des Bundes in Berlin GmbH - das gemeinsame Fundament: die Internationalen Filmfestspiele Berlin, das Haus der Kulturen der Welt und die Berliner Festspiele mit dem Festspielhaus und ihrem Ausstellungshaus, dem Gropius Bau.Assistenz Office Management der Intendanz

Wir suchen ein Organisations- und Kommunikationstalent als Assistenz Office Management der Intendanz (w/m/d) für unsere Kulturinstitution.

Ihre Aufgaben
  • Unterstützung des Intendanten in allen organisatorischen und administrativen Belangen des Tagesgeschäfts, sowie allgemeine Bürotätigkeiten inkl. Vor- und Nachbereitung sowie Organisation von Dienstreisen
  • Koordination des digitalen und analogen Posteingangs des Intendanten und Führen seiner Korrespondenz, inkl. Ablage
  • Strukturierung und Überwachung der Termine des Intendanten
  • Vorbereitende Buchhaltung für Abrechnung von Kosten im Intendanzbüro, inkl. Kreditkarten- und Paypalabrechnung
  • Koordination des internen Informationsaustausches zwischen dem Intendanten, den Programmbereichen der Berliner Festspiele und den Geschäftsbereichen der KBB GmbH
  • Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und der dazugehörigen Materialien, inkl. Ablage sowie Protokollführung
  • Erfassung und Pflege der Kontaktdaten des Intendanten
  • Organisation der Gästebetreuung und deren Bewirtung
  • Beschaffungsdurchführung gemäß VOL/A, inkl. Abrechnung
Unsere Anforderungen
  • Abgeschlossene Berufsausbildung im Bereich Bürokommunikation/-management oder gleichwertige Kenntnisse, Fähigkeiten und Erfahrungen
  • Berufserfahrung in einer Assistenztätigkeit/Vorzimmertätigkeit in einer Kulturinstitution, vorzugsweise im Theater- oder Festivalbetrieb
  • Sensibilität für die besonderen Belange einer Kultureinrichtung
  • Großes Organisationstalent und eigenständiges Arbeiten
  • Teamfähigkeit, Flexibilität in Belastungssituationen sowie sicheres und freundliches Auftreten
  • Sie verfügen über sehr gute Kenntnisse der MS-Office-Software und beherrschen insbesondere die Terminkoordination über Outlook
  • Sprachkenntnisse in Deutsch Level C1 und Englisch Level B2 gemäß GER
Willkommen bei uns
  • Ein vielseitiges Aufgabenfeld in einem sehr dynamischen Team einer impulsgebenden Kulturinstitution
  • Eine Bezahlung nach Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes (TVöD E4 zzgl. einer Vorzimmerzulage)
  • Zusätzliche Altersvorsorge (VBL)
  • Wöchentliche Arbeitszeit von 39 Stunden
  • Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit zur Mobilen Arbeit nach Absprache
  • 30 Urlaubstage pro Jahr bei einer 5-Tage-Woche
  • Zusätzlicher freier Tag an Heiligabend und Silvester
  • Förderung der Gesundheit und Entwicklung unserer Mitarbeiter*innen durch Veranstaltungen, Seminare und Fortbildungen
  • Vergünstigte Veranstaltungstickets für Programmveranstaltungen der KBB GmbH
  • Vergünstigungen beim Jobticket öffentlicher Nahverkehr

  • Assistenz Office Management der Intendanz

    vor 2 Wochen

    Berlin, Berlin, Deutschland Kulturveranstaltungen des Bundes in Berlin (KBB) GmbH Vollzeit

    JobbeschreibungWir suchen einen engagierten und organisierten Büroassistenten für die Intendanz der KBB GmbH. Als Teil unseres dynamischen Teams werden Sie die täglichen Aufgaben des Intendanten unterstützen und die Bürotätigkeiten übernehmen.AufgabenUnterstützung des Intendanten in allen organisatorischen und administrativen BelangenKoordination des...

  • Assistenz Office Management der Intendanz

    vor 2 Wochen

    Berlin, Berlin, Deutschland Kulturveranstaltungen des Bundes in Berlin (KBB) GmbH Vollzeit

    JobbeschreibungWir suchen einen engagierten und organisierten Büroassistenten für die Intendanz der KBB GmbH. Als Teil unseres dynamischen Teams werden Sie die täglichen Aufgaben des Intendanten unterstützen und die Bürotätigkeiten übernehmen.AufgabenUnterstützung des Intendanten in allen organisatorischen und administrativen BelangenKoordination des...

  • Assistenz Office Management der Intendanz

    vor 1 Monat

    Berlin, Berlin, Deutschland Kulturveranstaltungen des Bundes in Berlin (KBB) GmbH Vollzeit

    JobbeschreibungWir suchen eine erfahrene Assistenz für unseren Intendanten in unserem Büro in Berlin. Als Teil unseres Teams werden Sie die organisatorischen und administrativen Aufgaben des Intendanten unterstützen und dabei wichtige Entscheidungen mittragen.AufgabenUnterstützung des Intendanten in allen organisatorischen und administrativen Belangen...

  • Assistenz Office Management der Intendanz

    vor 1 Monat

    Berlin, Berlin, Deutschland Kulturveranstaltungen des Bundes in Berlin (KBB) GmbH Vollzeit

    JobbeschreibungWir suchen eine erfahrene Assistenz für unseren Intendanten in unserem Büro in Berlin. Als Teil unseres Teams werden Sie die organisatorischen und administrativen Aufgaben des Intendanten unterstützen und dabei wichtige Entscheidungen mittragen.AufgabenUnterstützung des Intendanten in allen organisatorischen und administrativen Belangen...

  • Office Management

    vor 4 Wochen

    Berlin, Berlin, Deutschland navos - Public Dialogue Consultants GmbH Vollzeit

    OFFICE MANAGEMENT (TEAM- UND OFFICE-ASSISTENZ (M*W*D)) Festanstellung, Vollzeit · Berlin Deine Aufgaben In deiner Funktion dreht sich alles um die Büroorganisation und den Empfangsbereich Du bist als Teil unseres Administrationsteams erste*r Ansprechpartner*in vor Ort, sorgst für einen reibungslosen Ablauf des Büroalltags...

  • Rezeptionist (m/w/d) - Karrierechance bei DIS AG | Office & Management

    vor 4 Wochen

    Berlin, Berlin, Deutschland DIS AG | Office & Management Vollzeit

    Ihre Karrierechance bei DIS AG | Office & ManagementAls einer der größten und erfolgreichsten Personaldienstleister Deutschlands bieten wir Ihnen die Möglichkeit, Ihre beruflichen Wünsche zu verwirklichen. Mit unserem Know-how und unseren guten Kontakten in die Berliner Wirtschaft unterstützen wir Sie bei Ihrer Suche nach einer neuen beruflichen...

  • Rezeptionist (m/w/d) - Karrierechance bei DIS AG | Office & Management

    vor 4 Wochen

    Berlin, Berlin, Deutschland DIS AG | Office & Management Vollzeit

    Ihre Karrierechance bei DIS AG | Office & ManagementAls einer der größten und erfolgreichsten Personaldienstleister Deutschlands bieten wir Ihnen die Möglichkeit, Ihre beruflichen Wünsche zu verwirklichen. Mit unserem Know-how und unseren guten Kontakten in die Berliner Wirtschaft unterstützen wir Sie bei Ihrer Suche nach einer neuen beruflichen...

  • Receptionist Office Management

    vor 1 Woche

    Berlin, Berlin, Deutschland Page Personnel Vollzeit

    {"h1": "Mitarbeiter Empfang & Office Management (m/w/d) bei Page Personnel ", "p": "Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen Mitarbeiter Empfang & Office Management (m/w/d) im Rahmen einer Elternzeitvertretung. Der Einsatz erfolgt im Rahmen der Arbeitnehmerüberlassung über Page Personnel. ", "ul": [{"li": "Allgemeine Büroorganisation und...

  • Receptionist Office Management

    vor 1 Woche

    Berlin, Berlin, Deutschland Page Personnel Vollzeit

    {"h1": "Mitarbeiter Empfang & Office Management (m/w/d) bei Page Personnel ", "p": "Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen Mitarbeiter Empfang & Office Management (m/w/d) im Rahmen einer Elternzeitvertretung. Der Einsatz erfolgt im Rahmen der Arbeitnehmerüberlassung über Page Personnel. ", "ul": [{"li": "Allgemeine Büroorganisation und...

  • Assistenz der Geschäftsführung

    Vor 5 Tagen

    Berlin, Berlin, Deutschland Areal Group Wealth Management GmbH Vollzeit

    JobbeschreibungWir suchen eine motivierte und engagierte Person, die sich in den Bereichen Assistenz der Geschäftsführung, Office Management und Empfang auskennt. Als Team-Assistenz sind Sie der erste Ansprechpartner für internen und externen Ansprechpartnern und übernehmen die Koordination von Terminen, Reisen und Besprechungen.Aufgaben und...

  • Receptionist Office Management

    vor 4 Wochen

    Berlin, Berlin, Deutschland Page Personnel Vollzeit

    JobbeschreibungWir suchen einen motivierten und organisierten Mitarbeiter Empfang & Office Management (m/w/d) für unsere Niederlassung in Berlin.Als Teil unseres Teams werden Sie die erste Ansprechperson für unsere Geschäftspartner:innen sein und für die allgemeine Büroorganisation zuständig sein. Ihre Aufgaben umfassen die Bearbeitung der Post, die...

  • Receptionist Office Management

    vor 4 Wochen

    Berlin, Berlin, Deutschland Page Personnel Vollzeit

    JobbeschreibungWir suchen einen motivierten und organisierten Mitarbeiter Empfang & Office Management (m/w/d) für unsere Niederlassung in Berlin.Als Teil unseres Teams werden Sie die erste Ansprechperson für unsere Geschäftspartner:innen sein und für die allgemeine Büroorganisation zuständig sein. Ihre Aufgaben umfassen die Bearbeitung der Post, die...

  • Receptionist Office Management

    vor 4 Wochen

    Berlin, Berlin, Deutschland Page Personnel Vollzeit

    JobbeschreibungWir suchen einen motivierten und organisierten Mitarbeiter Empfang & Office Management (m/w/d) für unsere Niederlassung in Berlin. Als Teil unseres Teams werden Sie die erste Ansprechperson für unsere Geschäftspartner:innen sein und die Büroorganisation sicherstellen.AufgabenEmpfang und Begrüßung von Geschäftspartner:innenAllgemeine...

  • Receptionist Office Management

    vor 4 Wochen

    Berlin, Berlin, Deutschland Page Personnel Vollzeit

    JobbeschreibungWir suchen einen motivierten und organisierten Mitarbeiter Empfang & Office Management (m/w/d) für unsere Niederlassung in Berlin. Als Teil unseres Teams werden Sie die erste Ansprechperson für unsere Geschäftspartner:innen sein und die Büroorganisation sicherstellen.AufgabenEmpfang und Begrüßung von Geschäftspartner:innenAllgemeine...

  • Receptionist Office Management

    vor 3 Wochen

    Berlin, Berlin, Deutschland Page Personnel Vollzeit

    JobbeschreibungWir suchen einen motivierten und organisierten Mitarbeiter Empfang & Office Management (m/w/d) für unsere Niederlassung in Berlin. Als Teil unseres Teams werden Sie die erste Ansprechperson für unsere Geschäftspartner und Kunden sein und eine wichtige Rolle bei der Büroorganisation und Kommunikation spielen.VerantwortlichkeitenAllgemeine...

  • Receptionist Office Management

    vor 3 Wochen

    Berlin, Berlin, Deutschland Page Personnel Vollzeit

    JobbeschreibungWir suchen einen motivierten und organisierten Mitarbeiter Empfang & Office Management (m/w/d) für unsere Niederlassung in Berlin. Als Teil unseres Teams werden Sie die erste Ansprechperson für unsere Geschäftspartner und Kunden sein und eine wichtige Rolle bei der Büroorganisation und Kommunikation spielen.VerantwortlichkeitenAllgemeine...

  • Receptionist Office Management

    vor 3 Wochen

    Berlin, Berlin, Deutschland Page Personnel Vollzeit

    JobbeschreibungWir suchen einen motivierten und organisierten Mitarbeiter Empfang & Office Management (m/w/d) für unsere Niederlassung in Berlin. Als Teil unseres Teams werden Sie die erste Ansprechperson für unsere Geschäftspartner und Kunden sein und eine wichtige Rolle bei der Büroorganisation und -verwaltung spielen.Aufgaben und...

  • Receptionist Office Management

    vor 3 Wochen

    Berlin, Berlin, Deutschland Page Personnel Vollzeit

    JobbeschreibungWir suchen einen motivierten und organisierten Mitarbeiter Empfang & Office Management (m/w/d) für unsere Niederlassung in Berlin. Als Teil unseres Teams werden Sie die erste Ansprechperson für unsere Geschäftspartner und Kunden sein und eine wichtige Rolle bei der Büroorganisation und -verwaltung spielen.Aufgaben und...

  • Office Management Specialist

    vor 3 Wochen

    Berlin, Berlin, Deutschland navos - Public Dialogue Consultants GmbH Vollzeit

    JobbeschreibungWir suchen eine motivierte und organisierte Person, die sich auf die Büroorganisation und den Empfangsbereich spezialisiert hat. Als Teil unseres Administrationsteams bist du erste Ansprechpartner*in vor Ort und sorgst für einen reibungslosen Ablauf des Büroalltags.AufgabenKommunikation mit externen DienstleisternEntgegennahme und...

  • Office Management Specialist

    vor 3 Wochen

    Berlin, Berlin, Deutschland navos - Public Dialogue Consultants GmbH Vollzeit

    JobbeschreibungWir suchen eine motivierte und organisierte Person, die sich auf die Büroorganisation und den Empfangsbereich spezialisiert hat. Als Teil unseres Administrationsteams bist du erste Ansprechpartner*in vor Ort und sorgst für einen reibungslosen Ablauf des Büroalltags.AufgabenKommunikation mit externen DienstleisternEntgegennahme und...