IT & Business Administrator

vor 1 Monat

Cologne, Deutschland ZOE Institute for Future-fit Economies Vollzeit

Cologne | starting as soon as possible | 30-38 hours per week

Who we are

ZOE, the Institute for Future-Fit Economies, is an independent think & do tank active in Germany and in Brussels. We are dedicated to policy-oriented research and evidence-driven advocacy for a future-fit economy. At the interface of politics, research, and civil society in the EU, we develop impulses for an economy that enables people to live well within planetary boundaries.

We are a small team handling all aspects of ZOE’s organisational processes and operations, working to organise ZOEs work processes– in Cologne, Brussels, Berlin and beyond. We value an appreciative atmosphere, close collaboration, and willingness to learn. Further we offer:

A motivating working environment in a small think & do tank that has become an established actor in Brussels in a short space of time

A strategic, agile, value and purpose-oriented working style

Flexibility of working time and place, supporting a healthy work-life-balance

Tasks

The role

In this role, your focus will be on supporting our day-to-day operations. This is an assistant-role within our internal framework, and we envision you to grow gradually into managing our IT systems, equipment, software and helpdesk activities, and taking on more responsibilities over time. Depending on the total amount of working hours and personal preference, this role also involves office management tasks.

Key responsibilities

As part of a motivated and impact-driven team you will carry out a variety of tasks, including:

Software Administration:

  • Managing our Microsoft 365 environment, including user accounts and licenses, M365 groups, device management via Endpoint, among others
  • Monitoring and documenting our software packages & subscriptions, including budget tracking
  • Ensuring up to-date software on all ZOE devices, including testing and rolling out new software; ensuring updates are rolled to users on time and communicated with the team, in collaboration with our external IT partner

Hardware Administration:

  • Managing ZOEs hardware pool and inventory, ensuring hardware availability and smooth operations for our offices (Berlin, Brussels, Cologne), as well as remote work settings
  • Coordinating repairs when necessary
  • Conduct product research and purchasing in collaboration with our Operations team

IT Support, Project Work and Knowledge Sharing:

  • Coordinating IT support to the organisation in collaboration with an external partner
  • Creating and updating written guidelines and manuals for hardware and software use
  • Ensuring ZOEs IT security & data compliance in collaboration with our partner agency
  • Support reviewing internal organisational processes with ZOEs Operations Team

Administrative Support for ZOE’s offices:

  • Overseeing general office management tasks, ensuring compliance with house rules and company policies.
  • Providing office management support to maintain a smooth and efficient office environment
Requirements

Core competences

We are looking for people that share our core principles: value-orientation, sustainability, agility, self-organisation. Your profile would include the following skills, background, and knowledge:

  • Previous experience with Microsoft 365; especially Teams, Sharepoint and OneDrive
  • Previous experience in IT support and/or IT security
  • Professional working proficiency in both English and German
  • Agile mindset and problem-solving attitude, affinity for software and digital working environments

Ability to prioritise tasks

  • In addition, the following competencies will be an asset:
  • Experience with the technical administration of hosting solutions, cloud services, etc.
  • Good communication skills and enthusiasm for communicating IT topics in an easily understandable way
  • Familiarity with sustainability topics (i.e. in procurement), circularity, etc.
Benefits

Conditions

We are looking for someone to join our team for 30-38 hours per week. The position will start by the 1st December. This role involves the option to work remotely. However, please note that the completion of the tasks requires your regular presence in our office in Cologne.

The gross monthly salary for full-time (38 hours) is 2.230 - 2580 euros, prorated for fewer hours. The remuneration for this position is based on our internal salary framework, informed by the collective agreement of the public service of the Länder. For a full-time position, 30 holiday days are offered for 1 calendar year.

Initially, the contract will be limited to 6 months with the possibility of extension to one year– however as the position is intended to contribute to the long-term development of the organization, we are looking forward to a permanent cooperation.

Diversity

We believe that our society’s behaviour disproportionately hurts the most marginalised people – including people of colour, people from working class backgrounds, people with disabilities, women and LGBTIQ people. We are committed to challenge this through our work for socially just development and by creating a diverse workplace at our organisation. Hence, we strongly encourage applications from people who are members of marginalised communities.

We are continuously accepting applications and encourage you to apply as soon as possible.
Please send: a) your CV (max 3 pages), and b) a motivation letter (400–500 words) explaining why you would like to work with ZOE Institute. Please do not attach a photo to your application. Please state "IT & Business Administrator” in the subject line. If we shortlist you for an interview, we will get back to you as soon as possible with dates for an online interview.

  • IT & Business Administrator

    vor 1 Monat

    Cologne, Deutschland ZOE Institute for Future-fit Economies Vollzeit

    Cologne | starting as soon as possible | 30-38 hours per week Who we are ZOE, the Institute for Future-Fit Economies, is an independent think & do tank active in Germany and in Brussels. We are dedicated to policy-oriented research and evidence-driven advocacy for a future-fit economy. At the interface of politics, research, and civil society in the EU, we...

  • System Administrator Fieldservice

    vor 5 Monaten

    Cologne, Deutschland NetCologne IT Services GmbH Vollzeit

    System Administrator (m/w/d) Fieldservice Festanstellung, Vollzeit · Köln Deine Aufgaben Der Support von Schulen und Geschäftskunden vor Ort Die eigenständige Fehleranalyse und das Erstellen von Incidents Die Installation/Konfiguration der IT-Infrastruktur beim Kunden Die Durchführung von Administrations- und Wartungsarbeiten ...

  • IT-Administrator (m/w/d)

    vor 3 Wochen

    Cologne, Deutschland incs Intelligent Corporate Solutions GmbH Vollzeit

    Unser Firmenname sagt das, was wir tun - Intelligente IT-Lösungen für Unternehmen entwickeln. Unsere Expertise ist branchenoffen – egal ob Logistiker, Finanzdienstleister oder Automobilkonzern - der Bedarf unserer Kunden steht immer im Mittelpunkt. Dabei legen wir großen Wert auf Innovation, Teamarbeit und kontinuierliche Weiterentwicklung. Als Teil...

  • Netzwerk Administrator

    vor 6 Monaten

    Cologne, Deutschland NetCologne IT Services GmbH Vollzeit

    Netzwerk Administrator (m/w/d) Festanstellung, Vollzeit · Köln Deine Aufgaben Die Administration und Wartung der Netzwerkkomponenten in Schulen und bei Geschäftskunden Die Unterstützung der Dienstleister bei der Inbetriebnahme von Netzwerkkomponenten Die Analyse, Diagnose und Ermittlung von gemeldeten Störungen und deren...

  • System Administrator

    vor 5 Monaten

    Cologne, Deutschland NetCologne IT Services GmbH Vollzeit

    System Administrator (m/w/d) Fieldservice Festanstellung, Vollzeit · Köln Deine Aufgaben Der Support von Schulen und Geschäftskunden vor Ort Die eigenständige Fehleranalyse und das Erstellen von Incidents Die Installation/Konfiguration der IT-Infrastruktur beim Kunden Die Durchführung von Administrations- und Wartungsarbeiten Die Erstellung von...

  • System Administrator

    vor 5 Monaten

    Cologne, Deutschland NetCologne IT Services GmbH Vollzeit

    System Administrator (m/w/d) Fieldservice Festanstellung, Vollzeit · Köln Deine Aufgaben Der Support von Schulen und Geschäftskunden vor Ort Die eigenständige Fehleranalyse und das Erstellen von Incidents Die Installation/Konfiguration der IT-Infrastruktur beim Kunden Die Durchführung von Administrations- und Wartungsarbeiten Die Erstellung von...

  • System Administrator Schwerpunkt Windows

    vor 6 Monaten

    Cologne, Deutschland NetCologne IT Services GmbH Vollzeit

    (Senior) System Administrator (m/w/d) Schwerpunkt Windows Festanstellung, Vollzeit · Köln Deine Aufgaben Der 2nd-Level-Support (telefonisch, per remote und vor Ort) sowie die Mitarbeit im Ticketsystem Die (Weiter)-Entwicklung von Gruppenrichtlinien sowie Modern Policies, auch hinsichtlich aktueller Sicherheitsempfehlungen sowie...

  • Business Development Manager

    vor 4 Monaten

    Cologne, Deutschland IT Delight Vollzeit

    Are you an ambitious go-getter with a knack for securing major contracts? We are seeking a driven Business Development Manager to lead our IT Delight team and revolutionize the world of professional e-commerce-oriented Magento and Shopware solutions in the DACH market.About us:IT Delight is a dynamic international company rooted in Europe. We are proud...

  • Linux System Administrator

    vor 6 Monaten

    Cologne, Deutschland NetCologne IT Services GmbH Vollzeit

    Linux System Administrator (m/w/d) Festanstellung, Vollzeit · Köln Deine Aufgaben Das Setup und der Betrieb der zentralen und dezentralen Linux-Systeme Der Betrieb des zentralen Identity Managements für Schulträger Die Bereitstellung und Monitoring unserer Kundensysteme Das Backup und Restore der Serverdaten Das Erstellen von...

  • Linux System Administrator

    vor 3 Wochen

    Cologne, Deutschland NetCologne IT Services GmbH Vollzeit

    Linux System Administrator (m/w/d) Deine Aufgaben Das Setup und der Betrieb der zentralen und dezentralen Linux-Systeme Der Betrieb des zentralen Identity Managements für Schulträger Die Bereitstellung und Monitoring unserer Kundensysteme Das Backup und Restore der Serverdaten Das Erstellen von Skripten für Automatisierungen im Serverumfeld Die...

  • Linux System Administrator

    vor 3 Wochen

    Cologne, Deutschland NetCologne IT Services GmbH Vollzeit

    Linux System Administrator (m/w/d) Festanstellung, Vollzeit · Köln Deine Aufgaben Das Setup und der Betrieb der zentralen und dezentralen Linux-Systeme Der Betrieb des zentralen Identity Managements für Schulträger Die Bereitstellung und Monitoring unserer Kundensysteme Das Backup und Restore der Serverdaten Das Erstellen von Skripten für...

  • System Administrator

    vor 2 Monaten

    Cologne, Deutschland GULP – experts united Vollzeit

    Are you passionate about system administration? Then you are exactly the person we are looking for for a business partner in Cologne . As an IT System Administrator , you will bring a breath of fresh air to the IT sector. You will be rewarded with a permanent position directly with the customer, exciting tasks and an attractive package of benefits....

  • Business Development Manager

    vor 6 Monaten

    Cologne, Deutschland IT Delight Vollzeit

    Are you an ambitious go-getter with a knack for securing major contracts? We are seeking a driven Business Development Manager to lead our IT Delight team and revolutionize the world of professional e-commerce-oriented Magento and Shopware solutions in the DACH market. About us: IT Delight is a dynamic international company rooted in Europe. We are proud...

  • Business Development Manager

    vor 6 Monaten

    Cologne, Deutschland IT Delight Vollzeit

    Are you an ambitious go-getter with a knack for securing major contracts? We are seeking a driven Business Development Manager to lead our IT Delight team and revolutionize the world of professional e-commerce-oriented Magento and Shopware solutions in the DACH market. About us: IT Delight is a dynamic international company rooted in Europe. We are proud...

  • Pflichtpraktikum im Bereich Sales

    vor 4 Monaten

    Cologne, Deutschland LET IT CLICK GmbH Vollzeit

    LET IT CLICK ist ein junges und innovatives Startup, das es sich zum Ziel gesetzt hat, professionelle Fotografie- und Videodienstleistungen für jedermann zugänglich zu machen. Mit über 150 talentierten Hobby- und Profifotografen in knapp 40 Großstädten in Deutschland, sind wir stetig dabei, unser Netzwerk zu erweitern und neue Städte zu...

  • (Senior) System Administrator

    vor 6 Monaten

    Cologne, Deutschland NetCologne IT Services GmbH Vollzeit

    (Senior) System Administrator (m/w/d) Schwerpunkt Windows Festanstellung, Vollzeit · Köln Deine Aufgaben Der 2nd-Level-Support (telefonisch, per remote und vor Ort) sowie die Mitarbeit im Ticketsystem Die (Weiter)-Entwicklung von Gruppenrichtlinien sowie Modern Policies, auch hinsichtlich aktueller Sicherheitsempfehlungen sowie -Standards Die...

  • Pflichtpraktikum im Bereich Sales

    vor 6 Monaten

    Cologne, Deutschland LET IT CLICK GmbH Vollzeit

    LET IT CLICK ist ein junges und innovatives Startup, das es sich zum Ziel gesetzt hat, professionelle Fotografie- und Videodienstleistungen für jedermann zugänglich zu machen. Mit über 150 talentierten Hobby- und Profifotografen in knapp 40 Großstädten in Deutschland, sind wir stetig dabei, unser Netzwerk zu erweitern und neue Städte zu...

  • Pflichtpraktikum im Bereich Sales

    vor 6 Monaten

    Cologne, Deutschland LET IT CLICK GmbH Vollzeit

    LET IT CLICK ist ein junges und innovatives Startup, das es sich zum Ziel gesetzt hat, professionelle Fotografie- und Videodienstleistungen für jedermann zugänglich zu machen. Mit über 150 talentierten Hobby- und Profifotografen in knapp 40 Großstädten in Deutschland, sind wir stetig dabei, unser Netzwerk zu erweitern und neue Städte zu...

  • IT Business Partner

    vor 3 Monaten

    Cologne, Deutschland SoCura gGmbH Vollzeit

    Die SoCura ist führender Dienstleister für Buchhaltung, IT und Personalwirtschaft in Wohlfahrt, Kirche und Gesundheitswesen. Unsere Mitarbeiter sind Spezialisten für die Prozesse von Wohlfahrtsorganisationen. Viele von ihnen sind selbst ehrenamtlich tätig oder haben zuvor bereits in Krankenhäusern oder sozialen Einrichtungen gearbeitet. Die speziellen...

  • Windows Administrator

    vor 1 Monat

    Cologne, Deutschland GULP – experts united Vollzeit

    Is it time for a change? Save yourself the trouble of writing countless applications - one is all you need, namely to Randstad professional solutions! Our friendly colleagues will find you the new job as an IT administrator you're looking for and open the doors to attractive positions in the IT sector in Cologne . Send us your application documents...