Office Manager

vor 1 Monat

Berlin, Deutschland Road Movies Vollzeit

Für unser Artist‘s Office in Berlin suchen wir ab sofort einen/eine Office Manager*in in Teilzeit (30 Stunden / Woche).

Als Office Manager*in sind Sie für die Büroorganisation verantwortlich und übernehmen alle anfallenden administrativen Aufgaben. Wir suchen eine freundliche Persönlichkeit mit einem sehr hohen Maß an Professionalität und Sensibilität, insbesondere im Umgang mit prominenten Persönlichkeiten. Sie fungieren als erste Anlaufstelle für Teammitglieder und Gäste aus einem kreativen und internationalen Umfeld. Die Position erfordert eine positive Ausstrahlung, ein tiefes Verständnis für internationale Geschäftspraktiken sowie exzellente Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch. Ein scharfes Auge fürs Detail rundet Ihr Profil als Office Manager*in ab.

Ihre Verantwortlichkeiten erstrecken sich über zwei eigenständige Unternehmen und eine gemeinnützige Stiftung, alle unter einem gemeinsamen Dach.

Aufgaben

Büroorganisation

  • Empfang und Betreuung von Besuchern inkl. deren Beköstigung
  • Organisation von Geschenken für Geschäftsreisen
  • Regelmäßiges und gezieltes Aufräumen in Küche und Meetingraum
  • Ansprechperson für Dienstleister*innen aller Art (z. B. Putzservice, Hausmeister und Hausverwaltung, IT-Support und Technikausstattung etc.)
  • Tägliche Postbearbeitung sowie Versand von Autogrammkarten und die Bearbeitung von Fanpost und -geschenken
  • Schnittraumbetreuung und ggf. Organisation von Screenings

Administratives Büromanagement

  • Vorbereitende Buchhaltung
  • Systematische Verwaltung und Ablage von Dokumenten auf dem Server sowie die Durchführung wöchentlicher Server-Backups
  • Bestellung und Verwaltung von Büro- und Verbrauchsmaterialien (Papier, Kaffee, etc.)
  • Pflege der Bestandslisten
  • Verwaltung des Firmenwagens, einschließlich Werkstatt- und Wartungsterminen

Reisen und Veranstaltungen

  • Übernahme des Reisemanagements für das Team und die Geschäftsführung ggf. in Absprache mit der zuständigen Assistenz (ggf. Visa-Organisation)
  • Reservierung von Restaurants für Gäste
  • Organisation und Koordination von internen und externen Veranstaltungen, Meetings und Teamevents
  • Verantwortungsbewusste Führung von Gästelisten bei Veranstaltungen
Qualifikation
  • Umfassende Expertise und Fähigkeiten im Bereich kaufmännischer Angelegenheiten und nachweisbare Erfahrung im Office Management
  • Hohe Flexibilität, Verantwortungsbewusstsein und Zuverlässigkeit
  • Organisationsgeschick und die Fähigkeit, mehrere Aufgaben simultan zu bewältigen
  • Schnelle Auffassungsgabe, Sorgfalt und Diskretion
  • Proaktive, zuverlässige und eigenverantwortliche Arbeitsweise
  • Deutschkenntnisse auf muttersprachlichem Niveau sowie sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift, weitere Sprachen von Vorteil
  • Sicherer Umgang mit macOS und MS Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, iCal)
  • Interesse an der nationalen und internationalen Kulturlandschaft
  • Besitz eines Führerscheins
Benefits
  • Vielseitiges Arbeitsumfeld in einem schönen Büro im Herzen Berlins
  • Kurze Abstimmungs- und Entscheidungswege
  • Zentraler Arbeitsplatz in unserem kleinen, motivierten Team in herzlicher Atmosphäre

Die Position ist ab sofort in Teilzeit (30 Stunden) zu besetzen.

Bitte senden Sie ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen inkl. Anschreiben, Lebenslauf und Gehaltsvorstellung via dem Join-Link. (Ansprechpartnerin: Keshia Gori)

Senden Sie Ihre Anlagen bitte ausschließlich im PDF-Format (max. 5 MB).

Alle Stellenausschreibungen richten sich stets an männliche, weibliche und diverse Bewerber*innen, unabhängig von Alter, Geschlecht, Herkunft, sexueller Orientierung, Behinderung, Religion und Weltanschauung. Die Auswahl der Bewerber*innen erfolgt ausschließlich anhand von Qualifikationen.

Wir weisen darauf hin, dass die Übermittlung von personenbezogenen Daten über E-Mail als unsicher eingestuft wird. Bitte achten Sie darauf, dass Sie lediglich dann Bewerbungsunterlagen per E- Mail zusenden, wenn Sie das Risiko als gering einschätzen.

  • Marketing, Social Media Manager und Content Creator

    vor 4 Wochen

    Berlin, Deutschland office company Vollzeit

    Beschreibung Marketing, Social Media Manager und Content Creator (gn) office company sucht Kommunikations-Verstärkung. Als Unternehmensgruppe, bestehend aus acht Gesellschaften, sind wir auf den IT-Bereich spezialisiert und bieten unter der einheitlichen „Dachmarke“ office company, IT-Produkte und IT-Leistungen an. Unsere interdisziplinären Teams...

  • Office Manager

    vor 4 Wochen

    Berlin, Berlin, Deutschland Allianz Beratungs und Vertriebs-AG Vollzeit

    Office Manager (m/w/d) Allianz Beratungs und Vertriebs-AG, Berlin Office Manager (m/w/d) Allianz Versicherung Marco Sieg e.K. WIR sind eine große, renommierte, inhabergeführte und sehr erfolgreiche Versicherungsagentur im Herzen Berlins am Kurfürstendamm und suchen Verstärkung für unser Office-Team. Manche würden sagen, wir verkaufen Versicherungen....

  • Office Manager

    vor 1 Monat

    Berlin, Deutschland Thermondo Vollzeit

    Wir suchen … Dich, als Office Manager (m/w/d) , um gemeinsam mit uns bei thermondo einen wichtigen Beitrag zur Klimaneutralität zu leisten. Mit Deinem Interesse an erneuerbaren Energien und Deiner Identifikation mit unseren Werten,  geerdet, hungrig und positiv , schaffst Du einen echten Mehrwert für uns alle. Die Position ist vorerst...

  • Office Manager

    Vor 5 Tagen

    Berlin, Deutschland HR Group Vollzeit

    Die HR Group ist eine der am schnellsten wachsenden Hotelbetreibergesellschaften im deutschsprachigen Raum. Zu unserem Portfolio gehören derzeit über Businesshotels in der Nähe von Messen und Flughäfen, zentral gelegene Stadthotels sowie Hotels & Resorts in beliebten Ferienregionen. Unser Hauptgeschäftsfeld besteht im Erwerb und Betrieb von...

  • Office Manager

    vor 1 Monat

    Berlin, Deutschland Manpower Vollzeit

    Office Manager (gn)Aktuell auf Jobsuche?Für eine unabhängige und führende Wirtschaftskanzlei in Deutschland, suchen wir ab sofort in unbefristeter Festanstellung einen Office Manager (gn).Unser Angebot an Dich:30 Tage Urlaub Flexible Arbeitszeiten Ein abwechslungsreiches Aufgabengebiet Ein nettes und bodenständiges Team Die Möglichkeit der Mitgestaltung...

  • Office Manager

    Vor 7 Tagen

    Berlin, Deutschland Allianz Beratungs und Vertriebs-AG Vollzeit

    Office Manager (m/w/d)Allianz Versicherung Marco Sieg e.K.WIRsind eine große, renommierte, inhabergeführte und sehr erfolgreiche Versicherungsagentur im Herzen Berlins am Kurfürstendamm und suchen Verstärkung für unser Office-Team. Manche würden sagen, wir verkaufen Versicherungen. Wir selbst und viele, die uns kennen, sagen, wir unterstützen Menschen...

  • Bilingual Office Manager

    Vor 5 Tagen

    Berlin, Berlin, Deutschland Prisma Vollzeit

    We are looking for a versatile Office Manager and Finance Coordinator for our team. The ideal candidate should be fluent in both German and English and have experience in office administration, and coordination. This includes event coordination, supply management, travel arrangements, invoice processing, inventory management, and more.This position is a...

  • Office Manger

    vor 4 Wochen

    Berlin, Deutschland Octavus Office & Service Berlin GmbH Vollzeit

    **Office Manager / Front Office Agent (m/w/d) in Vollzeit** Unser 5-köpfiges Team sucht ab sofort Verstärkung in Vollzeit (40h/Woche). **Was wir Dir bieten**: - Geregelte Arbeitszeiten innerhalb der Zeitspanne 8.00-18.30h (z.B. 8-16.30h od. 9-17.30h od. 10-18.30h) - Keine Wochenendarbeit (ggf. nur in Ausnahmefällen) - Sehr vielfältige...

  • Office Manager

    vor 4 Wochen

    Berlin, Deutschland Academic Work GmbH Vollzeit

    Office Manager (m/w/d) Möchtest du hinter die Kulissen eines führenden Unternehmens aus der Unterhaltungstechnologie blicken? Willst du deine Karriere auf das nächste Level bringen und jede Menge Spaß haben? Dann werde Teil unseres Teams als Office Manager (m/w/d) und gestalte die Z...

  • Office Manager

    vor 1 Monat

    Berlin, Deutschland Optimizely Vollzeit

    At Optimizely, we're on a mission to help people unlock their digital potential. We do that by reinventing how marketing and product teams work to create and optimize digital experiences across all channels. With Optimizely One, our industry-first operating system for marketers, we offer teams flexibility and choice to build their stack their way with our...

  • Finance Manager

    Vor 6 Tagen

    Berlin, Deutschland Coproduction Office Vollzeit

    Business Sector: Cinema, Culture, Gastronomy Start Date: According to availability Location: Berlin Salary: Based on experience Coproduction Office is an international label that produces and sells bold and award-winning films. Its sister company Briefmarken Weine is one of Berlin’s best wine bars, focusing on artisanal and natural wines paired...

  • Office Manager

    vor 2 Wochen

    Berlin, Deutschland Deel Inc. Vollzeit

    Tasks Be a co-working community manager, by ensuring a great office culture for all tenants Manage Reception Area, Meeting Rooms and the office main line phone Receive and distribute incoming packages, mail and post Organize and manage office related projects, such as introducing a new meeting room booking system Contribute to our great office culture by...

  • Office Manager

    vor 2 Wochen

    Berlin, Deutschland Deel Inc. Vollzeit

    Tasks Be a co-working community manager, by ensuring a great office culture for all tenants Manage Reception Area, Meeting Rooms and the office main line phone Receive and distribute incoming packages, mail and post Organize and manage office related projects, such as introducing a new meeting room booking system Contribute to our great office culture by...

  • Office Manager m/w/d

    vor 1 Monat

    Berlin, Deutschland Berlin Heart GmbH Vollzeit

    Our patients. Our mission! Die Berlin Heart GmbH entwickelt, produziert und vermarktet innovative Systeme für die mechanische Herzunterstützung. Mit unseren Produkten EXCOR und EXCOR Pediatric decken wir die gesamte Bandbreite der medizinischen Indikationen bezüglich der Herzunterstützungssysteme sowie alle Altersklassen vom Neugeborenen bis zum...

  • Office Manager

    vor 1 Woche

    Berlin, Deutschland YoungCapital Deutschland Flex SE Vollzeit

    Office Manager (m/w/d) YoungCapital ist ein Recruitingunternehmen, das Kandidat:innen mit passenden ...

  • Office Manager Administration

    vor 1 Monat

    Berlin, Deutschland Eberhardt Service Group GmbH Vollzeit

    Office Manager Administration - Assistenz / Kundenservice / MS Office (m/w/d) Über das Unternehmen W...

  • Office Manager

    vor 1 Woche

    Berlin, Deutschland YoungCapital Deutschland Flex SE Vollzeit

    Office Manager (m/w/d) YoungCapital ist ein Recruitingunternehmen, das Kandidat:innen mit passenden Unternehmen verbindet. Unsere Recruiter:innen stehen dir im Bewerbungsprozess und während der gesamten Zusammenarbeit immer als Ansprechpersonen zur Seite.Du bist auf der Suche nach einem spannende...

  • Office Manager

    Vor 5 Tagen

    Berlin, Deutschland QFM Fernmelde- und Elektromontagen GmbH Vollzeit

    Office Manager (m/w/d) bei QFM Fernmelde- und Elektromontagen GmbH | softgarden View job here Office Manager (m/w/d) Voll- oder Teilzeit Berlin, Deutschland Mit Berufserfahrung 22.05.24...

  • Front Office Manager

    vor 2 Wochen

    Berlin, Deutschland COREcruitment Ltd Vollzeit

    Job Title: Front office managerLocation: BerlinSalary: €4500 - €5000Start: ASAPI am currently looking for a front office manager who loves working within the luxury hotel segment.This is an exciting and demanding role so you would need to have quite some years of experience behind you to excel at this amazing opportunity.Your responsibilities typically...

  • Office Manager

    vor 4 Wochen

    Berlin, Deutschland AUKETT + HEESE GmbH Vollzeit

    Die AUKETT + HEESE GmbH ist ein deutsch-internationales Architekturbüro mit Sitz in Berlin und beschäftigt rund 130 Mitarbeiter*innen. Wir arbeiten unter anderem an komplexen und anspruchsvollen nachhaltigen Gebäudeplanungen u.a. für die Bereiche Einzelhandel, Büro- sowie Wohnungsbau und Hotel. Zur Unterstützung unseres Office-Teams suchen wir in...