Office Coordinator

vor 6 Monaten

Duesseldorf, Deutschland AlignTech Vollzeit

**Join a team that is changing millions of lives.**

Transforming smiles, changing lives.

At Align Technology, we believe a great smile can transform a person’s life, so we create technology that gives people the confidence to take on whatever’s next. We revolutionized the orthodontic industry with the introduction of the Invisalign system, and we have never lost sight of that spirit of innovation. Our diverse and collaborative teams are constantly pushing the boundaries of what’s possible.

Ready to join us?

**About this opportunity**

As the Office Coordinator you take care of the day to day running of the office in Cologne, you are in charge of the general administration for the DACH region, the car pool in Germany and generally support the DACH leadership team as well as the office team.

**In this role, you will**

**Facilities, Equipment & Car Pool Management**:

- Organize and maintain office space, equipment and furniture (incl. cleaning, repairs and
upgrades)
- Ensure that each employee in DACH is equipped with computer(s), phone(s) and other devices as per his/her job role and that the devices are ready for use
- Close cooperation with European HQ
- Maintain a safe and secure working environment
- Follow through on maintenance agreements and contracts
- Ensure that meeting rooms are ready for use, i.e. fully equipped and cleaned daily, catering when needed
- Coordinate and monitor the company cars in close cooperation with the leasing company
- Ensure proper hand-over and/or return of company cars to/from employees; train new hires on car policies and monitor adherence; control of driver licenses in regular intervals
- Back up to Office Manager, facilities management during absences

**General Administration & Management Support**:

- In charge of local purchasing (e.g. office supplies, beverages, services) in line with company
procedures and policies
- Responsible for timely processing of invoices, travel expenses and other expenditures
- Distribution and handling of incoming post and deliveries; taking care of outgoing mail and
packages
- Support management with travel arrangements
- Provide training to new hires regarding administrative policies and procedures
- Create PR/PO’s within financial program SAP and main point of contact towards AP team regarding any related queries from the team (Sales, Marketing, etc.)
- Onboard vendors in our internal systems
- Onboarding new hires on office / admin related topics (incl. Remote/field based employees).

**Company activities & event management**:

- Coordinating employee activities (quarterly sales meeting, Christmas party, etc.)
- Coordinating company activities and events (often include customer events, e.g. supporting the local marketing team with local customer event management in the office itself or external locations)

**Travel**:

- Be the main point of contact with the travel agency to report issues with employee bookings when needed
- Support the team with travel requirements
- Lead training to employees for Travel expenses and approvals done according to business guidelines and requirements

**Support high-level executive support for General Manager**
- Provide general support when needed.
- Support with travel arrangements.
- Coordinate calendars and schedules when requested.
- General admin support and preparation/ filing of documents and presentations.
- Working with senior stakeholders across the business to deliver projects and events.
- Take meeting minutes and reports where requested

**In this role, you’ll need **
- High school degree with 4+ years of directly related experience, preferably gained in an international environment
- Strong organizational skills
- Native Germa and fluent English language skills
- Strong IT skills (MS Office)
- Efficient at managing competing demands including the ability to prioritize, respond timely, and regular communication
- Intuitive problem-solving skills and a strong ability to manage details
- High sense of accountability and an agile can-do attitude to facing problems
- Sense of urgency in responding to customers and solving problems

**Sound like a good fit?**

Great Click the "Apply" link to let us know you are interested. Not the right fit? Don’t worry, Align is quickly growing so we are creating more opportunities to expand our Align family. Please consider joining our Talent Network to receive notifications about future jobs or sharing this opportunity with others in your network.

**About Align**

Align Technology is a publicly traded medical device company that is transforming smiles and changing lives. Our global team of talented employees develop innovative technology, tools and treatment options to help dental professionals worldwide achieve the clinical results they expect. Our digital ecosystem combines the power of technology to create beautiful smiles through the integration of AI and machine learning, digital imaging and visualization, biomechanics and material s

  • HR & Office Coordinator

    vor 6 Monaten

    Duesseldorf, Deutschland Sephora Vollzeit

    Zur Verstärkung unseres **HR Teams **suchen wir in **Vollzeit** einen: **HR & Office Coordinator (m/w/x)** **Wir suchen dich als HR & Office Coordinator mit ** einer ausgeprägten Service und Hands-On-Mentalität, der Leidenschaft Events zu planen zu organisieren und einer positiven und offenen Art! **Dich erwarten...** ...attraktive...

  • HR Coordinator

    vor 6 Monaten

    Duesseldorf, Deutschland QVC Vollzeit

    Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen engagierten **HR Coordinator (m/w/d)** **in Vollzeit, unbefristet** zur Unterstützung unseres HR-Teams. Als **HR Coordinator** bist Du verantwortlich für die Personalverwaltung und fungierst als Ansprechpartner für Mitarbeiter und Führungskräfte. Die Stelle kann in **Düsseldorf, Hückelhoven oder...

  • German Speaking Sales Support Coordinator

    vor 6 Monaten

    Duesseldorf, Deutschland Centre People Appointments Ltd Vollzeit

    Ref:MY45543 A Japanese chemical company is currently recruiting a Sales Support Coordinator in their Düsseldorf office. The Sales Support Coordinator will be responsible for collaborating closely with sales teams, customers, and other internal departments to facilitate efficient order processing, communication, and administrative tasks. **TYPE**:...

  • Sales Coordinator

    vor 7 Monaten

    Duesseldorf, Deutschland EF International Language Campuses Vollzeit

    Mit fast 60 Jahren Erfahrung ist EF Education First weltweit führend in der internationalen Bildung. Durch unser Angebot von Auslandsaufenthalten an 50 Reisezielen in 20 Ländern erfüllt EF den Traum von vielen Menschen: eine Sprache zu lernen und die Welt zu entdecken. Bist Du ein Verkaufstalent und möchtest als Sales Coordinator bei EF...

  • Sales Coordinator

    vor 6 Monaten

    Duesseldorf, Deutschland EF International Language Campuses Vollzeit

    Mit fast 60 Jahren Erfahrung ist EF Education First weltweit führend in der internationalen Bildung. Durch unser Angebot von Auslandsaufenthalten an 50 Reisezielen in 20 Ländern erfüllt EF den Traum von vielen Menschen: eine Sprache zu lernen und die Welt zu entdecken. Bist Du ein Verkaufstalent und möchtest als Sales Coordinator bei EF...

  • Office Coordinator

    vor 6 Monaten

    Duesseldorf, Deutschland Air Partner Vollzeit

    Overview: Duties will be varied and will include looking after front of house, office facilities and administration, amongst other tasks. Please note this is a part time position offering 30 hours per week, and you will ideally spread those hours over 4 days between Tuesday and Friday each week. We work on a hybrid basis that means you would work three days...

  • Office Coordinator

    vor 6 Monaten

    Duesseldorf, Deutschland Air Partner Plc Vollzeit

    Duties will be varied and will include looking after front of house, office facilities and administration, amongst other tasks. Please note this is a part time position offering 30 hours per week, and you will ideally spread those hours over 4 days between Tuesday and Friday each week. We work on a hybrid basis that means you would work three days in our...

  • HR Coordinator

    vor 7 Monaten

    Duesseldorf, Deutschland Hilton Vollzeit

    HR Coordinator (M/F/d) A Human Resources Coordinator coordinates and implements department activities and projects, as assigned. Provides clerical and office support and assistance to department management. **What will I be doing?** The Human Resources Coordinator coordinates and implements department activities and projects, as assigned. Provides...

  • Inside Sales Coordinator

    vor 7 Monaten

    Duesseldorf, Deutschland SITA Airport IT GmbH Vollzeit

    **Inside Sales Coordinator (m/w/d) - Vollzeit** Als Inside Sales Coordinator (m/w/d) unterstützen Sie den Sales Bereich in allen Bereichen bei der Erreichung der Verkaufsziele. Sie übernehmen die eigenständige Bereuung von Geschäftspartnern und Kunden sowie den kompletten Prozess der Angebotserstellung und -bearbeitung. **Ihre Aufgaben** -...

  • Sachbearbeiter Personal

    vor 6 Monaten

    Duesseldorf, Deutschland Genc Fast Casual Systemgastronomie GmbH Vollzeit

    Du hast eine echte Leidenschaft für Food & Restaurants und Lust darauf ein neues, deutschlandweites Restaurantkonzept mit aufzubauen? Dann bist Du bei uns richtig! Unser Team in Deutschland wächst und sucht mit Dir weitere Verstärkung als **HR COORDINATOR - ADMINISTATOR (w/m/d) in Teilzeit** in Düsseldorf Altstadt - Neustraße 16 | Unbefristet |...

  • Administrative Coordinator

    vor 7 Monaten

    Duesseldorf, Deutschland Mitsui & Co. Deutschland GmbH Vollzeit

    Mitsui & Co., Ltd. is one of the leading trading companies with 128 offices in 63 countries. Within a worldwide network, our skilled employees focus on customer-oriented solutions. Mitsui & Co. Deutschland GmbH is mainly active in the fields of chemicals/plastics, infrastructure/machinery, steel, information technology and logistics. In our Chemicals...

  • Customer Service Coordinator

    vor 6 Monaten

    Duesseldorf, Deutschland Aschert & Bohrmann GmbH Vollzeit

    **im Rahmen der direkten Personalvermittlung**: Im Kundenauftrag suchen wir im Rahmen unserer Dienstleistung der direkten Personalvermittlung einen Customer Service Coordinator (m/w/d) am Standort Köln. **Ihre Aufgaben**: - Betreuung von Kundenanfragen über verschiedene Kommunikationskanäle wie Telefon, E-Mail und Chat - Erfassung und Bearbeitung von...

  • Office Coordinator

    vor 6 Monaten

    Duesseldorf, Deutschland Eurowings Digital Vollzeit

    **_We are dreamers, doers, and enthusiasts....!_** Our mission is to enable our customers on leisure and/or business travel to enjoy a seamless travel booking experience from the tip of their fingers. Therefore, we are continuously working passionately on providing diverse and attractive offers on our online booking platforms Eurowings & Eurowings Holidays...

  • Contract Coordinator

    vor 7 Monaten

    Duesseldorf, Deutschland TASCHEN GmbH Vollzeit

    In unserem Headquarter in Köln suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt in Vollzeit einen **Contract Coordinator (w/m/d)** im Bereich Rechte & Lizenzen. **Ihre Aufgaben**: - Erstellung, Dokumentation und Kontrolle von Übersetzer - und Autorenverträgen - Verwaltung der Lizenzverträge - Beantwortung von Rechteanfragen aus dem In - und Ausland -...

  • Event Und Sales Coordinator Dach

    vor 6 Monaten

    Duesseldorf, Deutschland Boston Scientific Corporation Vollzeit

    **Event und Sales Coordinator DACH (m/w/d)**: - Work mode: Hybrid- Onsite Location(s): Dusseldorf, Germany**#Boston Scientific** Seit 40 Jahren arbeitet Boston Scientific als weltweit führendes Medizintechnikunternehmen an dem Ziel, das Leben von Patienten zu verbessern. Täglich stellen wir uns den wichtigsten Herausforderungen der Gesundheitsbranche mit...

  • Sales Coordinator

    vor 6 Monaten

    Duesseldorf, Deutschland Excelsior Hotel Ernst Vollzeit

    **IHRE PERSÖNLICHKEIT IST UNSER GEWINN** **EXCELSIOR HOTEL ERNST - BEWUSST KARRIERE MACHEN** **Werden Sie ein Teil von uns und wir begleiten Sie auf Ihrem Karriereweg als**: SALES COORDINATOR (M/W/D) Im Jahre 1863 erfüllte sich der Hofrestaurateur Carl Ernst mit dem EXCELSIOR HOTEL ERNST mitten im Kölner Stadtzentrum seinen Lebenstraum und setzte neue...

  • Coordinator Cyber Security

    vor 7 Monaten

    Duesseldorf, Deutschland Vodafone Vollzeit

    **Coordinator Cyber Security (m/w/d)** **Stellen-ID**:216831 Bei Vodafone arbeiten wir jeden Tag an einer besseren Zukunft. Für eine Welt, die besser vernetzt, inklusiver und nachhaltiger ist. Denn für uns ist Technologie nur so stark wie die Menschen, die sie nutzen. Sei dabei und lass uns gemeinsam die Welt von morgen gestalten. **Was Dich...

  • Customer Service Coordinator

    vor 7 Monaten

    Duesseldorf, Deutschland AIDe GmbH PersonalService Vollzeit

    AIDe PersonalService - ist seit über 30 Jahren der Spezialist für Arbeitskräfteüberlassung und Personalvermittlung. Wir sind ein erfolgreiches inhabergeführtes Unternehmen für Personaldienstleistungen im Bereich AUTOMOTIVE, AVIATION, ELECTRICS, HEALTHCARE, HOSPITALITY, INDUSTRIES, LOGISTICS und OFFICES. Die AIDe GmbH AirportService sucht am Standort...

  • Implementation Owner

    vor 7 Monaten

    Duesseldorf, Deutschland Vodafone Vollzeit

    **Implementation Owner (Coordinator) (m/w/d)** **Stellen-ID**: 218965 Bei Vodafone arbeiten wir jeden Tag an einer besseren Zukunft. Für eine Welt, die besser vernetzt, inklusiver und nachhaltiger ist. Denn für uns ist Technologie nur so stark wie die Menschen, die sie nutzen. Sei dabei und lass uns gemeinsam die Welt von morgen gestalten. Der Bereich TE...

  • Air Import Coordinator M/w/d Vollzeit

    vor 7 Monaten

    Duesseldorf, Deutschland Crane Worldwide Germany GmbH Vollzeit

    **General Description** hervorragende Konditionen und engagieren uns beherzt dafür, dass du dich bei uns rundum wertgeschätzt und wohl fühlst, denn gemeinsam können wir Beeindruckendes bewegen auf globaler, lokaler und persönlicher Ebene! Finde auch du deinen perfekten Platz in unserem Team: als Air Import Coordinator (m/w/d) in unserem Standort in...