Office Administrator

vor 3 Wochen

Aachen, Deutschland Kape Vollzeit

Working closely with HR, Finance and other stakeholders our Office Administrator colleague will provide complex support in a variety of capacities with great service excellence in such a manner that office related matters are well executed.

Your main responsibilities:

- Prepares letters, memos, forms, and reports according to written or verbal instructions;
- Together with Finance and IT keeps the evidence of equipment and inventory;
- Offers administrative assistance (answers phones, directs calls to appropriate individuals, mail distribution, copies, sorts, and files records related to office activities, business transactions, and other matters);
- Document management and organization (filing systems either manually or electronically;
- Processing of incoming invoices;
- Manages calendars and schedules appointments for on premises meeting rooms or other types of events;
- Office maintenance (keep the relationship with the property managers of the office building, makes sure the office is well maintained and corresponds to the needs of our team)
- Performs other related duties as assigned.

What we're looking for:

- At least** **2 years hands-on experience in a comparable position;
- Completed vocational training as an office administrator (f/m/d) or office management assistant (f/m/d) or equivalent qualification;
- Excellent verbal and written communication skills in German;
- Good verbal and written communication skills in English;
- Excellent organizational skills and attention to detail;
- Excellent time management skills with a proven ability to meet deadlines;
- Proficient with Microsoft Office Suite or comparable software like GSuite;
- Independent and structured way of working;
- Basic knowledge in payroll and financial accounting are an advantage;
- Ethical and reliable;
What we offer:

- A fun, flexible working environment;
- The chance to be part of an awesome, fun, high-performance team;
- A fast-growing company environment, which also means huge personal growth potential and new, challenging projects to work on;
- Support in adapting to the privacy and security industry and learning how to make the most of it;
- Constant training, both in using tools and assimilating new knowledge;

  • Office Administrator

    vor 3 Wochen

    Aachen, Deutschland ExpressVPN Vollzeit

    We're a large and successful tech company with a rapidly growing global presence. Our culture is important to us, and you'll help us drive our company culture in our diverse Übach-Palenberg office. **Duties/Responsibilities**: - Performs clerical duties including typing, filing, and completion of simple forms. - Answers phones, directs calls to...

  • Administrator (All Genders) Siem/Linux

    vor 2 Wochen

    Aachen, Deutschland CANCOM SE Vollzeit

    **Professional**: **Administrator (all genders) SIEM/Linux**: Aachen JETZT BEWERBEN Bei CANCOM erwartet dich ein innovatives, agiles und nachhaltiges Umfeld: Mehr als 4.000 Mitarbeiter:innen arbeiten tagtäglich daran, mit Hilfe moderner IT-Lösungen die Zusammenarbeit und den Austausch in verschiedenen Lebensbereichen zu verbessern. Du hast Lust ein Teil...

  • Administrator (All Genders) Microsoft / Citrix

    vor 2 Wochen

    Aachen, Deutschland CANCOM SE Vollzeit

    **Professional**: **Administrator (all genders) Microsoft / Citrix Operations**: Aachen JETZT BEWERBEN Bei CANCOM erwartet dich ein innovatives, agiles und nachhaltiges Umfeld: Mehr als 4.000 Mitarbeiter:innen arbeiten tagtäglich daran, mit Hilfe moderner IT-Lösungen die Zusammenarbeit und den Austausch in verschiedenen Lebensbereichen zu verbessern. Du...

  • Azure Virtual Desktop Administrator Microsoft

    vor 7 Monaten

    Aachen, Deutschland CANCOM SE Vollzeit

    **Professional**: **Azure Virtual Desktop Administrator Microsoft Citrix Operations (m/w/d)**: Aachen JETZT BEWERBEN Bei CANCOM erwartet dich ein innovatives, agiles und nachhaltiges Umfeld: Mehr als 5.600 Mitarbeiter arbeiten tagtäglich daran, mit Hilfe moderner IT-Lösungen die Zusammenarbeit und den Austausch in verschiedenen Lebensbereichen zu...

  • Administrator Customer Focus Team Im Service Desk

    vor 7 Monaten

    Aachen, Deutschland CANCOM SE Vollzeit

    **Young Professional & Absolventen**: **Administrator Customer Focus Team im Service Desk (m/w/d)**: Aachen JETZT BEWERBEN Bei CANCOM erwartet dich ein innovatives, agiles und nachhaltiges Umfeld: Mehr als 5.600 Mitarbeiter arbeiten tagtäglich daran, mit Hilfe moderner IT-Lösungen die Zusammenarbeit und den Austausch in verschiedenen Lebensbereichen zu...

  • Administrator (M/w/d)

    vor 7 Monaten

    Aachen, Deutschland myOpenFactory Software GmbH Vollzeit

    **Administrator (m/w/d)** - Deine Aufgaben_ - Du betreust und verwaltest unsere IT-Infrastruktur (Server, Netzwerke, Hardware, Software) - Du stellst die Sicherheit dieser Infrastruktur sicher und setzt dabei Datenschutzrichtlinien um - Du unterstützt und schulst deine Kollegen in IT-relevanten Fragen und Themen - Du administrierst und verwaltest die von...

  • Sales Administrator

    vor 7 Monaten

    Aachen, Deutschland KISTERS AG Vollzeit

    Als KISTERS AG setzen wir uns dafür ein, erneuerbare Energien effektiver zu nutzen, die Energiewende voranzutreiben und die Auswirkungen des Klimawandels zu mindern. Wir sind stolz darauf, als Vorreiter für die intelligente Nutzung erneuerbarer Energien digitale Lösungen zu entwickeln und somit verantwortungsvoller mit den Ressourcen unseres Planeten...

  • IT Systems and Support Administrator

    vor 4 Monaten

    Aachen, Deutschland Gantrex Vollzeit

    Job summary:We are seeking an IT Systems and Support Administrator to manage our Windows and Microsoft Cloud environment. Responsibilities include maintaining system performance, administering Azure and Office 365 services, providing technical support to staff, and onboarding new hires. This role is vital in ensuring secure, efficient IT operations and...

  • Fachinformatiker Für Systemintegration

    vor 4 Monaten

    Aachen, Deutschland CIMSOURCE Vollzeit

    Fachinformatiker für Systemintegration (w/m/d) Beschreibung Damit unser Kundenstamm international wächst, damit Interessenten schnell qualifizierte Angebote bekommen und wir den Überblick nicht verlieren, suchen wir zur Verstärkung unseres Teams zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen strukturierten und kommunikative/n...

  • HR Administrator

    vor 2 Wochen

    Aachen, Deutschland Abiomed Vollzeit

    Abiomed is an innovative medical device business with an inspiring mission "Patients First," and a unique guiding company principle " Recovering hearts. Saving lives." With more than 2,000 employees, Abiomed is one of the fastest growing medical technology businesses in the world with corporate headquarters in Danvers, USA, and locations in Aachen and...

  • Qualitätssicherung Netzwerk Tester M/w/d

    vor 3 Wochen

    Aachen, Deutschland LANCOM Systems GmbH Vollzeit

    LANCOM Systems ist mehr als nur Arbeitgeber: Bei uns findest Du Spielraum - für Deine Ideen, Dein Wissen und Deine Vorstellungen. Wir sind der führende europäische Hersteller innovativer Netzwerklösungen für Unternehmen, Behörden und Institutionen. Und wir wissen: Kluge, wegweisende Lösungen entstehen nur in einem inspirierenden, partnerschaftlichen...

  • Quality Assurance Network Tester M/w/d

    vor 3 Wochen

    Aachen, Deutschland LANCOM Systems GmbH Vollzeit

    LANCOM Systems ist mehr als nur Arbeitgeber: Bei uns findest Du Spielraum - für Deine Ideen, Dein Wissen und Deine Vorstellungen. Wir sind der führende europäische Hersteller innovativer Netzwerklösungen für Unternehmen, Behörden und Institutionen. Und wir wissen: Kluge, wegweisende Lösungen entstehen nur in einem inspirierenden, partnerschaftlichen...