Sachbearbeitung (M/w/d)

vor 7 Monaten

RheinMainGebiet, Deutschland Hessisches Ministerium des Innern und für Sport Vollzeit

Sachbearbeitung (m/w/d)
- Hessisches Ministerium des Innern und für Sport

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- Über uns

Im Hessischen Ministerium des Innern und für Sport ist vorbehaltlich einer Personalmaßnahme in der Abteilung Z „Zentralabteilung“ im Referat Z 1 „Grundsatz und Organisation“ eine

Sachbearbeiterposition (m/w/d)
zu besetzen. Eine unbefristete Stelle bis Entgeltgruppe E 11 / E 12 TV-H ist vorhanden.

Die immer stärkere Durchdringung aller Geschäftsprozesse und Verwaltungsabläufe mit IT sowie die dadurch wachsenden Anforderungen an die damit einhergehenden organisatorischen Fragestellungen erfordern eine kontinuierliche Arbeit an der Verbesserung der Prozesse und Strukturen.

Schwerpunktmäßig suchen wir für den Themenbereich „Aktenführung“ eine kompetente Persönlichkeit, die landesorganisatorische sowie HMdIS-spezifische Fragestellungen eigenverantwortlich bearbeitet und vertritt.

Ihre Aufgaben
- Ansprechperson zum Thema Aktenplan und Aktenstruktur bestehend aus Akte, Vorgang und Dokument (organisatorisch und administrativ)
- Beratung zu Grundsatzfragen und Einzelfragen der eGeschäftsstelle / Registratur und zur Einführung der elektronischen Akte und Workflows im HMdIS
- Betreuung der Scanstationen im HMdIS (Hard
- und Software, Kofax-Scanner) zur Erlangung rechtssicherer Scans
- Erarbeitung eines Konzepts zur Löschung (Löschen von Akten, Vorgänge, Postmappen sowie Dokumente und Berücksichtigung der geltenden Aufbewahrungsbestimmungen)
- Erarbeitung eines Umsetzungskonzepts zur Aktenaussonderung (elektronisch und papiergebunden) in Zusammenarbeit mit dem Hessischen Landesarchivs
- Beratung, Koordinierung sowie Controlling im Hinblick auf die Einhaltung der Aufbewahrungsfristen im HMdIS
- Mitarbeit im Teilprojekt „Organisation und Prozesse“ an ressortübergreifenden Konzepten zur Festlegung landesweiter Standards im Kontext zur Einführung des Dokumentenmanagementsystems
- Mitarbeit an der Aktenführungs-Verordnung sowie Novellierung des Erlasses zur Aktenführung in der hessischen Landesverwaltung (Aktenführungserlass) sowie Begleitung der Ressortanhörungen und Vorlagen
- DMS Beauftragte/r der Abteilung Z

Unsere Anforderungen
- Das erforderliche Profil umfasst:

- Studium im gehobenen Dienst bzw. vergleichbarer Studienabschluss (Diplom-Verwaltungswirt/in FH, Bachelor of Arts - Allgemeine Verwaltung), Abschluss zur Verwaltungsfachwirtin oder zum Verwaltungsfachwirt oder alternativ Ausbildung im öffentlichen Dienst, z. B. Verwaltungsfachangestellte/r, Justizfachangestellte/r mit mehrjähriger Berufserfahrung- Kenntnisse der Landesverwaltung und Verwaltungserfahrung, Gute IT-Anwenderkenntnisse (v.a. Microsoft Office, SharePoint)
- Kenntnisse im Umgang mit einem im Dokumentenmanagementsystem

Überfachliche Kompetenzen, die besonders erwartet werden:
- hohes Maß an Selbstständigkeit bei der Aufgabenerledigung
- schnelle Auffassungsgabe und hohes Maß an Eigeninitiative
- überdurchschnittliches Interesse und Verständnis für organisatorische Fragestellungen und IT-Affinität
- Fähigkeit, sich zeitnah in komplexe Sachverhalte einzuarbeiten
- Sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit
- Ausgeprägte Kommunikations-, Team
- und Koordinationsfähigkeit.

Unsere Angebote
- Wir bieten:
- eine unbefristete Stelle
- eine verantwortungsvolle, abwechslungsreiche und sinnstiftende Tätigkeit
- leistungsgerechte Vergütung entsprechend Ihrer Qualifikation mit den Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes
- Vereinbarkeit von Familie oder Pflege und Beruf
- grundsätzlich flexible Arbeitszeiten (06.00 bis 20 Uhr) und mobiles Arbeiten
- Landesticket
- externe Personalberatung
- ein modernes, dynamisches und kollegiales Arbeitsumfeld
- Dienstgebäude fußläufig zum Hauptbahnhof
- E-Ladesäulen kostenneutral
- Parkplätze und sichere Fahrradabstellplätze am Haus
- Laufgruppe, Fitnessraum und Chor
- Betriebsrestaurant

Allgemeine Hinweise
- Eine generelle Erhöhung des Frauenanteils in allen Bereichen und Positionen, in denen Frauen unterrepräsentiert sind, wird angestrebt. Schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Die Landesverwaltung strebt eine Erhöhung des Anteils von Menschen mit Migrationsgeschichte an. Bewerbungen von Menschen unabhängig von rassistischen Zuschreibungen, ethnischer Herkunft, deren Geschlecht und geschlechtlicher Identität, Religion und Weltanschauung, Behinderung, Alter oder sexueller Identität sind daher ausdrücklich erwünscht. Ehrenamtliches Engagement wird in Hessen gefördert. Im Ehrenamt erworbene Erfahrungen und Fähigkeiten können gegebenenfalls im Rahmen von Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung positiv berücksichtigt werden, wenn sie für die vorgesehene Verwendung dienlich sind. Teilzeitbeschäftigung ist vom Grundsatz her möglich, jedoch muss sichergestellt werden, dass die Stelle im vollen Umfang besetzt wird. Dem Hessischen Ministe

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  • Sachbearbeitung (W/m/d) Im Bereich

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    Sachbearbeitung (w/m/d) im Bereich Zuverlässigkeits - und Sicherheitsüberprüfung HSG56 Dateien PMK **Bewerben** Ausschreibung per E-Mail teilen Über uns Das Hessische Landeskriminalamt (HLKA) ist die zentrale Dienststelle der Kriminalpolizei des Landes und die zuständige Landesbehörde für den Geschäftsbereich des für die Polizei zuständigen...

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    Sachbearbeitung (w/m/d) Kreditoren-/Anlagenbuchhaltung, Reisestelle HSG22 Haushalt **Bewerben** Ausschreibung per E-Mail teilen Über uns Das Hessische Landeskriminalamt (HLKA) ist die zentrale Dienststelle der Kriminalpolizei des Landes und die zuständige Landesbehörde für den Geschäftsbereich des für die Polizei zuständigen Ministeriums. Es...

  • Sachbearbeitung (W/m/d) Im Bereich Der

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  • Sachbearbeitung (M/w/d) Beim Havs Wiesbaden

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    Rhein-Main-Gebiet, Deutschland Hessisches Ministerium des Innern und für Sport Vollzeit

    Sachbearbeitung (m/w/d) beim HAVS Wiesbaden **Bewerben** Ausschreibung per E-Mail teilen - Über uns Beim Hessischen Amt für Versorgung und Soziales Wiesbaden ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Stelle in der Sachbearbeitung (m/w/d) im gehobenen allgemeinen Verwaltungsdienst unbefristet zu besetzen. Es steht eine Planstelle bis zur Besoldungsgruppe...

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    Sachbearbeitung (w/m/d) im Bereich Dateien PMK - HSG56 Dateien PMK **Bewerben** Ausschreibung per E-Mail teilen - Über uns Das Hessische Landeskriminalamt (HLKA) ist die zentrale Dienststelle der Kriminalpolizei des Landes und die zuständige Landesbehörde für den Geschäftsbereich des für die Polizei zuständigen Ministeriums. Es beschäftigt knapp...

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