Verwaltungsassistentin/administration Assistant

vor 2 Monaten

Berlin, Deutschland Celltainer Biosolutions GmbH Vollzeit

Celltainer Biosolutions GmbH (daughter company of Bionet, Spain) is a young company involved in the development, production, marketing and sales of single-use bioreactors and related products based on a unique product concept. All our operational activities for the complete product line are organized out of our office in Berlin with the support from Bionet´s HQ.

We are looking for an administrative Assistant is a supportive role in our office in Alt-Tegel in Berlin. Responsible for managing and distributing information among their co-workers, travel arrangements, and other administrative work. Someone who enjoys helping others managing documentation and implementing and keeping administrative procedures.

**Tasks**
- Based on customer POs (Purchase Orders) and CT´s quotes prepare, send and store invoices to customers
- Produce CTs POs to suppliers based on approved customer quotes
- Collect, order and organize all received and produced invoices and other relevant information to bookkeeper and tax consultant. Invoices received have to be matched with CT´s POs and sent to responsible person for the approval before being booked.
- Keep track of POs and invoices for Cash Flow prognosis update.
- Review bank movements
- Contact clients and send reminders to ensure timely payments
- Report on the status of accounts payable and receivable
- Update internal Quality Management System databases and spreadsheets
- Makes travel arrangements for staff such as booking flights, cars, and hotels.
- Carries out administrative duties such as filing, typing, copying, binding, scanning etc.
- Maintains supplies inventory by checking stock to determine inventory level, anticipating needed supplies, placing and expediting orders for suppliers.
- Collaborates in company logistics for the supply chain transport activities
- Collaborate in office maintenance

**Requirements and skills**
- Proven work experience of at least three years as an Accounts Administrator or administrative assistant experience.
- Good knowledge of bookkeeping procedures and debt collection regulations.
- Hands-on experience with accounting software will be appreciated
- Solid data entry skills with an ability to identify numerical errors
- Good organizational and time-management abilities
- Fluent in spoken and written English and German is mandatory
- Celltainer is implementing a Quality Management system based on ISO 9001 standards so experience in QMS will be appreciated.
- Bürofachkraft or equivalent education required
- Knowledge of appropriate software including: Microsoft Word, Excel, and Outlook, Microsoft PowerPoint and Adobe Acrobat

Ability to commute/relocate:

- Berlin: Reliably commute or planning to relocate before starting work (required)

**Experience**:

- administration assistant: 2 years (preferred)

**Language**:

- fluent English (required)

Work Location: One location

Application Deadline: 21/03/2023

  • Verwaltungsassistentin/administration Assistant

    vor 2 Monaten

    Berlin, Deutschland Celltainer Biosolutions GmbH Vollzeit

    Celltainer Biosolutions GmbH (daughter company of Bionet, Spain) is a young company involved in the development, production, marketing and sales of single-use bioreactors and related products based on a unique product concept. All our operational activities for the complete product line are organized out of our office in Berlin with the support from...

  • Administration Assistant

    Vor 7 Tagen

    Berlin, Deutschland Sopra Steria Vollzeit

    We are looking for an Administration Assistant to join our Account Office (AO). The AO works across several high-profile Accounts to provide essential administrative and logístical support. The responsibilities of this team are wide ranging and encompass the activities required to keep an active Account functioning in an organised and consistent...

  • Office Assistant

    vor 2 Monaten

    Berlin, Deutschland Unicorns Hunter Vollzeit

    We are currently recruiting an Office Assistant for a gaming and betting Company in Berlin. **Tasks**: - Administration; - Appointments & Travel Coordination; - Procurement Management and Logistic; - Monthly Billing and invoice control; - Administrating Travel management and purchaising tools. **Requirements**: - Experience in back office, administration...

  • Administration Assistant

    vor 1 Monat

    Berlin, Deutschland Motel One Berlin-Upper West Vollzeit

    Administration Assistant (Buchhaltung, m/w/d)UnternehmensbeschreibungUnser Herz schlägt türkis.Arbeiten bei Motel One ist wie zu Freunden kommen, wo Wertschätzung und Unterstützung großgeschrieben werden und die individuelle Persönlichkeit willkommen ist. Wir begegnen uns auf Augenhöhe und verstehen uns als ein Team: von der Geschäftsführung bis zu...

  • Office Assistant

    vor 2 Monaten

    Berlin, Deutschland Unicorns Hunter Vollzeit

    We are currently recruiting an Office Assistant for a gaming and betting Company in Berlin. **Tasks**: - Administration; - Appointments & Travel Coordination; - Procurement Management and Logistic; - Monthly Billing and invoice control; - Administrating Travel management and purchaising tools. **Requirements**: - Experience in back office, administration...

  • Sales Assistant

    vor 6 Stunden

    Berlin, Deutschland Rebecca Zehden Mode und Handel e. K. Vollzeit

    **Wir suchen eine studentische Hilfskraft für die Position des Sales Assistant in Berlin Mitte**: **Deine Aufgaben**: - Styling-Beratung - Kundenpflege - Social Media Administration (Instagram; Facebook) - Office Administration - Waren - und Lagerpflege **Dein Profil**: - Du hast Passion for Fashion - Erfahrung im Bereich Verkauf und hast Spaß dran - Du...

  • Sales Assistant

    vor 1 Woche

    Berlin, Deutschland Rebecca Zehden Mode und Handel e. K. Vollzeit

    **Wir suchen eine studentische Hilfskraft für die Position des Sales Assistant in Berlin Mitte**: **Deine Aufgaben**: - Styling-Beratung - Kundenpflege - Social Media Administration (Instagram; Facebook) - Office Administration - Waren - und Lagerpflege **Dein Profil**: - Du hast Passion for Fashion - Erfahrung im Bereich Verkauf und hast Spaß dran - Du...

  • Stellenangebot Als Administration Assistant

    vor 2 Monaten

    Berlin, Deutschland Clavel Hoteles Berlin GmbH Vollzeit

    **Stellenangebot als Administrations Assistant **(m/w/d)** **Unternehmerbeschreibung** Das Gat Point Charlie Hotel bietet seinen Gästen eine ganz besondere Wohlfühlatmosphäre - für einen entspannten Aufenthalt in Berlin. - Unser modernes Designerhotel befindet sich mitten im Herzen von Berlin. Geniessen sie unsere 140 komplett, komfortabel und modern...

  • Stellenangebot Als Administration Assistant

    vor 1 Woche

    Berlin, Deutschland Clavel Hoteles Berlin GmbH Vollzeit

    **Stellenangebot als Administrations Assistant **(m/w/d)** **Unternehmerbeschreibung** Das Gat Point Charlie Hotel bietet seinen Gästen eine ganz besondere Wohlfühlatmosphäre - für einen entspannten Aufenthalt in Berlin. - Unser modernes Designerhotel befindet sich mitten im Herzen von Berlin. Geniessen sie unsere 140 komplett, komfortabel und modern...

  • Administration and Finance Assistant

    Vor 5 Tagen

    Berlin, Deutschland Apolitical Foundation Vollzeit

    We are looking for an administrative and finance assistant to support our team, help to maintain and optimize our internal systems and conduct basic bookkeeping. We are looking for someone who is highly organized, has attention to detail and who is a clear communicator and problem solver. **Responsibilities**: - **Administrative Support**: Provide...

  • HR-assistant

    vor 1 Woche

    Berlin, Deutschland Burgermeister Vollzeit

    Die Burgermeister GmbH ist ein dynamisches Unternehmen im Bereich der Gastronomie, das sich auf hochwertige Burger und kundenorientierten Service spezialisiert hat. Mit unserer Leidenschaft für Innovation und Qualität streben wir danach, in allen Aspekten unseres Geschäfts führend zu sein. Aufgaben HR-Assistant - Administration / Arbeitsrecht...

  • Sales Assistant

    vor 2 Monaten

    Berlin-Mitte, Deutschland Rebecca Zehden Mode und Handel e. K. Vollzeit

    **Wir suchen eine studentische Hilfskraft für die Position des Sales Assistant in Berlin Mitte**: **Deine Aufgaben**: - Styling-Beratung - Kundenpflege - Social Media Administration (Instagram; Facebook) - Office Administration - Waren - und Lagerpflege **Dein Profil**: - Du hast Passion for Fashion - Erfahrung im Bereich Verkauf und hast Spaß dran - Du...

  • Logistical and administration assistance

    vor 2 Monaten

    Berlin, Deutschland ReDent Nova Vollzeit

    Company DescriptionReDent Nova GmbH & CO.KG is a young HI -TECH company in the field of dental technologies , the company is in go to market phase , the company has been founded in 2019 and develped a special innovative system for Endodontic treatment.Role DescriptionThis is a full-time, on-site role located in Berlin. As a Logistical and Administration...

  • Logistical and administration assistance

    vor 1 Woche

    Berlin, Deutschland ReDent Nova Vollzeit

    Company DescriptionReDent Nova GmbH & CO.KG is a young HI -TECH company in the field of dental technologies , the company is in go to market phase , the company has been founded in 2019 and develped a special innovative system for Endodontic treatment.Role DescriptionThis is a full-time, on-site role located in Berlin. As a Logistical and Administration...

  • Data Entry Assistant

    vor 3 Wochen

    Berlin, Deutschland global360staffing.online Vollzeit

    Data Entry Assistant (100% Remote)Role DescriptionThis is a full-time remote Data Entry Assistant role. The Data Entry Assistant will be responsible for organizing and inputting data in our systems, ensuring data accuracy and confidentiality, and updating existing databases. Additionally, the Data Entry Assistant will take up administrative assistance tasks...

  • HR-assistant - Administration / Arbeitsrecht (W/m/d)

    vor 1 Woche

    Berlin, Deutschland Burgermeister GmbH Vollzeit

    Die Burgermeister GmbH ist ein dynamisches Unternehmen im Bereich der Gastronomie, das sich auf hochwertige Burger und kundenorientierten Service spezialisiert hat. Mit unserer Leidenschaft für Innovation und Qualität streben wir danach, in allen Aspekten unseres Geschäfts führend zu sein. Für unser Headquarter in Berlin-Tempelhof suchen wir **ab...

  • Personal Assistant

    vor 2 Monaten

    Berlin, Deutschland Jobello AG Vollzeit

    Wir suchen eine integre **Personal Assistant (a) 60-100%, im Homeoffice** Als flexible Personal Assistant, sind Sie die gute Fee, die unserer Geschäftsführerin den Rücken frei hält, organisatorisch und administrativ. Mit Ihrer freundlichen und aufgeschlossenen Art sowie Ihrer Praxiserfahrung als Direktions - oder Personal Assistant sorgen Sie durch...

  • Legal Assistant

    vor 6 Stunden

    Berlin, Deutschland Nordcloud Germany Vollzeit

    **We are digital builders born in the cloud and currently, we are looking for a Legal Assistant - Paralegal.** Joining Nordcloud is the chance of a lifetime to leave your mark on the European IT industry! We use an agile, cloud-native approach to empower clients to seize the full potential of the public cloud. **Your daily work**: - Providing...

  • Executive Assistant

    vor 2 Monaten

    Berlin, Deutschland Clearstone GmbH Vollzeit

    **Executive **Assistant** (m/w/d)** Unser Kunde, eine führende Agentur im internationalen Musik - und Eventbereich, der weltweit Großevents organisiert, auf denen dem Publikum ein einzigartiges audiovisuelles Gesamterlebnis beschert wird. Mit einer starken internationalen Präsenz ist das Unternehmen besonders in Süd - und Zentralamerika aktiv und freut...

  • Finance Assistant

    vor 2 Wochen

    Berlin, Deutschland MICT Vollzeit

    **MICT - Media in Cooperation and Transition gGmbH**: - Media in Cooperation and Transition (MiCT) is a non-profit organisation delivering expert media services in complex and challenging contexts with passion, precision and agility. Through our collaborative work with our partners, we foster transparent, inclusive and fair dialogue supporting resilient...