Executive Assistant

Daniel Barenboim Stiftung

Die Daniel Barenboim Stiftung sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Assistenz (m/w/d) für den Vorstand der Stiftung, Tabaré Perlas, der zugleich General Manager des West-Eastern Divan Orchestra ist.

Die Daniel Barenboim Stiftung bildet die Dachorganisation u.a. für das berühmte West-Eastern Divan Orchestra, die Barenboim-Said Akademie mit dem Pierre-Boulez-Saal in Berlin und das Barenboim-Said Center for Music in Ramallah. Zu den Hauptaktivitäten der Stiftung gehört das Management sämtlicher Aktivitäten im Zusammenhang mit den internationalen Tourneen des West-Eastern Divan Orchestra, verschiedene Musik- und Bildungsprojekte in Berlin und in Nahost, sowie individuelle Stipendien-Programme. Das West-Eastern Divan Orchestra hat sich dank zahlreicher Konzerte in aller Welt unter der Leitung Daniel Barenboims einen hervorragenden Ruf erspielt. Seine Mitglieder, die weltweit ansässig sind, treffen sich mehrmals im Jahr für Proben und Konzerte wieder.

Executive Assistant (m/w/d) für den Vorstand der Daniel Barenboim Stiftung
unbefristet in Vollzeit Ihre Aufgaben:

Als Assistenz des Stiftungsvorstands übernehmen Sie, in enger Abstimmung mit Herrn Perlas, folgende Aufgaben:

• Koordination und Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache, z.B. mit Vertretern aus Kultur, Politik, Wirtschaft sowie öffentlichen und privaten Förderern
• Gästebetreuung und Eventmanagement, z.B. die Vorbereitung von Empfängen der Stiftung
• Datenbankpflege
• Erstellung und Aufbereitung von Vorlagen und Präsentationen sowie Unterstützung bei der Erstellung von Marketingmaterialien
• Allgemeines Office Management und Verwaltungstätigkeiten für die Stiftung

Darüber hinaus unterstützen Sie das Orchestermanagement des West-Eastern Divan Orchestra bei den folgenden Aufgabenbereichen:

• Unterstützung des General Managers und des Orchesterbüros bei allen anfallenden organisatorischen, planerischen und administrativen Themen, z.B. im Rahmen der internationalen Projektorganisation von Auslandstourneen
• Administrative Betreuung der WEDO Musiker:innen, in Zusammenarbeit mit dem Orchesterbüro, z.B. bei der Beschaffung von Visa

Ihr Profil:

• Abgeschlossene bürokaufmännische Ausbildung oder ein Studium in einem relevanten Bereich mit entsprechender Berufserfahrung
• Erste Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position
• Erfahrung im Umgang mit komplexen Organisationsaufgaben und/oder in der Kommunikation mit Vertretern aus Kultur, Politik, Wirtschaft sowie öffentlichen und privaten Förderern
• Eine engagierte, selbstständige und antizipative Arbeitsweise, die einem internationalen und diversen Arbeitsumfeld gerecht wird
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse werden vorausgesetzt, Spanisch-, Hebräisch- oder Arabisch-Kenntnisse von Vorteil
• Hohe Motivation, Flexibilität und Belastbarkeit
• Freude an einer partizipativen Zusammenarbeit in einem kleinen Team
• Interesse an Kultur und Musik

Wir bieten:

• Ein freundliches und engagiertes Team in einem hoch internationalen Arbeitsumfeld
• Vielfältige Aufgaben und Verantwortungsbereiche
• Flexible Arbeitszeiten (Gleitzeit)
• Einen besonderen Arbeitsplatz im Herzen von Berlin Mitte in den beeindruckenden Räumlichkeiten der Barenboim-Said Akademie mit dem dazugehörigen, von Frank Gehry entworfenen, Pierre Boulez Saal
• Mitarbeiterkarten (nach Verfügbarkeit)

Die Vergütung erfolgt, abhängig von individueller Qualifikation und Berufserfahrung, in Anlehnung an den TVöD (E9a). Bitte richten Sie Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen (Motivationsschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse) inkl. Ihrer Gehaltsvorstellungen, als PDF-Anhang (1 Dokument) bis spätestens 06.09.2024 mit Ihrem frühestmöglichen Startdatum an . Für Rückfragen zur Stellenbeschreibung und den Aufgaben steht Ihnen Frau Katherine Kaplan, Director of Finance and Operations () zur Verfügung. Die Gespräche werden voraussichtlich in der 37./38. KW stattfinden.

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