Executive Assistant

vor 2 Monaten

Berlin, Deutschland Daniel Barenboim Stiftung Vollzeit

Daniel Barenboim Stiftung

Die Daniel Barenboim Stiftung sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Assistenz (m/w/d) für den Vorstand der Stiftung, Tabaré Perlas, der zugleich General Manager des West-Eastern Divan Orchestra ist.

Die Daniel Barenboim Stiftung bildet die Dachorganisation u.a. für das berühmte West-Eastern Divan Orchestra, die Barenboim-Said Akademie mit dem Pierre-Boulez-Saal in Berlin und das Barenboim-Said Center for Music in Ramallah. Zu den Hauptaktivitäten der Stiftung gehört das Management sämtlicher Aktivitäten im Zusammenhang mit den internationalen Tourneen des West-Eastern Divan Orchestra, verschiedene Musik- und Bildungsprojekte in Berlin und in Nahost, sowie individuelle Stipendien-Programme. Das West-Eastern Divan Orchestra hat sich dank zahlreicher Konzerte in aller Welt unter der Leitung Daniel Barenboims einen hervorragenden Ruf erspielt. Seine Mitglieder, die weltweit ansässig sind, treffen sich mehrmals im Jahr für Proben und Konzerte wieder. Executive Assistant (m/w/d) für den Vorstand der Daniel Barenboim Stiftung
unbefristet in Vollzeit

Ihre Aufgaben:

Als Assistenz des Stiftungsvorstands übernehmen Sie, in enger Abstimmung mit Herrn Perlas, folgende Aufgaben:

  • Koordination und Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache, z.B. mit Vertretern aus Kultur, Politik, Wirtschaft sowie öffentlichen und privaten Förderern
  • Gästebetreuung und Eventmanagement, z.B. die Vorbereitung von Empfängen der Stiftung
  • Datenbankpflege
  • Erstellung und Aufbereitung von Vorlagen und Präsentationen sowie Unterstützung bei der Erstellung von Marketingmaterialien
  • Allgemeines Office Management und Verwaltungstätigkeiten für die Stiftung

Darüber hinaus unterstützen Sie das Orchestermanagement des West-Eastern Divan Orchestra bei den folgenden Aufgabenbereichen:

  • Unterstützung des General Managers und des Orchesterbüros bei allen anfallenden organisatorischen, planerischen und administrativen Themen, z.B. im Rahmen der internationalen Projektorganisation von Auslandstourneen
  • Administrative Betreuung der WEDO Musiker:innen, in Zusammenarbeit mit dem Orchesterbüro, z.B. bei der Beschaffung von Visa

Ihr Profil:

  • Abgeschlossene bürokaufmännische Ausbildung oder ein Studium in einem relevanten Bereich mit entsprechender Berufserfahrung
  • Erste Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position
  • Erfahrung im Umgang mit komplexen Organisationsaufgaben und/oder in der Kommunikation mit Vertretern aus Kultur, Politik, Wirtschaft sowie öffentlichen und privaten Förderern
  • Eine engagierte, selbstständige und antizipative Arbeitsweise, die einem internationalen und diversen Arbeitsumfeld gerecht wird
  • Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse werden vorausgesetzt, Spanisch-, Hebräisch- oder Arabisch-Kenntnisse von Vorteil
  • Hohe Motivation, Flexibilität und Belastbarkeit
  • Freude an einer partizipativen Zusammenarbeit in einem kleinen Team
  • Interesse an Kultur und Musik

Wir bieten:

  • Ein freundliches und engagiertes Team in einem hoch internationalen Arbeitsumfeld
  • Vielfältige Aufgaben und Verantwortungsbereiche
  • Flexible Arbeitszeiten (Gleitzeit)
  • Einen besonderen Arbeitsplatz im Herzen von Berlin Mitte in den beeindruckenden Räumlichkeiten der Barenboim-Said Akademie mit dem dazugehörigen, von Frank Gehry entworfenen, Pierre Boulez Saal
  • Mitarbeiterkarten (nach Verfügbarkeit)

Die Vergütung erfolgt, abhängig von individueller Qualifikation und Berufserfahrung, in Anlehnung an den TVöD (E9a). Bitte richten Sie Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen (Motivationsschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse) inkl. Ihrer Gehaltsvorstellungen, als PDF-Anhang (1 Dokument) bis spätestens 06.09.2024 mit Ihrem frühestmöglichen Startdatum an bewerbung[AT]daniel-barenboim-stiftung.org. Für Rückfragen zur Stellenbeschreibung und den Aufgaben steht Ihnen Frau Katherine Kaplan, Director of Finance and Operations (bewerbung[AT]daniel-barenboim-stiftung.org) zur Verfügung. Die Gespräche werden voraussichtlich in der 37./38. KW stattfinden.

  • Executive Assistant

    vor 3 Monaten

    Berlin, Deutschland PLU Top Assistant GmbH Vollzeit

    Für eine weltweit führendes Unternehmen aus dem Bereich „Executive Search“ suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine **Executive Assistant (m/w/d) mit den Fähigkeiten eines/-r Projektkoordinator/-in und der Begeisterung für den Neuaufbau**. (In direkter Festanstellung bei unserem Kunden, es handelt sich hierbei nicht um eine ANÜ!) Mit Dir als...

  • Executive Assistant

    vor 4 Monaten

    Berlin, Deutschland PLU Top Assistant GmbH Vollzeit

    Direkteinstellung in Vollzeit Für eine weltweit führendes Unternehmen aus dem Bereich „Executive Search“ suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Executive Assistant (m/w/d) mit den Fähigkeiten eines/-r Projektkoordinator/-in und der Begeisterung für den Neuaufbau. (In direkter Festanstellung bei unserem Kunden, es handelt sich hierbei nicht...

  • Executive Assistant

    vor 1 Woche

    Berlin, Berlin, Deutschland Rothwell GmbH Vollzeit

    {"h1": "Executive Assistant bei Rothwell GmbH", "p": "Wir suchen eine erfahrene Executive Assistant, die sich in unserer dynamischen und offenen Unternehmenskultur zurechtfindet. Als wichtiger Teil unseres Teams unterstützt du unseren Geschäftsführer bei administrativen Tätigkeiten und im Daily Doing. Du bist der erste Filter für Informationen und...

  • Executive Assistant

    vor 1 Woche

    Berlin, Berlin, Deutschland Rothwell GmbH Vollzeit

    {"h1": "Executive Assistant bei Rothwell GmbH", "p": "Wir suchen eine erfahrene Executive Assistant, die sich in unserer dynamischen und offenen Unternehmenskultur zurechtfindet. Als wichtiger Teil unseres Teams unterstützt du unseren Geschäftsführer bei administrativen Tätigkeiten und im Daily Doing. Du bist der erste Filter für Informationen und...

  • Executive Assistant

    vor 2 Wochen

    Berlin, Berlin, Deutschland aventa Personalmanagement GmbH Vollzeit

    {"h2": "Jobbeschreibung", "p": "Wir suchen eine erfahrene Executive Assistant, die sich auf die Unterstützung unserer Fachbereiche spezialisiert hat. Als Teil unseres Teams werden Sie sich um die Buchung und Abrechnung von Reisen, die Terminplanung und Ablaufkoordination sowie die Erstellung von Dokumenten und Schreiben kümmern. Darüber hinaus werden Sie...

  • Executive Assistant

    vor 2 Wochen

    Berlin, Berlin, Deutschland aventa Personalmanagement GmbH Vollzeit

    {"h2": "Jobbeschreibung", "p": "Wir suchen eine erfahrene Executive Assistant, die sich auf die Unterstützung unserer Fachbereiche spezialisiert hat. Als Teil unseres Teams werden Sie sich um die Buchung und Abrechnung von Reisen, die Terminplanung und Ablaufkoordination sowie die Erstellung von Dokumenten und Schreiben kümmern. Darüber hinaus werden Sie...

  • Executive Assistant

    vor 5 Monaten

    Berlin, Deutschland DMC Education GmbH Vollzeit

    **Executive Assistant** Berlin, Germany | Full time | Hybrid - Office & Remote ROLE: As the Executive Assistant, you will be the operational backbone of daily operations of Dance Masterclass. ✔️ Provide administrative assistance ✔️ Manage high confidential matters ✔️ Assist with filmset management / project management **REQUIREMENTS for this...

  • Executive Assistant

    Vor 3 Tagen

    Berlin, Berlin, Deutschland Page Personnel Vollzeit

    {"h1": "Executive Assistant (m/w/d) im internationalen Umfeld", "p": "Wir suchen eine Executive Assistant (m/w/d) im internationalen Umfeld, die die Geschäftsführung unterstützt und entlastet. Als Sparringspartner in strategischen und operativen Belangen sind Sie für die Steuerung von Planungsprozessen, Vor- und Nachbereitung von Sitzungen sowie die...

  • Executive Assistant

    Vor 3 Tagen

    Berlin, Berlin, Deutschland Page Personnel Vollzeit

    {"h1": "Executive Assistant (m/w/d) im internationalen Umfeld", "p": "Wir suchen eine Executive Assistant (m/w/d) im internationalen Umfeld, die die Geschäftsführung unterstützt und entlastet. Als Sparringspartner in strategischen und operativen Belangen sind Sie für die Steuerung von Planungsprozessen, Vor- und Nachbereitung von Sitzungen sowie die...

  • Executive Assistant

    Vor 3 Tagen

    Berlin, Berlin, Deutschland Infotree Global Solutions Vollzeit

    Executive Assistant OpportunityInfotree Global Solutions, a global travel community founded in 2008, is seeking an experienced organizational and administrative professional to join their team as an Executive Assistant. This part-time contract role requires 20 hours per week, Monday through Friday, with a one-day-per-week presence in the Berlin office...

  • Executive Assistant

    Vor 3 Tagen

    Berlin, Berlin, Deutschland Infotree Global Solutions Vollzeit

    Executive Assistant OpportunityInfotree Global Solutions, a global travel community founded in 2008, is seeking an experienced organizational and administrative professional to join their team as an Executive Assistant. This part-time contract role requires 20 hours per week, Monday through Friday, with a one-day-per-week presence in the Berlin office...

  • Executive Assistant

    Vor 3 Tagen

    Berlin, Berlin, Deutschland Infotree Global Solutions Vollzeit

    Executive Assistant OpportunityInfotree Global Solutions, a global travel community, is seeking an experienced Executive Assistant to join their team. This part-time contract role requires 20 hours per week, Monday through Friday, with a one-day-per-week presence in the Berlin office desired.Responsibilities:Provide administrative support to the management...

  • Executive Assistant

    Vor 3 Tagen

    Berlin, Berlin, Deutschland Infotree Global Solutions Vollzeit

    Executive Assistant OpportunityInfotree Global Solutions, a global travel community, is seeking an experienced Executive Assistant to join their team. This part-time contract role requires 20 hours per week, Monday through Friday, with a one-day-per-week presence in the Berlin office desired.Responsibilities:Provide administrative support to the management...

  • Executive Assistant

    vor 2 Wochen

    Berlin, Berlin, Deutschland BIOTRONIK Vollzeit

    {"title": "Executive Assistant", "content": "Als Executive Assistant unterstützen Sie den CFO bei der Führung des Tagesgeschäfts und sind für die Organisation von Konferenzen, Mitarbeiterversammlungen, Meetings und Trainings verantwortlich. Sie koordinieren Terminen, verfassen Korrespondenzen in deutscher und englischer Sprache und erstellen Protokolle...

  • Executive Assistant

    vor 2 Wochen

    Berlin, Berlin, Deutschland BIOTRONIK Vollzeit

    {"title": "Executive Assistant", "content": "Als Executive Assistant unterstützen Sie den CFO bei der Führung des Tagesgeschäfts und sind für die Organisation von Konferenzen, Mitarbeiterversammlungen, Meetings und Trainings verantwortlich. Sie koordinieren Terminen, verfassen Korrespondenzen in deutscher und englischer Sprache und erstellen Protokolle...

  • Executive Assistant

    vor 1 Woche

    Berlin, Berlin, Deutschland ELPATO Medien GmbH Vollzeit

    Executive Assistant (m/w/d)Wir suchen eine erfahrene und engagierte Executive Assistant, die sich für die Unterstützung unseres CEOs begeistern kann. Als wichtiger Teil unseres Teams wirst du uns bei der Gestaltung unserer strategischen Ziele und der Umsetzung unserer Projekte unterstützen.Deine Aufgaben:Unterstützung des CEOs bei der Planung und...

  • Executive Assistant

    vor 1 Woche

    Berlin, Berlin, Deutschland ELPATO Medien GmbH Vollzeit

    Executive Assistant (m/w/d)Wir suchen eine erfahrene und engagierte Executive Assistant, die sich für die Unterstützung unseres CEOs begeistern kann. Als wichtiger Teil unseres Teams wirst du uns bei der Gestaltung unserer strategischen Ziele und der Umsetzung unserer Projekte unterstützen.Deine Aufgaben:Unterstützung des CEOs bei der Planung und...

  • Executive Assistant

    Vor 3 Tagen

    Berlin, Berlin, Deutschland Page Personnel Vollzeit

    Executive Assistant (m/w/d) im internationalen UmfeldWir suchen eine erfahrene Executive Assistant, die sich in einem dynamischen und internationalen Umfeld beweisen möchte. Als wichtiger Teil unseres Teams unterstützt und entlastet Sie die Geschäftsführung und ist gleichzeitig Sparringspartner in allen strategischen und operativen...

  • Executive Assistant

    Vor 3 Tagen

    Berlin, Berlin, Deutschland Page Personnel Vollzeit

    Executive Assistant (m/w/d) im internationalen UmfeldWir suchen eine erfahrene Executive Assistant, die sich in einem dynamischen und internationalen Umfeld beweisen möchte. Als wichtiger Teil unseres Teams unterstützt und entlastet Sie die Geschäftsführung und ist gleichzeitig Sparringspartner in allen strategischen und operativen...

  • Virtual Executive Assistant

    vor 2 Wochen

    Berlin, Deutschland StriveNest Vollzeit

    Job DescriptionWe are looking for a skilled Virtual Executive Assistant to provide high-level administrative support to our executives. The ideal candidate will be highly organized, detail-oriented, and able to handle a wide range of executive support tasks efficiently and independently.Responsibilities:Manage and maintain executive schedules, including...