Administrative Assistant

vor 4 Wochen


Köln, Nordrhein-Westfalen, Deutschland Universitätsklinikum Köln Vollzeit

Working at the University Hospital Cologne and the Medical Faculty means helping to shape the future – the future of medicine, of patients and, of course, your own future. You benefit from 60 clinics and institutes as well as numerous other departments and facilities and more than 12,000 jobs. The Faculty of Medicine of the University of Cologne and the University Hospital Cologne assume important social tasks in research, teaching and patient care. A close network with many university and non-university partners guarantees an internationally successful science and the excellent education of our students.

We are looking for as soon as possible

Administrative Assistant (f/m/x)
CECAD AG Prof. Frezza

part-time (19,25 h / week) limited until December 31, 2026

CECAD is an inclusive, equal opportunity employer that offers attractive conditions and benefits commensurate with an international research organization with a very collegial and family-friendly work environment.


Aufgaben

  • Correspondence with other international scientific organisations
  • Coordination of appointments
  • Processing of personnel matters ready for signature
  • Organisational and administrative handling of business transactions
  • Organisation of business trips of the group leader
  • Taking care of travel reimbursements of group leader
  • Support of group members with travel reimbursements
  • Support for international staff. This includes assistance with visa applications, finding accommodation, general administrative tasks etc.
  • Guidance and supervision of student affairs
  • Handling general secretarial tasks (ordering office supplies, processing invoices, requesting quotations, making announcements, keep track of travel expenses etc.)
  • Making announcements
  • Accompanying the recruitment process, including job advertisements, interview invitations and preparation and onboarding
  • Support with onboarding process of new group members

Profil

  • Education as Administrative Assitant or equal qualification is required
  • Professional experience in scientific administration in academia is a plus
  • Confident command of the German language and business fluent
  • Proficient in spoken and written English
  • Very good computer skills (Word, Excel, Outlook)
  • Very good organisational skills, confident appearance and strong communication skills
  • Ability to work in a team as well as independently and precisely

Wir bieten

  • A varied job in an international team with dynamic tasks in a scientific environment
  • A fair working environment with appreciative cooperation
  • Internal and external training opportunities
  • Flexible working time models to support family life
  • Possibility to work in home office
  • Occupational health management offers

Your salary will be based on TV-L EG 8


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    Schön, dass du da bist Weißt du was Promedis24 so besonders macht? Wir lieben genau das, was wir tun. Als spezialisierter Personaldienstleister im Gesundheits- und Sozialwesen gestalten wir deutschlandweit und in der Schweiz einzigartige Jobkonzepte für jede Lebensphase unserer Mitarbeiter. Mit viel Herz & Köpfchen sorgen wir als erfahrene HR-Experten...


  • Köln, Nordrhein-Westfalen, Deutschland Uniklinik Köln Vollzeit

    » Your tasks Correspondence with other international scientific organisations Coordination of appointments Processing of personnel matters ready for signature Organisational and administrative handling of business transactions Organisation of business trips of the group leader Taking care of travel reimbursements of group leader Support of group...


  • Köln, Nordrhein-Westfalen, Deutschland MSIG Insurance Europe AG Vollzeit

    Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt für unsere Region Deutschland an unserem Standort Köln: Werkstudent Assistant Underwriting Property (m/w/d)Das bringen Sie mitDu bist derzeit immatrikuliert an einer Hochschule oder Universität mit Bezug zur VersicherungsindustrieDu bist teamfähig, hast eine schnelle...


  • Köln, Nordrhein-Westfalen, Deutschland BIRKENSTOCK GROUP B.V. & CO. KG Vollzeit

    BIRKENSTOCK: Join Us as a Personal Assistant to Director-Level in KölnAbout Us: BIRKENSTOCK, a renowned global brand, welcomes everyone regardless of location, gender, age, or income. Rooted in a rich heritage of shoemaking since 1774, the company is the leading employer in the German footwear industry with 6200 employees worldwide.Job Description:Provide...


  • Köln, Nordrhein-Westfalen, Deutschland Universitätsklinikum Köln (AöR) Vollzeit

    Working at the University Hospital Cologne and the Medical Faculty means helping to shape the future - the future of medicine, of patients and, of course, your own future. You benefit from 60 clinics and institutes as well as numerous other departments and facilities and more than 12,000 jobs. The Faculty of Medicine of the University of Cologne and the...


  • Köln, Nordrhein-Westfalen, Deutschland MSIG Insurance Europe AG Jobportal Vollzeit

    To strengthen our team, we are looking for at the earliest possible date for our Region Germany at our location in Cologne:Working student Assistant Underwriting Property(m/f/d) Job DescriptionSupporting the Assistant Underwriting Team in the daily work including: Working on administrative business tasks independently (e. g. review and data entry of...


  • Köln, Nordrhein-Westfalen, Deutschland Dynavax GmbH Vollzeit

    Über das UnternehmenDie Dynavax GmbH ist ein seit mehr als 30 Jahren existierendes mittelständisches Biotechnologie-Unternehmen am Standort Düsseldorf. Wir gehören zum Konzernverbund der Dynavax Technologies Corporation, USA. Seit unserer Gründung sind wir strategischer Kooperationspartner namhafter globaler Biotech- und Pharmaunternehmen.Wir haben uns...


  • Köln, Nordrhein-Westfalen, Deutschland BIRKENSTOCK GROUP B.V. & CO. KG Vollzeit

    p> BIRKENSTOCK is a global brand which embraces all consumers regardless of geography, gender, age and income. With around 6200 employees worldwide, BIRKENSTOCK is the largest employer in the German footwear industry. The BIRKENSTOCK Group is headquartered in Linz am Rhein and maintains several locations in Germany, as well as sales offices in Europe, North...


  • Köln, Nordrhein-Westfalen, Deutschland Dynavax GmbH Vollzeit

    Über das UnternehmenDie Dynavax GmbH ist ein seit mehr als 30 Jahren existierendes mittelständisches Biotechnologie-Unternehmen am Standort Düsseldorf. Wir gehören zum Konzernverbund der Dynavax Technologies Corporation, USA. Seit unserer Gründung sind wir strategischer Kooperationspartner namhafter globaler Biotech- und Pharmaunternehmen.Wir haben uns...


  • Köln, Nordrhein-Westfalen, Deutschland DE-CIX Vollzeit

    DE-CIX (Deutscher Commercial Internet Exchange) ist der weltweit führende Betreiber von Internetknoten und prägt seit den Anfängen des Internets die Rahmenbedingungen des Netzes der Gegenwart und der Zukunft in verschiedenen globalen Leitgremien entscheidend mit. An unseren Standorten in Europa, Afrika, Nordamerika, dem Nahen Osten, und Asien arbeiten...


  • Köln, Nordrhein-Westfalen, Deutschland YAZAKI Corporation Vollzeit

    Receptionist / Assistant & Office Management (m/w/d) Job Function: Sales Job Family: Administrative Services Yazaki ist ein umfassender Systemlieferant von Kabelbäumen, Elektrotechnik und Digitallösungen, die die Elektrifizierung, Konnektivität und Integration der Autonomie von Fahrzeugen ermöglichen. Am Empfang sind Sie der erste Eindruck für unsere...

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    Köln, Nordrhein-Westfalen, Deutschland Delta Energy Systems (Germany) GmbH Vollzeit

    About the CompanyThe Delta Group, founded with about 80 employees, is a strong partner for many successful companies in various sectors such as the automotive industry, industrial automation, building automation, data centers, and renewable energies. With a corporate philosophy of providing innovative, clean, and energy-efficient solutions for a better...

  • Executive Assistant

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    Köln, Nordrhein-Westfalen, Deutschland SmartPlaces Vollzeit

    Du möchtest Neues auf den Weg bringen und Dinge bewegen? Traditionelle Unternehmen und starr festgelegte Arbeitszeiten sind nicht dein Ding? Du möchtest flexibel und selbständig an deinen Themen arbeiten und dabei immer das große Ganze im Blick haben? Wir bei SmartPlaces verstehen dich Deshalb haben wir dir in unserem Team einen Platz reserviert. Dein...

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    Köln, Nordrhein-Westfalen, Deutschland ISCC System GmbH Vollzeit

    Student Assistant – Office Administration Working Student, Part-time · Köln Your tasks At ISCC we are a close team of highly motivated, supportive and committed young professionals with a multitude of backgrounds. Due to the continued growth, we are looking for a student assistant to support our Office Management team. If you feel we are a...


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    Die Kölsche Blister GmbH - seit 2008 ein Maßstab für patientenindividuelle Verblisterung. Wir stehen für höchste Qualität im Bereich der patientenindividuellen Versorgung. Mit unserem erfahrenen Team und modernster Technologie setzen wir Maßstäbe in der sicheren und effizienten Arzneimittelversorgung. Unsere Leidenschaft gilt der Zufriedenheit...

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    Köln, Nordrhein-Westfalen, Deutschland Die Autobahn GmbH des Bundes Vollzeit

    Die Autobahn GmbH des Bundes ist seit dem 01.01.2021 als Betreiberin einer der größten und vielfältigsten Infrastruktur für rund 13.000 Autobahnkilometer verantwortlich. Jeder Autobahnkilometer muss am Schreibtisch finanziert, geplant und eingekauft sowie mit Personal versorgt und juristisch begleitet werden. Als Arbeitgeberin bieten wir ein spannendes...


  • Köln, Nordrhein-Westfalen, Deutschland Dynavax GmbH Vollzeit

    Über das UnternehmenDie Dynavax GmbH ist ein seit mehr als 30 Jahren existierendes mittelständisches Biotechnologie-Unternehmen am Standort Düsseldorf. Wir gehören zum Konzernverbund der Dynavax Technologies Corporation, USA. Seit unserer Gründung sind wir strategischer Kooperationspartner namhafter globaler Biotech- und Pharmaunternehmen.Wir haben uns...

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    Für unseren Kunden, ein Nahverkehrsunternehmen im Kölner Raum, suchen wir ab sofort eine Teamassistenz für die Personalabteilung. Deine Aufgaben: - Vorbereitung und Auswertung der Assessment Center Tests - Koordination der Termine - Verantwortung für die Vervollständigung der Unterlagen - Administrative Unterstützung der Teamkollegen in der...


  • Köln, Nordrhein-Westfalen, Deutschland Universitätsklinikum Köln (AöR) Vollzeit

    Job Title: Medical Assistant - Pulmonology Specialist Company: Uniklinik Köln Join us at Uniklinik Köln, one of the leading university hospitals in Germany where we connect research, education, and healthcare at the highest level. We offer a wide range of exciting development opportunities, making everything extraordinary at Uniklinik Köln. Your...

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    Köln, Nordrhein-Westfalen, Deutschland St. George's – The British International School Vollzeit

    For three decades the St. George's British International School group has shown particular strengths in crafting education based on fundamental values. An innovative learning architecture paired with unlimited possibilities to nurture personal interests and the support of a thriving international community distinguish St. George's in pioneering...