Fremdsprachensekretär:in (w_m_d)

Das Helmholtz-Zentrum Potsdam – Deutsches GeoForschungsZentrum GFZ ist das nationale Zentrum zur Erforschung der Geosphäre. Mit rund 1.650 Beschäftigten entwickeln wir ein fundiertes System- und Prozessverständnis der festen Erde sowie Strategien und Handlungsoptionen, um dem globalen Wandel zu begegnen, Naturgefahren zu verstehen und den Energie- und Rohstoffbedarf nachhaltig zu sichern.

In der Sektion 2.7 Weltraumphysik und Weltraumwetter (Department 2 Geophysik) ist die folgende Stelle zu besetzen:

Kennziffer 9390

Die erdnahe Weltraumumgebung stellt ein erhebliches Risiko für Satelliten und Menschen im Weltraum dar. Die Sektion Weltraumphysik und Weltraumwetter ist bestrebt, die dynamische Entwicklung der gefährlichen Strahlungs­umgebung des Weltraums besser zu verstehen und entwickelt Werkzeuge zur Erfassung und Vorhersage von negativen Auswirkungen der Weltraum­umgebung.

Gesucht wird ein:e Fremdsprachenassistent:in, der:die sich in einem mehrsprachigen Umfeld zurechtfindet und eine selbstständige und strukturierte Herangehensweise mitbringt. Der:Die erfolgreiche Bewerber:in unterstützt die Sektions­leitung und das Team u. a. bei adminstrativen Aufgaben.

• schriftliche und telefonische Kommunikation in deutscher und englischer Sprache, Anfertigung einfacher Übersetzungen
• Bearbeitung der eingehenden E‐Mails und Post
• Terminmanagement
• organisatorische Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Sitzungsunterlagen
• Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Dienstreisen
• Durchführung von themenbezogenen Recherchen und Datenauswertungen
• Veranstaltungsmanagement
• Personalangelegenheiten (u. a. Formulare zur Einstellung, Krankmeldungen)
• Abwicklung der administrativen Schritte für internationale Gäste (z. B. Dienstreisen, Visa)
• Vorlagen für Budgetberichte und weitere administrative Dokumente
• Kontakt und Kommunikation mit Stakeholdern in Deutschland und der EU Kommission

Abgeschlossene Ausbildung als Fremdsprachensekretär:in oder abgeschlossene Ausbildung in einem anderen Verwaltungsberuf bzw. vergleichbare Kenntnisse und Fähigkeiten sowie entsprechende nachgewiesene Sprachkenntnisse.

• Englisch Sprachzertifikat (oder vergleichbarer Nachweis) mit mindestens B2 Niveau
• Erfahrung im Büromanagement
• gute Kenntnisse der Verwaltungsprozesse im öffentlichen Dienst
• strukturierte, sorgfältige Arbeitsweise
• sehr gutes Ausdrucksvermögen
• freundliches, souveränes und serviceorientiertes Auftreten
• hohe Verantwortungs- und Einsatzbereitschaft, Zuverlässigkeit und Belastbarkeit
• Teamfähigkeit
• Organisationsfähigkeit
• Fähigkeit in einem internationalen Umfeld zu arbeiten; Erfahrung mit internationalen Projekten von Vorteil
• Deutschkenntnisse auf muttersprachlichem Niveau (C2) sowie gute Kenntnisse der englischen Sprache (B2) in Wort und Schrift
• fundierte Kenntnisse im Umgang mit Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint), Adobe-Anwendungen und anderen Web- und Konferenzdiensten (z. B. Zoom)

• anspruchsvolle und abwechslungsreiche Aufgaben in einem dynamischen und internationalen Forschungsumfeld
• modernste Ausstattung der Arbeitsplätze
• Zusatzleistungen des öffentlichen Dienstes
• umfangreiche Weiterbildungsmöglichkeiten
• eine professionelle Karriereberatung durch unser Career-Center
• eine flexible Arbeitszeit- und Arbeitsplatzgestaltung
• Unterstützung zur besseren Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben durch
• eine Betriebskindertagesstätte auf dem Forschungsgelände
• einen Arbeitsplatz im Wissenschaftspark Albert Einstein auf dem Potsdamer Telegrafenberg
• eine gute Erreichbarkeit zum nahegelegenen Potsdamer Hauptbahnhof, sowohl fußläufig als auch mit Shuttlebus

Startdatum: nächstmöglich
Befristung: 2 Jahre (mit der Option auf Verlängerung)
Vergütung: Die Stelle ist nach TVöD Bund (Tarifgebiet Ost) mit der Entgeltgruppe 8 bewertet. Die Eingruppierung erfolgt nach den tariflichen Bestimmungen und den entsprechenden persönlichen Voraussetzungen.
Arbeitszeit: Vollzeit (derzeit 39 h/Woche); Die Stelle ist grundsätzlich teilzeitgeeignet.
Arbeitsort: Potsdam

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