HR Administration Senior Coordinator

Vor 2 Tagen

Roth an der Our, Deutschland People Solutions by Arhis Vollzeit

Job description

People Solutions by Arhis is your trusted partner for all your human resources needs. With a tailor made approach and a commitment to integrity, we offer comprehensive services, from recruitment to talent management

HR Administration Senior Coordinator Do you have relevant experience in HR Operations, including drafting employment contracts, managing employee records in HRIS systems, handling work permits, and supporting payroll processing?
Are you fluent in both English and French, with excellent writing and speaking skills in both languages?
Do you possess a strong knowledge of labor law, social security, and immigration regulations?



If you see yourself in these questions, this might be the ideal opportunity for you.
This varied role is perfect for someone who wants to engage with all aspects of HR management and play an active role in the department.

About our Client

A global leader in wealth and succession planning, this firm specializes in life insurance-based solutions tailored for high-net-worth individuals, families, and institutions. Headquartered in Luxembourg and with a strong international presence, they offer bespoke strategies that integrate wealth protection, tax efficiency, and cross-border compliance.

Your responsabilities

In this role, you’ll be responsible for comprehensive HR administrative support, from onboarding to offboarding employees.
Your key responsibilities will include:


  • Employee Documentation Management: Draft, manage, and oversee contracts, amendments, certificates, and other documents throughout the employee lifecycle.
  • Onboarding/Offboarding Coordination: Handle the administrative processes for new hires and leavers, including checklists, background checks, IT setup, medical exams, trial period tracking, and more.
  • HR Systems and Records Maintenance: Maintain accurate, up-to-date records in the HRIS and ensure compliance with data protection regulations.
  • Work Permits Management: Provide guidance and oversee the application, renewal, and tracking of work permits.
  • HR Support Services: Manage HR mailboxes and respond to employee inquiries promptly and professionally.
  • Payroll & Benefits Backup: Assist with payroll preparation, processing, and benefits administration as needed.
  • Continuous Improvement: Participate in HR projects and suggest process improvements in HR administration.

Requirements

Your profile


  • Experience: You have at least 5 years of experience in HR (either within various companies or with a service company), and you’re now looking to join an internal HR department to broaden your expertise.
  • Languages: You’re fluent in both French and English, essential for thriving in this international setting.
  • HR Skills: You’re organized, detail-oriented, and comfortable with HR administrative functions.
  • Interpersonal Skills: You enjoy teamwork, communicate effectively, and are skilled at prioritizing tasks.
  • Initiative: You’re project-oriented and driven by the chance to contribute to the continuous growth and improvement of HR processes.


Your experience at People Solutions by Arhis

To ensure that your profile aligns with our business, we will guide you through the entire recruitment process. This includes individual interviews, assessment centers, personality and motivation questionnaires as well as coaching with certified coach.

We carefully analyze all received applications (even if our automatic acknowledgment of receipt is sent).

Your profile will be managed by a dedicated consultant, specialized in your field. We will listen to your needs and will keep you informed throughout the recruitment process until your onboarding with our client.

We are committed to offering you our expertise and range of services to maximize the success of your future professional project.

  • Senior Administrative Coordinator

    vor 2 Wochen

    Biberach an der Riß, Baden-Württemberg, Deutschland GULP – experts united Vollzeit

    We are seeking a highly organized and detail-oriented Senior Administrative Coordinator to join our team at GULP – experts united. This is an excellent opportunity for someone who is passionate about providing exceptional administrative support and has experience in managing complex projects.As a Senior Administrative Coordinator, you will be responsible...

  • Senior HR Business Partner

    vor 6 Monaten

    Heidenheim an der Brenz, Deutschland HR-CONSULTANTS GmbH Vollzeit

    Unser Kunde gehört zu den innovativsten und nachhaltigsten Verpackungshersteller in der Verpackungsindustrie. Als Familienunternehmen mit mehr als 110 Jahren Erfahrung und Standorten weltweit, hat sich unser Kunde auf die Kompetenzen in den Bereichen Health Care, Beauty Care und Consumer Brands spezialisiert. Als Senior HR Business Partner (m/w/d) betreuen...

  • Senior HR Business Partner

    vor 6 Monaten

    Heidenheim an der Brenz, Deutschland HR-Consultants GmbH Vollzeit

    **Auf das dürfen Sie sich freuen**: Unser Kunde gehört zu den innovativsten und nachhaltigsten Verpackungshersteller in der Verpackungsindustrie. Als Familienunternehmen mit mehr als 110 Jahren Erfahrung und Standorten weltweit, hat sich unser Kunde auf die Kompetenzen in den Bereichen Health Care, Beauty Care und Consumer Brands spezialisiert. Als...

  • Persönlicher Mitarbeiterbeauftragter für HR-Administration

    vor 1 Woche

    Limburg an der Lahn, Hessen, Deutschland Schäfer Dein Bäcker GmbH Vollzeit

    Schäfer Dein Bäcker GmbH bietet eine attraktive Chance für einen Persönlichen Mitarbeiterbeauftragten für HR-Administration in Limburg an.Berufliche HerausforderungenAls traditionelles Familienunternehmen mit einem starken Wachstumspotential suchen wir nach einer qualifizierten Person, die unsere operativen Personalprozesse professionell unterstützt....

  • HR Operations Coordinator

    vor 6 Monaten

    Marburg an der Lahn, Deutschland persona service AG & Co. KG Vollzeit

    Du bist auf der Suche nach einer neuen Herausforderung, brauchst neuen Input und spielst deshalb mit dem Gedanken an einen Jobwechsel? Wir begleiten Dich dabei mit unserer Expertise bei der Suche nach hochattraktiven Jobs für Fach - und Führungskräfte. Unser renommierter Kunde im Bereich Herstellung von pharmazeutischen Grundstoffen sucht zum nächst...

  • Senior Personalrefernt/ Senior Professional HR

    vor 6 Monaten

    Neustadt an der Donau, Deutschland Yanfeng Automotive Vollzeit

    Du hast Freude daran, spannende Themen im HR-Umfeld eines international agierenden und wachstumsorientierten Unternehmens am Produktionsstandort Neustadt an der Donau zu gestalten. Dann bewirb dich als **Senior Personalreferent / Senior Professional HR **(all genders)** **Was dich erwartet** - Beratung und Betreuung unserer Führungskräfte und...

  • HR Operations Coordinator

    vor 6 Monaten

    Marburg an der Lahn, Deutschland CTC Resourcing Solutions Vollzeit

    **Das Life Science Karriere Netzwerk** CTC vereint Experten aus den Bereichen Life Sciences und Personalwesen. Wir helfen Unternehmen die besten Talente zu finden und zu binden; mit unseren Projekten unterstützen wir sie innovative Behandlungsmethoden für Patienten zu entwickeln und umzusetzen. Unsere Kandidaten begleiten wir in ihrer beruflichen...

  • Senior HR Business Partner Dach

    vor 6 Monaten

    Limburg an der Lahn, Deutschland Videojet Vollzeit

    **Are you** Interested in working for an international and diverse company? Interested in developing your HR career in a leading Printing, Coding and Marking industry? Looking to use your coaching and influencing skills? Looking for a friendly and supporting team? **If so, read on!** It’s likely you have purchased or used a product touched by...

  • (Senior-) Inhouse Consultant SAP HR/HCM

    vor 3 Wochen

    Mülheim an der Ruhr, Deutschland Salzgitter Digital Solutions GmbH Vollzeit

    Die Salzgitter AG gehört mit 10,8 Mrd. Euro Außenumsatz und 25.000 Mitarbeitern (w/m/d) zu den führenden Stahltechnologie- und Spezialmaschinenbaukonzernen. Die Salzgitter Digital Solutions GmbH ist ein Software- und Beratungsunternehmen und als zentraler Dienstleister und Koordinator für die Informationstechnologie des Salzgitter-Konzerns zuständig....

  • Junior/Senior Consultant – Privacy Compliance, Advisory

    Vor 2 Tagen

    Roth an der Our, Deutschland Grant Thornton Luxembourg Vollzeit

    Working place: Company office, client offices, homeworking, satellite officesContract type: Permanent contract / Fixed term contract / InternshipLocation: Luxembourg Hamm / Client offices. Ready to start your career?Grant Thornton Luxembourg is currently seeking a Junior/Senior Consultant – Privacy Compliance, Advisory to start ASAP. A first working...

  • Senior Project Coordinator

    vor 2 Wochen

    Heidenheim an der Brenz, Baden-Württemberg, Deutschland Voith Group Vollzeit

    About the RoleWe are seeking a highly skilled Senior Project Coordinator to join our team as a Global Scheduling Expert. In this role, you will be responsible for developing and maintaining project schedules by integrating inputs from all functions, units, and third parties contributing to the project.As a key member of the project team, you will provide...

  • Personalsachbearbeiter / HR Administration (m/w/d) Limburg

    vor 2 Monaten

    Limburg an der Lahn, Deutschland Schäfer Dein Bäcker GmbH Vollzeit

    Personalsachbearbeiter / HR Administration (m/w/d) LimburgAls traditionelles und gleichzeitig zukunftsorientiertes Familienunternehmen ist es unser Ziel, unsere Kunden immer wieder an neuen Standorten begrüßen und mit unseren köstlichen Backwaren verwöhnen zu dürfen. In rund 160 Filialen sind unsere 1.500 motivierten Mitarbeiter/innen täglich Gastgeber...

  • Personalsachbearbeiter / HR Administration (m/w/d) Limburg

    vor 2 Monaten

    Limburg an der Lahn, Deutschland Schäfer Dein Bäcker GmbH Vollzeit

    Personalsachbearbeiter / HR Administration (m/w/d) LimburgAls traditionelles und gleichzeitig zukunftsorientiertes Familienunternehmen ist es unser Ziel, unsere Kunden immer wieder an neuen Standorten begrüßen und mit unseren köstlichen Backwaren verwöhnen zu dürfen. In rund 160 Filialen sind unsere 1.500 motivierten Mitarbeiter/innen täglich Gastgeber...

  • Personalsachbearbeiter / HR Administration (m/w/d) Limburg

    Vor 5 Tagen

    Limburg an der Lahn, Deutschland Schäfer Dein Bäcker GmbH Vollzeit

    Personalsachbearbeiter / HR Administration (m/w/d) Limburg Als traditionelles und gleichzeitig zukunftsorientiertes Familienunternehmen ist es unser Ziel, unsere Kunden immer wieder an neuen Standorten begrüßen und mit unseren köstlichen Backwaren verwöhnen zu dürfen. In rund 160 Filialen sind unsere 1.500 motivierten Mitarbeiter/innen täglich...

  • Teamlead Payroll

    vor 6 Monaten

    Roth, Deutschland Hays Vollzeit

    **Teamlead Payroll | (Senior) Lohn - und Gehaltsbuchhalter** (m/w/d) **Festanstellung durch unseren Kunden** **Neumarkt in der Oberpfalz, Roth, Feucht** **Startdatum: sofort** Referenznummer: 744814/1 **Bewerbung starten** **Über das Unternehmen**: - Bei unserem Kunden handelt es sich um eine weltweit erfolgreiche Unternehmensgruppe aus...

  • (Senior) Recruiter

    vor 2 Wochen

    Limburg an der Lahn, Deutschland Workwise Vollzeit

    Über das Unternehmen Mit unserem besonderen Konzept sind wir die schöne Alternative zum klassischen Pflegeheim. Das ambulant betreute Wohnen mit integrierter Tagespflege bietet unseren Klienten ein Wohnen in gemütlichen Apartments mit eigenem Bad und kleiner Küche. Gleichzeitig profitieren unsere Klienten von einer hochwertigen Pflege und Betreuung,...

  • Fachberater für HR-Prozesse und Personalentwicklung

    vor 11 Stunden

    Fridingen an der Donau, Baden-Württemberg, Deutschland Klöckner DESMA Elastomertechnik GmbH Vollzeit

    ÜbersichtKlöckner DESMA Elastomertechnik GmbH ist ein weltweit führendes Unternehmen im Bereich Kunststoffspritzgießmaschinen für die Elastomertechnik.Mit Produktions- und Vertriebsgesellschaften in Deutschland, USA, China, Indien und der Slowakei bedienen wir mit rund 500 Mitarbeitenden unsere globalen Märkte und Kunden.Löhne und GehälterDas...

  • Personalsachbearbeiter / HR Administration (m/w/d) Limburg

    vor 2 Monaten

    Limburg an der Lahn, 65552, Limburg, Deutschland Schäfer Dein Bäcker GmbH Vollzeit

    Personalsachbearbeiter / HR Administration (m/w/d) LimburgAls traditionelles und gleichzeitig zukunftsorientiertes Familienunternehmen ist es unser Ziel, unsere Kunden immer wieder an neuen Standorten begrüßen und mit unseren köstlichen Backwaren verwöhnen zu dürfen. In rund 160 Filialen sind unsere 1.500 motivierten Mitarbeiter/innen täglich Gastgeber...

  • Training Coordinator

    vor 2 Monaten

    Ammeldingen an der Our, Deutschland lux-Airport Vollzeit

    lux-Airport - Société de l’Aéroport de Luxembourg SAYour next professional destinationWorking for lux-AirportDo you know Luxembourg airport as a passenger? Would you like to join our team?lux-Airport is the company that operates Luxembourg's national airport.Its main roles are :Providing a safe, high-performance infrastructure for the air transport of...

  • Administrative Finance Officer: Opportunity for Professional Growth

    Vor 2 Tagen

    Roth an der Our, Deutschland Fundamentals SA Vollzeit

    About UsFundamentals SA is an independent specialized professional of the financial sector providing a wide range of financial services including domiciliation, corporate secretarial and accounting services, fund administration and services, directorship of companies, tax compliance, and company winding-up assistance. Our organization prides itself on...