Office-Managerin / Office-Manager (m/w/d) Vollzeit / Teilzeit

Office-Managerin / Office-Manager (m/w/d) Vollzeit / Teilzeit unter Technische Hochschule Würzburg-Schweinfurt Location Würzburg, Germany Date Posted Februar 16, 2024 Beschreibung

Die Technische Hochschule Würzburg-Schweinfurt (THWS) ist eine der größten praxisorientierten Hochschulen in Bayern und deckt mit den Bereichen Technik, Sozial- und Wirtschaftswissenschaften, Gestaltung und Sprachen ein breites Fächerspektrum ab. Wir begleiten rund 9.300 Studierende in mehr als 50 Studiengängen auf ihrem Bildungsweg. Gesamtgesellschaftlichen Herausforderungen wie der Energiewende oder der Klimakrise begegnen wir mit einem innovativen und internationalen Studienangebot. Vorreiter waren wir beispielsweise bei der Konzeption zweisprachiger Studiengänge (TWINStudiengänge), beim Aufbau des ersten grundständigen Studiengangs für Wasserstofftechnik sowie beim softwarezentrierten Studiengang Robotik. Daneben bildet die Digitalisierung einen wichtigen Schwerpunkt für unsere Hochschule. Im Rahmen der Hightech Agenda Bayern investiert der Freistaat Bayern aktuell erheblich in den weiteren Ausbau unserer Hochschule als Teil des bayerischen KI-Netzwerks. So entstehen am Hochschulstandort Würzburg ein Zentrum für Starke Künstliche Intelligenz und am Hochschulstandort Schweinfurt ein Center für Robotik

Unsere mehr als 260 Professorinnen und Professoren begeistern sich nicht nur für die Lehre, sondern betreiben auch angewandte Forschung in Zusammenarbeit mit Unternehmen, Institutionen und sozialen Einrichtungen aus der Region. Der erfolgreiche Wissenstransfer in Industrie und Gesellschaft zeichnet unsere Professorinnen und Professoren genauso aus wie die interdisziplinäre Zusammenarbeit in zehn Fakultäten und 16 Forschungsinstituten. Unterstützt werden sie dabei von rund 570 Mitarbeitenden in Wissenschaft, Technik und Verwaltung

An unseren Standorten in Mainfranken treffen Stadt und Land, Kultur und Natur aufeinander – mit entsprechend vielfältigen Freizeitmöglichkeiten. Seit 2022 ist die THWS durch das audit familiengerechte hochschule zertifiziert, um der Vielfalt an Lebensentwürfen und Familienformen gerecht zu werden sowie aktiv die Vereinbarkeit von Beruf und Familie ihrer Beschäftigten zu fördern

Stetiges Wachstum, innovative Lehre und zukunftsweisende Forschung prägen die Atmosphäre an unserer Hochschule

Das sind wir: Campus Weiterbildung und Sprache der THWS. Seit unserer Gründung vor über 15 Jahren sind wir in der Region Main-Rhön mächtig gewachsen und das wollen wir auch in Zukunft. Dafür müssen alle Rädchen ineinandergreifen. Ein wichtiger Baustein hierbei ist der Bereich des Campus Weiterbildung , der Deine Unterstützung benötigt

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir

eine Office-Managerin/einen Office-Manager (m/w/d)
in Vollzeit - Bewerbungskennziffer: 53.1.599-YF

Die Stelle ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt zu besetzen, der Dienstort befindet sich in Würzburg . Die Einstellung erfolgt vorerst befristet für 2 Jahre und in Vollzeit (40 Stunden/Woche). Es besteht grundsätzlich die Möglichkeit einer Verlängerung; eine Entfristung wird angestrebt. Die Stelle ist grundsätzlich teilzeitfähig

Wenn Du eine kaufmännische Ausbildung abgeschlossen hast, idealerweise erste Erfahrungen in der Organisation oder Verwaltung mitbringst und mit Kreativität und Tatkraft gemeinsam mit uns das Weiterbildungsprogramm weiterentwickeln möchtest, dann bist Du genau die Person, die wir suchen

Das gibt´s zu tun
Im Mittelpunkt Deiner Aufgaben steht die Planung eines unserer internationalen Masterstudiengänge von A bis Z – von der Koordination der Termine mit den Lehrenden bis hin zur Buchung des passenden Raums. Du holst Anträge und Abrechnungen zu Lehraufträgen ein und gibst diese an die zuständigen Abteilungen weiter. Wenn du gut im Organisieren bist und dabei Ressourcen und Budget immer fest im Blick behältst - perfekt

Für unsere Teilnehmenden und Lehrenden bist Du die erste Anlaufstelle bei vielen Fragen: In welchen Raum muss ich und bis wann muss ich die Kursgebühr bezahlen? Du kennst die Antworten. Und wenn jemand zum dritten Mal anruft oder schon wieder die Abgabe vergessen hat? Mit Deiner ruhigen und bestimmten Art bekommst Du das sicher hin

Viele unserer Teilnehmenden sind internationale Studierende. Toll, wenn Du ihre Fragen auf Englisch beantworten oder auch mal einen Sachverhalt schildern kannst

Und wie es im Office oft so ist, gibt es einiges an Aktenablage zu erledigen. Diese meisterst Du in Papierform, aber auch digital. Dass das Arbeiten mit Online-Portalen kein Problem ist, beweist Du bei der Kursraumverwaltung in unserem E-Learning-System. Hier stellst Du z. B. die Unterlagen der Lehrenden ein und verwaltest die Teilnehmenden. Wenn Du noch nicht mit dem passenden Programm gearbeitet hast, keine Sorge – wir erklären es Dir.

Hört sich alles in allem anspruchsvoll an?

Ist es auch. Aber Du bist nicht allein. Es ist immer jemand aus dem Team parat, der Deine Fragen beantwortet oder auch mal unter die Arme greift. Es sind schon viele Belange der Beteiligten zu berücksichtigen. Aber mit etwas Empathie und Gelassenheit bekommst Du das locker hin.

Wichtig für Dich

Du kannst die Vorteile einer Gleitzeitregelung sowie eines Arbeitszeitkontos mit Überstundenausgleich nutzen. Zudem besteht die Möglichkeit, einen Teil der Arbeitszeit im Homeoffice einzubringen
An der Hochschule kannst Du auf dem Parkplatz für Mitarbeitende direkt vor dem Gebäude parken

Die Einstellung und Vergütung richtet sich nach den einschlägigen Regelungen des Tarifvertrags der Länder (TV-L). Wenn Du alle Voraussetzungen erfüllst, gruppieren wir in Entgeltgruppe 6 TV-L ein

Schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber werden bei ansonsten im Wesentlichen gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt eingestellt

Wir freuen uns, wenn sich Frauen durch die Ausschreibung besonders angesprochen fühlen.

Jetzt bist Du dran

Ran an die Bewerbung unter Angabe der Referenznummer 53.1.599-YF . Unser Online-Portal ist bis zum 17.03.2024 geöffnet. Wir freuen uns darauf, Dich kennenzulernen.

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